La fattura elettronica non è un mero obbligo cui adempiere. Può essere un’opportunità verso la digitalizzazione del ciclo dell’ordine e un’evoluzione delle competenze aziendali.
A differenza della normativa sulla fatturazione elettronica verso la PA di cui al Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, n. 55, quella verso i privati ha notevoli impatti sul ciclo passivo che rappresenta ancora un processo critico principalmente riconducibile alla natura frammentata dello stesso e alle innumerevoli relazioni che l’azienda ha costruito con i propri fornitori.
Nel contempo rappresenta anche il processo nel quale sono possibili significativi recuperi di costi ed efficienza. Infatti, per conseguire realmente i benefici della fatturazione elettronica (per chi la emette ma ancor più per chi la riceve), è necessario che le stesse siano in formato elaborabile dai sistemi informativi (senza necessità di inserimento manuale dei dati a sistema). Per cogliere l’opportunità della fatturazione elettronica le imprese sono chiamate alla revisione delle proprie modalità interne di gestione delle fasi di ricezione, di contabilizzazione e di conservazione delle fatture attraverso il potenziamento dei sistemi informatici in uso ed una formazione del personale destinata al presidio dei processi del ciclo passivo.
Ciclo passivo, i canali telematici
In primis è opportuno presidiare i diversi canali di ingresso delle fatture elettroniche al fine di garantire la tempestiva ricezione delle stesse. Il primo step del processo riguarda le modalità di ricezione della fattura passiva del cliente dello studio. La fattura elettronica in formato XML da parte dei fornitori arriva tramite canale adottato dalla software house o dal provider o dall’emittente. I canali previsti per la ricezione delle fatture dal provvedimento Agenzia delle entrate del 30 aprile 2018 sono alternativamente la PEC, il modello web service e il canale FTP.
Web service e FTP
I sistemi web service e FTP sono canali telematici che necessitano di un particolare grado di informatizzazione del soggetto trasmittente, devono essere preventivamente abilitati dal SdI attraverso una procedura di accreditamento definita nelle specifiche tecniche allegate al provvedimento del 30 Aprile e sono maggiormente rivolti a soggetti che devono ricevere un numero rilevante di file fatture elettroniche. Al termine della procedura di accredito presso il SDI viene rilasciato il codice destinatario a 7 caratteri da comunicare ai propri fornitori e che dovrà essere indicato nell’apposito campo della fattura XML. Il ricevente o per suo conto il commercialista o il provider incaricato, quindi, potrà utilizzare il canale web service per ricevere ed emettere le fatture dei propri clienti, con la conseguenza che, in questo caso, verrà rafforzata la collaborazione con la software house necessaria ad automatizzare l’acquisizione dei dati del ciclo passivo.
PEC
In alternativa, si può utilizzare un indirizzo PEC. Il canale PEC ha il vantaggio di rendersi più autonomi dalle software house, ma risulta meno performante e necessita di soluzioni in grado di monitorare e gestire i file pervenuti nella casella PEC per situazioni spiacevoli di impossibilità tecnica di ricezione. Una sicuramente delle prime scelte da effettuare è quella di ridurre e controllare i canali di ricezione delle fatture passive, limitandole se possibile solo a quelle emesse da fornitori esteri e/o non stabiliti nel territorio dello stato. La scelta migliore è sicuramente quella di pre-registrarsi nel sito dell’Agenzia delle Entrate, associando alla propria partita IVA il canale univoco di destinazione delle fatture, e procedere alla comunicazione di tale aspetto ai propri fornitori che non saranno costretti ad attribuire il proprio codice destinatario o la PEC in quanto tale funzionalità assicura la corretta canalizzazione indipendentemente dalle informazioni riportate in fattura.
