Dal primo luglio 2022, anche i contribuenti in regime di vantaggio, nonché i forfettari con utili oltre i 25.000 euro l’anno, sono obbligati alla fatturazione elettronica. Ecco qualche utile consiglio per scegliere il software di fatturazione elettronica più adatto alle proprie esigenze.
Che cos’è la fatturazione elettronica
La “fatturazione elettronica” è l’iter di emissione, invio e conservazione della fattura elettronica.
La fattura elettronica è la fattura in formato digitale, che sostituisce quella cartacea: prima obbligatoria solo verso la Pubblica Amministrazione, dal primo gennaio 2019 deve essere utilizzata anche per prestazioni di servizi effettuate tra persone residenti o stabilite in Italia.
Sono infatti ammesse solo fatture elettroniche sia per le prestazioni Business to Business, cioè effettuate tra due operatori Iva, sia per le prestazioni Business to Consumer, ovvero da operatore Iva a consumatore finale.
Chi è esonerato dalla fatturazione elettronica
I piccoli produttori agricoli erano già esonerati dall’obbligo di emissione della fattura.
Il DL 36/2022 ha abolito l’esonero previsto precedentemente per alcune categorie. Dal 1° luglio 2022 sono quindi obbligati alla fatturazione elettronica anche:
- I contribuenti che rientrano nel regime di vantaggio,
- I contribuenti che rientrano nel regime forfettario
- I contribuenti che nel periodo di imposta precedente abbiano realizzato, dall’esercizio di attività commerciali, ricavi pari o inferiori a 65.000 euro.
Fino al 1° gennaio 2024, sono esonerati dall’obbligo i forfettari con utili inferiori a 25.000 euro nell’anno precedente.
Caratteristiche principali della fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica, per essere valida, deve avere queste caratteristiche:
- i dati riportati non possono essere modificati;
- deve specificare data e ora di creazione della fattura;
- deve contenere la firma elettronica del titolare per garantire l’autenticità del documento;
- deve essere creata in formato XLM (eXtensible Markup Language);
- deve indicare il codice identificativo dell’ufficio di destinazione, il Codice Destinatario o l’indirizzo PEC del titolare di partita IVA;
- deve essere spedita tramite il “Sistema di Interscambio” gestito dall’Agenzia delle Entrate col supporto della società informatica Sogei (controllata interamente dal Ministero dell’Economia e delle Finanze).
Il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la fattura al destinatario, dopo avere verificato:
- l’inclusione di tutti i dati obbligatori ai fini fiscali;
- la correttezza del codice destinatario o l’indirizzo Pec a cui recapitare la fattura;
- l’esistenza della partita Iva del fornitore;
- l’esistenza della partita Iva o del codice fiscale del cliente.
A seguito di esito positivo dei controlli, l’SdI consegna la fattura al destinatario indicato e invia al mittente una “ricevuta di recapito” con data e ora di consegna del documento.
Tutte le fatture elettroniche non inviate tramite SdI risultano come fatture non emesse: in questo caso, il fornitore titolare di partita Iva è soggetto a sanzioni per la violazione dell’obbligo e il cliente non può detrarre l’Iva sulla transazione mal fatturata.
Anche in caso di fattura elettronica, è possibile creare una “fattura differita” entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello in cui si effettua la fatturazione.
In definitiva, la fattura elettronica si distingue dalla fattura cartacea perché:
- deve essere stilata attraverso computer o supporto elettronico,
- deve essere trasmessa al cliente tramite SdI.
Perché è importante la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica favorisce la semplificazione e la trasparenza.
Tra i vantaggi:
- il formato XLM di redazione, trasmissione e archiviazione rende più rapida e meno esosa la contabilizzazione dei dati inseriti, evita eventuali errori della compilazione manuale, facilita i controlli di validità e autenticità dei dati;
- il Sistema di Interscambio protegge e monitora la gestione dei dati sensibili, che diventa più sicura;
- permette una immediata tracciabilità dei pagamenti e dell’invio e ricezione di documenti;
- è semplice nell’utilizzo, dal momento che un buon sistema di fatturazione è intuitivo, veloce, offre assistenza continua e prevede un servizio di archiviazione decennale;
- l’indicizzazione consente di reperire e consultare le fatture facilmente e in qualsiasi momento;
- si elimina il consumo della carta;
- si risparmiano i costi di stampa, spedizione e conservazione delle fatture.
