L’obbligo di fatturazione elettronica tra privati è destinato ad avere, nel suo sviluppo temporale, diversi impatti. Che equivalgono a tre fasi prevedibili nei prossimi mesi.
Il più importante sarà l’apertura di nuove opportunità per il mercato, alcune delle quali si possono già cogliere nell’immediato (per esempio nella riconciliazione di ordini, consegne e fatture).
Ma tutto questo se e quando ci metteremo alle spalle il primo impatto – e forse in questo momento quello più largamente diffuso: il fastidio che ogni adempimento porta inevitabilmente con sé. Per molte imprese, infatti, si tratta solo di un’imposizione incomprensibile, portata avanti in modo sconsiderato da uno Stato lontano dai problemi reali e dalle vere esigenze del fare impresa. Peccato. In particolare, perché non è così: l’obbligo si inquadra in un più ampio percorso di digitalizzazione del Sistema Paese e mira ad anticipare dinamiche su cui tutta l’Europa sta investendo. Semplicemente è un modo per precorrere i tempi e centrare il duplice obiettivo di arrivarci prima e di semplificare la relazione tra imprese e Autorità Fiscale. Nel pieno rispetto delle opinioni di ciascuno, diamo per assodato che per la molteplicità delle imprese forse non sarà un momento piacevole.
Il secondo impatto al quale assisteremo, dopo un periodo iniziale di adattamento, sarà quello del diffondersi della consapevolezza sulla relativa facilità con cui è, in fondo, gestibile il processo. Chiunque abbia già iniziato a cimentarvisi a partire da luglio 2018, cioè da quando SdI è disponibile per l’invio delle fatture elettroniche, oggi trova che emettere fatture elettroniche sia complesso quanto lo era prima, né più né meno. Con un po’ di dimestichezza, sarà possibile approfittare di qualche semplificazione informatica (sistemi integrati, clonazione di documenti, regole impostate per cliente), cambiare l’approccio alle Note di Credito (che inevitabilmente aumenteranno) e quindi apprezzeremo l’immediata facilità del nuovo processo elettronico.
Il terzo impatto sarà, infine, quello della comprensione delle nuove opportunità. Una volta abbandonato il mondo della contabilità cartacea, infatti, emergeranno stimoli di innovazione propri di quell’ecosistema digitale in cui ci troveremo. Difficile dire quale sarà il percorso prevalente, quello che cambierà maggiormente gli scenari nelle relazioni B2B, tuttavia possiamo provare a inquadrarli, adottando un po’ di immaginazione. E se oggi questi scenari possono sembrare difficili, vale la pena chiedersi se lo sono altrettanto in un contesto molto più digitale, quello in cui ci troveremo tra qualche mese, in cui la fatturazione elettronica sarà già da tempo una realtà.
Su questo terzo impatto ci concentreremo, descrivendo alcune prospettive: sia quelle potenzialmente interessanti e già oggi facilmente valutabili e su cui cominciare a lavorare, sia altre che richiedono ancora qualche semplice modifica tecnica per poter essere operative.
Riconciliazione di ordini, consegne e fatture
La riconciliazione di ordini, consegne e fatture è un aspetto su cui iniziare a lavorare. Una volta abituati alla fatturazione elettronica, il valore del disporre di informazioni strutturate, largamente utilizzate e codificabili in maniera univoca, sarà evidente. E da questa consapevolezza deriverà l’interesse a tracciare in modo crescente, magari proprio con l’ausilio di sistemi informatici integrati attraverso lo scambio di documenti in formati condivisi, ogni codifica, scendendo a livello di singola riga d’ordine, di ddt, di fatture. In questo modo sarà possibile appropriarsi dei benefici della riconciliazione semiautomatica tra ordini, documenti di consegna e fatture.
Un beneficio oggi ben noto soprattutto alle grandi imprese nelle relazioni continuative, ma che nel prossimo futuro delle relazioni B2B digitali potrebbe portare le dinamiche tipiche del mondo del Business Data Interchange a disposizione di qualsiasi impresa, in ogni settore.
