Il termine del primo gennaio 2019, da cui scatterà per tutti l’obbligo di fattura elettronica tra privati, si avvicina rapidamente e quello di cui mi sono reso conto negli ultimi incontri oceanici a cui ho partecipato è che ancora oggi moltissimi operatori non sono solo in ritardo, ma non hanno neppure intrapreso la strada per arrivare ad un risultato soddisfacente.
Quindi, a prescindere dalle realtà più strutturate e più lungimiranti, per tutti gli altri (che sono purtroppo la maggioranza) è necessario organizzarsi internamente o con il ricorso ad intermediari esterni o software house per rispondere al meglio all’adempimento. In altre parole, ritengo che ad oggi sia necessario cambiare logica e, mentre fino a prima dell’estate il messaggio era quello di cogliere tutte le opportunità che la fatturazione elettronica ci può dare ora invece consiglierei di correre ai ripari in relazione ad un’inerzia che ritengo del tutto ingiustificata.
Il processo di fattura elettronica in tre fasi
Ovviamente tale corsa non deve perdere l’obiettivo più alto che è costituito dalla revisione dei processi. Se volessimo ridurre a degli step questo percorso riterrei importante individuare le seguenti fasi:
- I fase: adeguamento al meglio all’obbligo del 1 gennaio 2019 (vedremo in dettaglio cosa è possibile realizzare subito).
- II fase: da gennaio in poi l’obiettivo sarà quello di sfruttare al meglio quello che la fattura elettronica ci offre in termini di processo per consentire una maggiore integrazione dei sistemi, ridurre il carico di lavoro e reimpiegare al meglio risorse dedicate fino ad oggi alla mera imputazione di dati. In particolare, nel primo anno lo sforzo è interno, e riguarda l’organizzazione dell’attività amministrativa e la realizzazione dei primi profili di connessione con l’esterno.
- III fase: è tutta rivolta all’esterno, in particolare, anche in vista della piena operatività dal 19 aprile 2019 della direttiva 2014/55/UE. E’ possibile adottare anche in relazione al sistema d’interscambio dei formati più evoluti, completi e uniformi a livello europeo. In effetti, le autorità di Bruxelles hanno elaborato dei formati semantici e sintattici che coprono l’intera core invoice (ad esempio: UBL2.0). Questo consentirà di creare un nuovo modo di dialogare con i clienti e un nuovo modo di interagire con le aturità e con tutti gli stakeholder.
- IV fase (parallela alla precedente): dovrà essere rivolta a costituire nuove relazioni tra clienti e fornitori in aree di tipo strategico (ad esempio: revisione dei processi di consegna della merce; ovvero previsione di piattaforme informatiche di colloquio; integrazione delle regole contrattuali in materie delicate quale l’area dei pagamenti.
Adeguamento immediato: come fare
Tornando all’adempimento del 1 gennaio, è necessario che imprese e professionisti provvedano immediatamente a:
- Analizzare i processi interni di fatturazione per verificare la loro conformità con i tracciati imposti dalle specifiche tecniche. In effetti, questa analisi realizzata su diverse imprese e su diversi settori ha già rivelato un forte disallineamento sia in termini di modalità che di tempistica con cui i sistemi formano, contabilizzano e trasmettono la fattura. È necessario partire dal dato creato dal gestionale proprietario per isolare le informazioni minime necessarie da trasformare in Xml (vedi anche come si usa il servizio di fatturazione elettronica delle Entrate).
- Aggiornare ovvero integrare le anagrafiche clienti. A questo scopo si ritiene necessario che i fornitori inviino ai propri clienti una apposita comunicazione con cui invitano questi ultimi a fornire i dati necessari per poter trasmettere il file al SdI con la certezza di recapitare la fattura all’indirizzo giusto.
- Inviare, in qualità di clienti, o in risposta ai fornitori o in autonomia, le informazioni relative all’indirizzo di recapito e relative ai canali di comunicazione esterne al SdI. L’indirizzo di recapito può essere costituito da una PEC ovvero da un processo di accreditamento con acquisizione di un codice ID dal sistema d’interscambio. Sotto questo profilo, per evitare problemi, si potrebbe provvedere direttamente, oppure attraverso un intermediario abilitato in base all’articolo 3 del Dpr 322/98, a una pre-registrazione sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Questa operazione consente al SdI di ricollegare in modo automatico le fatture ricevute con la partita Iva del cliente a prescindere dall’indirizzo informatico indicato dal fornitore nel file XML. Successivamente alla preregistrazione, è utile generare, sempre sul sito dell’Agenzia delle Entrate, il QRcode.
Oltre alle fasi precedenti, se il livello del cantiere fattura elettronica è più avanti, il fornitore e il cliente potranno decidere quali dati, oltre a quelli obbligatori, far confluire nel file Xml della fattura.
