A partire dal 2024, anche le ultime categorie di aziende che erano esenti dall’obbligo di fatturazione elettronica in Italia dovranno aderirvi, compresi i soggetti con ricavi inferiori a 25mila euro. Questo fa sì che il nostro Paese si posizioni al primo posto in Europa in questo settore, con solo Francia e Polonia che hanno adottato misure più avanzate rispetto agli altri paesi per l’introduzione di un sistema generalizzato di digitalizzazione dei documenti fiscali. Tuttavia, è importante che le aziende italiane sfruttino appieno le opportunità offerte da questa leadership.
Quanto più la soluzione prescelta sarà tecnologicamente avanzata e capace di dialogare con il resto degli applicativi dell’ecosistema IT (a partire da gestionale e CRM) tanto più l’azienda utente avrà la preziosa opportunità di sfruttare tutti i benefici generati dall’avere un unico hub in cui siano centralizzate e rese facilmente condivisibili tutte le informazioni.
La conservazione delle fatture elettroniche e il valore dell’integrazione
Secondo quanto stabilito dalla normativa (art. 39 del Dpr n. 633/1972) e riportato nel sito dell’Agenzia delle Entrate, chi emette e chi riceve fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente per 10 anni. Tale conservazione non equivale a una semplice memorizzazione su pc, ma consiste nell’implementazione di un processo predefinito per legge che garantisce autenticità, integrità, immodificabilità, reperibilità e leggibilità nel tempo dei dati. Limitarsi a essere compliant alla normativa però è perdere una preziosa opportunità.
Integrare il sistema che gestisce i documenti con gli altri software aziendali significa poter contare su un flusso di dati digitale, il più possibile automatico, tra diversi applicativi al fine di avere sempre a disposizione un patrimonio di conoscenza automaticamente aggiornato.
Non solo. Se il documentale è integrato, non si corrono rischi di errori e distrazioni umane nella trascrizione dei dati tra applicazioni; è possibile risparmiare il tempo destinato a tale trascrizione innalzando i livelli di efficienza; gli aggiornamenti avvengono in tempo reale qualsiasi siano il ritmo e il volume di dati da gestire.
L’interconnessione tra i dati, inoltre, faciliterà la visione e la comprensione delle informazioni stesse annullando i problemi di suddivisione delle informazioni in compartimenti stagni.
I vantaggi generati da una piattaforma enterprise per la gestione documentale
Grazie a piattaforme enterprise documentali, le aziende possono sfruttare l’occasione di andare oltre alla sola gestione evoluta di qualsiasi tipo di documento.
Integrare nel proprio sistema un document management system come TopMedia Social NED significa fondare su solide basi il proprio percorso finalizzato alla realizzazione di un approccio data driven, letteralmente guidato dalle informazioni ottenute grazie a una gestione e correlazione efficiente dei documenti.
La soluzione centralizza tutti i documenti e li rende facilmente condivisibili grazie alla rivoluzionaria impostazione ispirata alla immediatezza di comunicazione e progettata per aumentare la cooperazione. Integrazione tra sistemi e dati e maggiore collaboration tra persone si tradurranno inevitabilmente in un incremento di produttività.
Un esempio molto pratico che indica quanto può essere utile l’integrazione dei sistemi riguarda la gestione del ciclo dell’ordine. In occasione della presentazione degli ultimi dati raccolti per l’Osservatorio Digital B2B della School of Management del Politecnico di Milano, è emerso che nelle aziende italiane non ci si sta impegnando nella digitalizzazione completa del ciclo dell’ordine.
Si calcola che solo il 34% delle imprese italiane emette Documenti di Trasporto digitali e solo una su 4 li riceve. Dunque, c’è ancora strada da fare, eppure la tecnologia a supporto è a disposizione. Digitalizzare i documenti di trasporto vuol dire razionalizzare e rendere fluido tutto il processo inerente all’ordine, che, tra l’altro, include molte attività semplici e ripetitive che possono essere automatizzate.
Costruire un ambiente integrato significa poter impostare workflow documentali in chiave innovativa: l’interscambio tra gestionale e documentale promuoverà attività standardizzate e caratterizzate da un elevato grado di automazione. Inoltre, seguendo il ciclo di vita dei documenti è possibile monitorare i processi governati da tali documenti.
Contributo editoriale sviluppato in collaborazione con Top Consult