Fattura immediata al posto del DDT
Un’altra prospettiva è quella della fattura immediata al posto del DDT. Volendo, il Documento di Trasporto (DDT) può da tempo essere un documento digitale e non occorre, nonostante le diffuse abitudini, che venga formalmente firmato da chi riceve la merce. Il valore del DDT è oggi duplice: di business e fiscale. L’impatto di business è quello di accompagnare le merci, fornendo un documento su cui effettuare un controllo della spedizione, l’impatto fiscale è quello di abilitare la fatturazione differita, cumulata di più operazioni svolte nel corso del mese. Queste funzioni, tuttavia, in un contesto dominato dalla fatturazione elettronica obbligatoria diventano sfocate e più simili a vincoli che a strumenti indispensabili dalla comprovata efficacia.
Una fatturazione elettronica immediata che da luglio 2019 può essere emessa entro dieci giorni dall’invio della merce ed essere gestita da strumenti informatici in grado di regolarne flussi e aggregazioni, abilita modelli di business molto diversi da quelli attuali. Sia perché il controllo della spedizione può avvenire con documenti meno impegnativi dell’attuale DDT (che va conservato per dieci anni), sia perché avremo da tempo sdoganato il ricorso sistematico alle note di credito per garantire la correttezza delle Fatture emesse e ricevute: ingredienti perfetti per modelli di smart logistics.
In sintesi: sussiste la necessità di utilizzare il documento di trasporto per fare accompagnare la merce oppure è possibile evitarlo ricorrendo alle fatture immediate, che possono essere emessi fino a dieci giorni dalla consegna della merce? Questa rivoluzione nelle prassi e abitudini quotidiane di moltissime imprese italiane può rappresentare una vera opportunità per eliminare molta carta che oggi opprime le aziende e rallenta la comunicazione. Ragionevolmente, si assisterà a un incremento di emissione di fatture immediate rispetto a quelle riepilogative mensili, compensato dalla semplicità indotta nella loro gestione: il documento in xml, infatti, consente l’intellegibilità e l’interoperabilità dei dati contenuti in Fattura tra i vari sistemi gestionali, abilitando modelli orientati ad acquisizione, riconciliazione e registrazione automatica.
Le prospettive europee
Dall’Xmlfattura alle prospettive di digitalizzazione europee è un’altra strada su cui lavorare. L’Xmlfattura, alla base dell’obbligo di fatturazione elettronica in Italia, sarà presto affiancato da altri due standard da aprile 2019, che in base alla normativa EU sugli appalti pubblici, non potranno essere rifiutati da nessuna PA europea. Questi standard, sono entrambi xml: il Cross Industry Invoice (CII) e l’Ubl 2.0 sviluppato nell’ambito del progetto Peppol (Pan European Public Procurement On Line). In questa prospettiva, un’impresa convinta di voler digitalizzare il proprio B2B cavalcando al meglio l’occasione dell’obbligo di Fatturazione Elettronica potrebbe trovarsi di fronte al dilemma su quale standard adottare. Una buona risposta sta proprio nel mondo Peppol.
A differenza dell’Xmlfattura che copre il solo documento Fattura (i cui tag sono in italiano), Peppol, invece, è un linguaggio che mappa più di sessanta documenti, tra i quali anche la Fattura, e nasce e si sviluppa in tutta Europa per essere uno strumento di supporto a tutte le relazioni B2B (in particolare verso la PA). L’efficacia di Peppol è già oggi testimoniata dall’esperienza dell’Emilia Romagna, che ne ha fatto lo strumento cardine attorno al quale gestire le relazioni B2B tra sanità, Regione e tutti gli operatori economici, obbligando l’uso del formato elettronico dall’invio dell’ordine alla fatturazione. Inoltre, anche l’esperienza del Nodo Smistamento Ordini (NSO), lo strumento con cui da ottobre 2019 le PA inizieranno a gestire gli ordini verso i loro fornitori, si basa sull’Ordine Peppol.
Gestione informazioni e dati sul passivo
Un altro spunto è la gestione delle informazioni e dei dati sul passivo. Il file Xmlfattura, per sua struttura, consente la lettura di tutti i dettagli degli importi dei singoli articoli venduti. Il sistema di acquisizione delle fatture elettroniche pertanto può recuperare, nel sistema contabile, i dati dell’imponibile, dell’iva e del totale fattura: è inoltre possibile importare anche i dettagli delle singole righe degli articoli che compongono la fattura, allo scopo di permettere analisi dettagliate nel tempo. Per esempio, è possibile monitorare eventuali scostamenti nei prezzi praticati dai fornitori per unità ordinata, intercettando in modo automatico se vengono modificati dal fornitore senza comunicazioni o autorizzazioni.