Altri vantaggi riguardano l’ambito fiscale:
- i contribuenti in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture elettroniche e che si avvalgono dei dati messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, non hanno più obbligo di tenere i registri Iva;
- i contribuenti titolari di partita Iva che emettono e ricevono solo fatture elettroniche e pagamenti tracciati con valore superiore a 500 euro, vedono ridursi i termini di accertamento fiscale a 2 anni;
- qualsiasi operatore o consumatore finale può sempre consultare e acquisire copia delle proprie fatture elettroniche (emesse e ricevute).
Software fatturazione elettronica: ecco i migliori gratis
Esistono software di fatturazione elettronica gratuiti e a pagamento. I primi, per quanto affidabili, presentano funzioni meno avanzate rispetto a quelli a pagamento ma sono un’ottima scelta per i titolari di attività che svolgono un numero ridotto di transazioni, tali da non compensare la spesa necessaria per l’acquisto di un software a pagamento.
Agenzia delle Entrate
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione dei servizi completamente gratuiti per creare, trasmettere e consultare/conservare le fatture elettroniche. È possibile accedere tramite Spid, Carta Nazionale dei Servizi o credenziali Fisconline/Entratel a:
- un software per generare e salvare i file delle fatture. Il software è scaricabile su qualsiasi computer fisso, a prescindere dal sistema operativo, ed utilizzabile anche in modalità offline. I documenti creati dovranno poi essere inviati all’Agenzia delle Entrate attraverso la sezione “Fatture e Corrispettivi”;
- una procedura web per generare, trasmettere, conservare e consultare le fatture, da usare accedendo alla sezione “Fatture e Corrispettivi”;
- l’App “Fatturae”, da scaricare sullo smartphone e da utilizzare sia per generare sia per trasmettere le fatture.
Infocamere (Camera di Commercio)
La Camera di Commercio mette a disposizione delle piccole e medie imprese il programma gratuito “Infocamere”.
“Infocamere” è compatibile con tutti i principali browser e consente di emettere, inviare e archiviare le fatture elettroniche per dieci anni a norma di legge e senza limiti di spazio e utilizzo.
L’accesso al software è consentito solamente tramite Spid o Carta Nazionale dei Servizi, e solamente al rappresentante dell’azienda o a un suo delegato: questo garantisce la massima protezione dei dati e la possibilità di firma digitale con CNS.
La grafica è intuitiva e la compilazione della fattura è facilitata dai calcoli automatici suggeriti.
Altre funzioni:
- possibilità di inviare automaticamente le fatture al proprio commercialista;
- accedere in modo rapido ai dati dei propri clienti e fornitori grazie a un cruscotto di informazioni;
- visionare i grafici per monitorare l’andamento della propria attività,
- ricevere notifiche per controllare l’avanzamento delle fatture.
AssoInvoice (AssoSoftware)
Compatibile con Windows, Mac e Linux, AssoInvoice è un software gratuito prodotto da AssoSoftware, l’Associazione nazionale produttori di software gestionale e fiscale.
È utilizzabile per la visualizzazione delle fatture ricevute da aziende, persone fisiche e Pubbliche Amministrazioni. È accompagnato dal cosiddetto “foglio di stile” che, continuamente aggiornato, traduce il formato XML delle fatture elettroniche nel linguaggio delle fatture tradizionali: offre così possibilità di lettura immediata, verifica, stampa e ricerca delle fatture in formato XML, oltre che di ricerca e verifica della firma digitale.
Yuxme Forfettario Facile Light
Yuxme è il software dedicato ai forfettari. Aiuta a gestire tutti i passaggi della fatturazione elettronica: compilazione automatica, calcolo delle marche da bollo necessarie, connessione dal primo accesso al Sistema di Interscambio, invio all’Agenzia delle Entrate, archiviazione automatica delle fatture ricevute e inviate.
Come servizi aggiuntivi, Yuxme monitora incassi e flussi economici, avvisa al raggiungimento della soglia dei 65.000 euro e mette a disposizione un TaxBot, un assistente virtuale che risponde a domande su fisco, tasse e adempimenti.
Software fatturazione elettronica a pagamento
Aziende e liberi professionisti che svolgono un numero di transazioni elevato necessitano di solito di un software più completo, spesso dotato anche di app, e prediligono quindi un software di fatturazione elettronica a pagamento.