Chi nella propria azienda ha più canali di ricezione fisica dei documenti ad esempio per una esigenza di veicolare i flussi in più unità organizzative ha la possibilità di utilizzare le potenzialità elevate offerte dal tracciato catturando quelle informazioni che consentono di distribuire all’interno della propria azienda alla funzione/ufficio competente per quella tipologia di acquisto o fornitori (es. in base alla partita IVA del fornitore, al contratto, al riferimento amministrativo). Ad esempio è possibile richiedere ai propri fornitori la compilazione del campo Riferimento amministrazione – punto 2.1.1.7.8 del tracciato XML per indicare un codice associato all’ufficio/funzione della propria organizzazione a cui smistare in modo automatico le fatture ricevute pur in presenza di un unico codice destinatario associato alla società.
In alternativa è possibile indicare la propria casella PEC che può essere utilizzata dal fornitore insieme al codice convenzionale 0000000. Tale modalità non è consigliabile in quanto in questo caso la fattura viene messa a disposizione dal SDI nella propria area riservata del sito web dell’agenzia delle Entrate e risulta necessario estrarre i documenti da tale ambiente prima di procedere alla registrazione.
L’importanza della data di ricezione
L’altro aspetto fondamentale è quella di catturare nei propri processi contabili e amministrativi la data di ricezione delle fatture rilevante ai fini del momento da cui decorre il termine per l’esercizio della detrazione. La data di ricezione viene comprovata dal canale di trasmissione impiegato, e quindi dal messaggio PEC, oppure dai file di log prodotti dal canale web service oppure FTP e che saranno acquisiti direttamente dal software dell’azienda, del commercialista o del provider e conservati come prova nel caso di eventuali verifiche e controlli.
Tale data assume ancor maggior significato rispetto alle modifiche introdotto con l’art 14 del DL119/18 che prevede che entro il giorno 16 di ciascun mese può essere esercitato il diritto alla detrazione dell’imposta relativa ai documenti di acquisto ricevuti e annotati entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione (integrazione dell’art. 1, comma 1, del DPR n. 100/1998). La disposizione, secondo quanto evidenziato nella Relazione illustrativa al Decreto, è volta ad evitare che il cessionario/committente subisca un pregiudizio finanziario derivante dal rinvio della detrazione per effetto dei più ampi termini concessi per l’emissione della fattura, in particolare di quella differita, e dei tempi di recapito della fattura elettronica.
La medesima facoltà non è ammessa con riferimento alle operazioni effettuate in un anno di imposta le cui fatture di acquisto sono ricevute nell’anno successivo. In tal caso l’imposta deve essere detratta nell’anno di ricezione del documento. Nei sistemi contabili quindi può essere possibile definire dei controlli ai fini della liquidazione IVA che confrontino la data di emissione della fattura, la data di ricezione e la data di registrazione al fine di detrarre l’imposta anche nel mese antecedente la registrazione. Ad esempio una fattura emessa il 30 novembre e ricevuta in data 5 dicembre e registrata entro il 15 dicembre potrà comportare la detrazione IVA con la liquidazione del mese di Novembre 2018.
Non bisogna trascurare i dettagli
Il salto di qualità nei processi aziendali interni passa soprattutto attraverso la corretta e quanto più possibile completa “popolazione” dei campi del tracciato xml delle fatture elettroniche. Scendere nel dettaglio delle informazioni che possono comporre il file fattura significa non limitarsi ad indicare le informazioni obbligatorie in quanto richieste dalle normative fiscali, ma al contrario comprendere quali dati è utile individuare e movimentare nel tracciato così da soddisfare le esigenze di interesse dei diversi reparti aziendali interessati, da quelli amministrativi e commerciali a quelli dedicati alla logistica. In particolare se consideriamo le transazioni commerciali nella loro interezza, quale espressione del ciclo attivo e passivo, l’ordine spesso costituisce l’elemento di raccordo tra tutti i documenti connessi alle singole operazioni. Il salto qualitativo nella gestione del ciclo passivo si ottiene soltanto attraverso la capacità di acquisire automaticamente le informazioni digitali contenute nel file XML nei sistemi gestionali e contabili attraverso delle informazioni chiave da concordare con i propri fornitori e che consentono di legare la fattura con le altri informazioni del ciclo dell’ordine (DDT, contratto, SAL, autorizzazione pagamento), da riportare in determinate sezioni del tracciato informatico SDI, e attraverso le quali si possono automatizzare le fasi di registrazione e contabilizzazione.
