L’avvento della fattura elettronica obbligatoria per certe filiere che effettuano lo scambio di documenti elettronici (EDI – Electronic Data Interchange) da anni è vissuto in modo controverso. Ci sono gli entusiasti, i disfattisti e chi sta a guardare aspettando l’ennesima proroga (poveri loro). Nella filiera del materiale elettrico, in cui mi trovo ad operare, molte aziende EDI style vedono la FE con favore ed entusiasmo perché è l’opportunità per semplificare ed in certi casi unificare i processi aziendali: ad oggi ci sono processi per partners analogici e partners EDI. È proprio sull’innovazione di processo che si concentrano gli sforzi di quelle aziende che non vedono la FE come un adempimento fine a sé stesso ma come l’opportunità di acquisire nuova efficienza e quindi competitività.
EDI, il valore aggiunto
Immaginate un ecosistema EDI consolidato: da anni vengono usati degli standard per automatizzare tutti i processi del ciclo dell’ordine. Non solo la fattura; l’anagrafica, l’ordine, la conferma d’ordine, il DDT e la fattura prima del pagamento. Il knowledge management che diffonde l’informazione al posto giusto e al momento giusto non è un’utopia, nella nostra filiera ci sono esempi virtuosi sia tra i produttori (compresi gli agenti) sia tra i grossisti. Oltre a migliorare la propria competitività, chi fa EDI ha dei vantaggi oggettivi: ricevere pagamenti anticipati, non subire costi derivanti dagli errori della gestione manuale, soddisfare clienti importanti che lo richiedono, molto altro. In uno slogan “EDI, un valore aggiunto per distinguersi”.
E, se i concetti EDI con la bolla speculativa di Internet erano declassati a pratiche costose e per un’élite di aziende, nel 2018 è invece sicuro che le aziende EDI Style vivano con meno apprensione la digitalizzazione della fattura secondo gli standard previsti dall’AdE e controllati dallo SDI. In ogni caso interfacciare tutti i propri clienti e fornitori con la fattura elettronica significa adattare e/o rivedere quei processi consolidati per tutti i propri interlocutori.
EDI, opportunità e aggiustamenti organizzativi
È in questa fase che si presentano delle opportunità e anche dei problemi organizzativi e di “rodaggio”.
Dal lato cliente occorre spiegare che molte delle informazioni presenti nell’EDI non trovano spazio sul formato XML, ma quello che vale fiscalmente è il formato dell’AdE. Bisogna, quindi, evitare il più possibile lo stato “mancata consegna” della fattura che prevede attività di comunicazione al cliente dopo l’emissione.
Faccio solo due esempi, ma ci sono tante situazioni che possono essere utilizzate per fare ordine, e comunque c’è una cosa che va evidenziata per chi fa bene l’EDI: problemi tecnici zero. Inoltre, l’Agenzia potrebbe dare una grossa mano mettendo l’anagrafica tributaria on line (modalità collaborazione applicativa).
Dal lato passivo, serve comunicare il proprio codice destinatario ai fornitori. Soprattutto registrare il proprio codice destinatario nella sezione fatture e corrispettivi (il codice dell’intermediario solitamente).
Solo questa registrazione assicura l’azienda che tutte le fatture saranno consegnate correttamente dal SDI.
Un altro punto da curare per chi riceve l’EDI e fino ad oggi ha registrato le fatture con l’EDI è procedere solo quando le informazioni sono confermate attraverso il SDI. Il “come” è presto detto: registrare la data di ricezione fornita dal SDI che identifica il corretto periodo per la detrazione dell’IVA. Tante opportunità quindi e qualcosa da rivedere nei propri processi interni.
Sessanta milioni di risparmi
Proprio qui è il punto focale di questa normativa: se questi particolari sono visti come adempimenti e non come revisione dei propri processi interni siamo di fronte a costi e non all’opportunità di essere più competitivi. Sicuramente chi usa l’EDI nella filiera del materiale elettrico e illuminazione lo ha capito da anni, a partire dalla digitalizzazione dell’anagrafica articolo fino al pagamento. Nella nostra filiera, i 48 euro che sono quantificati dal Politecnico di Milano come risparmio reale per ogni ciclo dell’ordine mi porta a confermare che i 9 milioni di documenti EDI gestiti nella nostra filiera consentono un risparmio di oltre 60 milioni di euro, pensiamo a livello paese cosa potrebbe valere.
Concludo riprendendo la prima parte: sia i disfattisti che gli entusiasti si stanno muovendo per essere in linea con la scadenza del primo di gennaio 2019, ognuno con le proprie modalità. Quello che dico da mesi agli attendisti è che la dead line è Ottobre 2018, non Dicembre 2018. Meglio partire con i test il prima possibile perché gli spigoli da limare sono tanti e a volte inaspettati.
L’articolo è parte di un progetto di comunicazione editoriale che Agendadigitale.eu sta sviluppando con il partner Metel
