Il primo gennaio 2019 è stata una data quasi storica per l’Italia. Da quel giorno tutte le fatture che ogni giorno nel settore B2B vengono prodotte, non sarebbero state più cartacee, ma esclusivamente elettroniche. La fattura elettronica è diventata il primo pensiero di ciascun imprenditore e responsabile amministrativo. A un anno esatto dall’entrata in vigore dell’obbligo, è utile fare un bilancio della situazione.
La roadmap verso la fattura elettronica
Ma ripercorriamo le tappe che ci hanno portato alla fattura elettronica:
- 6 giugno 2014 obbligo di fatturazione elettronica verso la PA Centrale
- 31 marzo 2015 obbligo ampliato anche alla PA locale
- primo luglio 2018 obbligo di fatturazione elettronica per alcune categorie
- primo gennaio 2019 obbligo di fatturazione elettronica B2B.
Il primo gennaio 2019 sono state coinvolte dall’obbligo circa 2,8 milioni di Partite IVA, esentate per il momento 2,2 milioni che non sono rientrate nell’obbligo. Una partenza comunque importante che ha segnato un percorso di digitalizzazione del nostro Paese. È evidente dunque che è importante fare un bilancio, non entrando nel merito di considerazioni tecniche e normative, ma soprattutto di processo e delle metodologie che sono state affrontate in quest’anno di rivoluzione digitale e considerando che sono state scambiate miliardi di fatture esclusivamente in digitale.
I problemi delle aziende
Così come è stato per la fattura PA, anche la fattura elettronica B2B all’inizio ha registrato tanti scarti da parte del Sistema di Interscambio, dovuti a errori di poca esperienza con il processo, nonché per la poca conoscenza del tracciato tecnico XML. Ovviamente ci sono anche errori creati dal Sistema di Interscambio di Sogei che è stato sottoposto allo smistamento di una mole di documenti che era possibile prevedere ma non nel dettaglio. Al di la di queste naturali e comprensibili problematiche, il sottoscritto ritiene che in verità i maggiori problemi siano stati causati dalle software house, piuttosto che dal sistema di Sogei. Quindi Sogei ha risposto meglio rispetto al mercato e molto meglio rispetto a quanto si pensava.
Un elemento importante da considerare è che la fatturazione elettronica tra privati ha avuto un percorso di crescita esponenziale. Le aziende, speranzose in una proroga dell’ultimo minuto, hanno iniziato a rispondere all’obbligo semplicemente sostituendo il file PDF con il file XML, senza avere un processo di coordinazione digitale che andasse a migliorare i processi di fatturazione. Le aziende grandi hanno invece gestito processi di digitalizzazione del flusso di fatturazione, realizzando processo di dematerializzazione non solo del documento pdf, ma anche del processo stesso di gestione della fatturazione. Non tutte le aziende ad oggi hanno intrapreso questo percorso di innovazione digitale e ancora oggi ci sono molte aziende che hanno semplicemente risposto all’obbligo inviando e ricevendo fatture in XML.
Ad un anno di obbligo, è evidente dunque che la fatturazione elettronica diventerà sempre più una commodity ed è altrettanto evidente che bisogna approfittare dello strumento digitale, per gestire i processi aziendali ed i flussi documenti in modo efficiente e sicuro. Diverse aziende hanno gestito internamente l’obbligo, mentre altre hanno totalmente affidato in outsourcing la gestione delle FE. Chi ha esternalizzato il servizio avrà avuto sicuramente l’opportunità di delegare la parte tecnologica e di processo, per focalizzarsi sul core business dell’azienda e senza dover gestire errori e problematiche internamente. Sicuramente per il sottoscritto, il modello vincente è certamente quest’ultimo descritto.
L’analisi
L’anno che sta svolgendo al termine, quindi, deve essere considerato come di riflessione per poter partire in modo corretto nel 2020 con la fatturazione elettronica. Il modo corretto non può essere quello di gestire la fattura elettronica come una semplice sostituzione del documento PDF, ma deve essere quello di una completa re – ingegnerizzazione in chiave digitale del processo di fatturazione. Avere un file XML nei sistemi informativi, permette alle aziende di poter ad esempio conciliare in automatico tutti i documenti che sono collegati ed allegati al processo di fatturazione, sia esso passivo o attivo. Ad esempio potrei collegare in automatico gli ordini, eventuali DDT, offerte commerciali, contratti e approvvigionamenti.
Inoltre posso associare a questi documenti digitali, workflow e regole digitali che possono portare a flussi digitali per gestire le approvazioni e l’intero processo : dall’ordine alla fattura, passando per il DDT, fino a concludersi con la chiusura dell’ordine e con il contratto. Senza dimenticare processi di Business and Analytics Intelligence che grazie a quel file XML oggi possiamo fare, mentre prima con i PDF era molto difficile da poter applicare. I dati digitali sono infatti il petrolio di un impresa e saper conoscere e monitorare costantemente i dati finanziari, diventa molto importante per salvaguardare la competitività e la crescita aziendale.
Un processo di fatturazione elettronica digitale, ci permette di avere anche un processo di conservazione digitale collaterale, che se per le FE è certamente obbligatorio per garantirne opponibilità a terzi e per rispondere normativamente a quanto dettato dal DMEF del 17 Giugno del 2014, per gli altri documenti collaterali alla fatturazione, può essere una grande opportunità per sbarazzarsi della carta e soprattutto per rendere i processi più sicuri. Sulla sicurezza normativa è importante sottolineare l’importanza e l’opportunità che offre la fatturazione elettronica. Un processo digitale permette maggiore controllo, maggiore analisi dei dati e maggiore tenuta sicura di tutto l’impianto documentale digitale che un’azienda ogni giorno gestisce. E se associamo questa sicurezza alla compliance normativa sempre più pressante, è evidente che la fatturazione elettronica offre la grande opportunità di mettersi a norma di legge con il proprio impianto documentale. La speranza dunque è che la fatturazione elettronica per il 2020 sia ancora un opportunità decisiva per la completa digitalizzazione del sistema Paese.