Oltre a tali dati, le specifiche tecniche consentono anche la strutturazione di informazioni relative alla ricezione dei beni e servizi oggetto della fattura, nonché i dati delle fatture collegate. Anche in caso di appalti o di operazioni soggette a Sal (stati avanzamento lavori) le parti possono inserire i dati in fattura. In particolare i dati dell’ordine sono indicati nella sezione del tracciato 2.1.2, i dati del contratto nella sezione 2.1.3, i dati che identificano l’avvenuta ricezione della prestazione/fornitura nella sezione 2.1.5, i dati delle SAL nella sezione 2.1.7, i dati del DDT nella sezione 2.1.8. La compilazione di tali campi consente di associare le informazioni contenute nella fattura alle informazioni gestionali presenti nei sistemi del ricevente con l’obiettivo di una contabilizzazione automatica, anche ai fini della contabilità industriale e del controllo di gestione delle fatture ricevute.
I vantaggi del formato XML
La disponibilità di informazioni strutturate e codificate in maniera univoca consente di riconciliare l’ordine, con la consegna o l’effettuazione della prestazione attraverso un apposito campo chiave (basta ad esempio pensare all’Entrata Merce nelle aziende che utilizzano SAP) e le relative fatture. In ogni sistema contabile/gestionale del committente sono presenti gli ordini, le anagrafiche dei fornitori, i ddt ricevuti, i beni e le prestazioni attese e tutte queste informazioni possono essere controllate automaticamente con i campi implementati nel tracciato XML da parte dell’emittente. Chi intraprende questa strada difficilmente l’abbandona in quanto acquisisce la consapevolezza che, ogni codifica, scendendo a livello delle informazioni chiave, ordine, ddt, conferma ricezione, fattura, gli porterà benefici enormi in termini di efficienza e di qualità del lavoro. Le informazioni possono inoltre essere utilizzate per canalizzare le fatture nell’ambito della propria organizzazione, creando dei workflow autorizzativi che consentono tempi rapidi di riscontro e di pagamento.
Fra l’altro il file XML fattura consente la lettura di tutti i dettagli degli importi dei singoli articoli venduti consentendo di catturare i dettagli delle singole righe degli articoli o delle prestazioni, propedeutiche ad analisi dettagliate nel tempo. Per esempio, è possibile monitorare eventuali scostamenti nei prezzi praticati dai fornitori per unità ordinata, per tipologia di merce, nel caso di multinazionali per Country diverse. Tutti elementi che consentono non solo di non subire la fatturazione elettronica ma di evolvere la professionalità di contabili, amministrativi, controller, commercialisti.
Il consiglio: lungimiranza
Certo per fare questo non si ci può accontentare di affrontare il tema della fatturazione elettronica in Italia comprando il primo programma di gestione dell’adempimento per raggiungere l’obiettivo minimo di riuscire a riportare il processo attuale in un XML completo dei campi obbligatori necessari per i controlli dell’Agenzia delle Entrate.
Questo significa non cogliere l’opportunità e limitarsi a superare l’obbligo, senza vedere le frontiere che la digitalizzazione vera può portare nei confronti dei propri stakeholders (principalmente clienti e fornitori). Si ci può limitare a gestire l’IVA e le imposte dirette vedendo la fattura come solo un documento fiscale oppure innalzare il livello e utilizzare le molteplici informazioni obbligatorie e facoltative che il tracciato offre. Si può arricchire il proprio approccio aziendale e consulenziale portando un miglioramento a molteplici processi aziendali (dal ciclo passivo, al marketing, al controllo di gestione, ai flussi finanziari). Con una scelta di sopravvivenza rispetto all’obbligo la fatturazione elettronica verrà vista come un costo ed un adempimento osteggiato e criticato, nel secondo caso diventerà un viatico per una crescita aziendale grazie alle capacità acquisite con la digitalizzazione e l’innovazione dei processi.