Gli scenari che richiedono qualche modifica tecnica
Si va verso servizi fintech di supply chain finance. Una volta arrivati alla più ampia e pervasiva digitalizzazione del ciclo dell’ordine, accanto alla fatturazione elettroniche avremo gli ordini elettronici e forse anche i contratti digitali. In questo scenario, alcuni servizi finanziari di anticipo fatture non potranno che risultare più accessibili, garantiti dalla presenza di documenti elettronici che denotano il reale passaggio di proprietà di merci in contesti transazionali evoluti.
E a questo punto, sarà possibile adottare modelli di valutazione dei rating di rischio orientati alla comprensione concreta delle relazioni di business all’interno di una filiera, accedendo a finanziamenti erogati da modelli di supply chain finance. Uno scenario apparentemente avveniristico, che però nel mondo, dove le relazioni digitali sono più frequenti e pervasive, ha portato a fenomeni tutt’altro che sottovalutabili: negli ultimi 10 anni, StartUp hanno acquisito banche o operatori logistici per poter controllare al meglio i flussi di merci tra partner di business ed erogare efficacemente, ricorrendo a piattaforme digitali, finanziamenti per sostenere le relazioni di business.
Un’altra prospettiva portata dall’eFattura è l’utilizzo del QR-code per la rendicontazione delle note spese. Attualmente molte imprese impiegano non poco tempo per riconciliare le fatture ricevute con le commesse in corso cui si riferiscono, oppure spendono molto tempo per la gestione delle note spese (recuperare e rimborsare le spese sostenute dal proprio personale in trasferta per poi addebitarle di nuovo ai clienti finali ripartendole per singole commesse in modo da poterne giustificare l’inerenza ai fine delle imposte sui redditi). Non solo: capita spesso anche che i giustificativi vengono persi e/o non consegnati o consegnati tardivamente agli uffici amministrativi aziendali, causando rallentamenti nel processo di fatturazione e quindi problemi in tutte le attività contabili e finanziarie (disponibilità di liquidità). In questo scenario complesso, il QRcode prodotto dall’Agenzia delle Entrate per consentire la comunicazione rapida dei dati fiscali, è sicuramente uno strumento in grado di dare un contributo sostanziale. Grazie al QRcode, infatti, chi emette la fattura può accedere rapidamente ai dati del cliente senza commettere errori di digitazione e chi la deve ricevere, come per esempio l’ufficio amministrativo aziendale, le può avere immediatamente a disposizione, direttamente dal Sistema di Interscambio e finalizzare ogni attività di rendicontazione. In verità, gli strumenti tecnici non sono ancora pronti per abilitare questo processo.
Per abilitarlo occorrerebbe prevedere un ulteriore aggiornamento delle regole tecniche dello standard QRcode, inserendo due campi liberi. I codici di questi campi potrebbero essere indicati direttamente dall’azienda che produce il proprio QRCode. In questo modo, per esempio, si potrebbe rilasciare ad esempio, tanti e diversi QRcode ai propri dipendenti, indicanti codici identificativi di spesa (la targa dell’automezzo aziendale) e/o del dipendente e/o della commessa di riferimento e/o del centro di costo e/o del codice del piano dei conti contabile su cui allocare la spesa.
C’è anche la prospettiva delle semplificazioni sul mondo del reverse charge. Gli adempimenti formali in materia di reverse charge richiedono il ricorso a procedure complicate per assolvere un obbligo normativo. Se però la fattura riportasse l’indicazione dell’aliquota iva, come accade oggi per le fatture assoggettate alla procedura di split-payment, si potrebbe evitarne l’integrazione. Per farlo, basterebbe codificare una nuova lettera da inserire nell’apposito campo xml [<2.2.2.7> (EsigibilitàIVA)] per consentire all’Agenzia delle Entrate di acquisire correttamente i dati e non considerarla nella pre-liquidazione iva periodica dell’emittente quando sarà operativa e calcolarla invece nella pre-liquidazione iva del ricevente. In questo modo si risolverebbe anche l’eventuale dubbio di interpretazione del ricevente della Fattura circa la corretta aliquota IVA da applicare al bene/servizio ricevuto.
Questa carrellata di scenari, fatti da molteplici aree di sviluppo e innovazione, può sembrare, oggi, quasi avveniristica. Eppure, in un contesto digitale, abituato alla fatturazione elettronica, nessuna di queste evoluzioni è troppo lontana e, anzi, può rappresentare una direzione sulla quale costruire nuove procedure per la gestione dei processi amministrativi.