Tutte le soluzioni garantiscono un tempo di archiviazione di dieci anni, a norma di legge, ma prima di scegliere il software adatto alle proprie esigenze, oltre alla facilità di utilizzo, è necessario valutare alcuni aspetti.
Su tutti:
- volume di affari e spazio di archiviazione offerto dal programma, perché chi fattura cifre più considerevoli svolge maggiori transazioni e necessita dunque di maggiori GB di spazio di archiviazione
- costo del software, in modo che sia proporzionale alle proprie esigenze.
Fatturazione elettronica di Aruba
“Fatturazione elettronica” di Aruba è un programma di semplice utilizzo, che consente di gestire ordini online, pagamenti e incassi. È compatibile con i principali browser Internet e può essere usato tramite smartphone e tablet attraverso l’app gratuita, compatibile con IOS, Android e Huawei, che permette di controllare in tempo reale lo stato delle fatture inviate e ricevute.
Aruba mette a disposizione una dashboard da utilizzare per monitorare fatturato e saldo Iva e avere accesso alle proprie fatture elettroniche, oltre che collaborare online con il proprio commercialista: basterà infatti che quest’ultimo si registri al software in modo gratuito e acceda al pannello di fatturazione.
Utilizzabile da contribuenti in regime forfettario, il programma consente, con il piano base che offre 1GB di spazio di memoria, di archiviare fino a 100.000 fatture.
Mentre per i commercialisti la fatturazione elettronica è gratuita, gli altri contribuenti possono usare il software ad un costo attuale di attivazione di 1 euro +Iva per 3 mesi e rinnovo al costo di 25 euro più Iva/anno con possibilità di incrementare la disponibilità di GB al costo di 25 euro + Iva all’anno per ogni giga aggiuntivo richiesto.
Fatture in cloud di TeamSystem
Creato da TeamSystem, Fatture in cloud è un software completo, veloce e utilizzabile con tutti i principali browser Internet: il suo funzionamento in cloud permette l’uso anche tramite smartphone.
Molto intuitivo, è consigliato anche ai meno esperti, e fornisce servizio di assistenza clienti tramite chat.
Rispetto agli altri software dà la possibilità di integrare tra i dati la tessera sanitaria e trasmettere anche le spese sanitarie.
Fatture in Cloud non ha un piano gratuito, ma offre una versione di prova gratuita.
Come la maggior parte degli altri software a pagamento, prevede piani differenziati a seconda delle esigenze:
- Forfettario, 4 euro mensili più Iva (fatturata annualmente) per i regimi minimi e forfettari,
- Standard, 8 euro mensili più Iva (fatturata annualmente) per piccole imprese e Partita Iva,
- Premium, 16 euro mensili più Iva (fatturata annualmente) per medie imprese,
- Premium Plus, 22 euro mensili più Iva (fatturata annualmente) per medie imprese che svolgono un numero di transazioni elevato.
Legalinvoice di Infocert
InfoCert ha creato il programma Legalinvoice per gestire la propria fatturazione elettronica.
Prevede vari piani:
- Go, con 50 fatture incluse, al costo di 24 euro + Iva annuale per regime dei minimi e regime forfettario,
- Start, con 200 fatture incluse, 48 euro + Iva annuale per commercianti, agricoltori, piccole imprese e partita Iva,
- Pro, con 400 fatture incluse, 84 euro+ Iva annuale per medie imprese, per chi gestisce più aziende e per chi necessita di gestire le fatture Business to business.
Fattura24
Fattura24 Srl ha lanciato il programma Fattura24 che prevede quattro diverse opzioni:
- Standard: gratis per sempre, ha funzionalità ridotte, con limite di 15 documenti
- Professional: 72 euro + IVA annuali (6 euro al mese), limite 3.000 documenti
- Business: 144 euro + IVA all’anno (12 euro al mese), limite 6.000 documenti
- Enterprise: 288 euro + IVA all’anno (24 euro al mese), limite 10.000 documenti.
Quanto costa utilizzare un software per la fatturazione elettronica
Ogni fattura elettronica emessa, a prescindere dal valore inserito, prevede il pagamento di una imposta di bollo di 2 euro.
A questo costo fisso, vanno eventualmente aggiunti i costi dei software, che variano da 4 euro a 100 euro al mese (più Iva annuale).
I software a pagamento hanno costi variabili e offrono di solito prove gratuite per un periodo limitato, offerte dedicate ai forfettari, piani proporzionali a esigenze e funzionalità.
