Sono numerosi i software rivolti a chi si trova alle prese con i nuovi obblighi di fatturazione elettronica che scattano a gennaio 2019. Software house, associazioni professionali, imprese digitali fanno a gara per proporre alle imprese e ai professionisti prodotti web per fare le fatture elettroniche. Spesso, sono anche segmentati per le diverse tipologie di esigenze: piccola impresa, studio professionale, commercialista, e via dicendo.
Ci sono anche strumenti “istituzionali”, ovvero messi a disposizione da associazioni ed enti, oltre ai servizi dell’Agenzia delle Entrate, in continua evoluzione. Facciamo una breve panoramica di questi ultimi, cercando di capire a quali esigenze vanno incontro, come sono organizzati, come si possono utilizzare.
Il software dell’Agenzia delle Entrate per la fattura elettronica
Partiamo con l’Agenzia delle Entrate che dallo scorso primo luglio ha aggiornato il Sistema di Interscambio, Sdi, sul quale devono necessariamente passare tutte le e-fatture destinate alla pubblica amministrazione, e che ora è predisposto anche per la fatturazione B2b. L’Agenzia mette a disposizione di imprese e partite IVA diversi servizi e strumenti online per predisporre, trasmettere, e conservare le fatture elettroniche. Sul sito dedicato a Fatture e Corrispettivi, si possono trovare tutti i materiali informativi relativi ai vari passaggi della fattura elettronica, che consentono di utilizzare le relative procedure. E’ possibile: registrare l’indirizzo telematico su cui ricevere le fatture, generarle, trasmetterle, conservarle (bisogna aderire a specifico servizio), utilizzare una serie di funzionalità di supporto (personalizzare la fattura scegliendo l’aspetto grafico, controllare la correttezza del documento prima di inviarlo al sistema di interscambio, apporre sigillo elettronico per assicurare l’integrità del file, visualizzare il PDF, accreditare un proprio canale presso il sistema di interscambio). Strumenti e materiali per la fatturazione elettronica sono presenti anche sul portale Fattura PA – Sistema di Interscambio, che ha anche un simulatore che consente di provare l’invio e la ricezione di una fattura senza di fatto effettuare l’operazione. Infine, il Fisco ha predisposto un software che consente di predisporre la fattura in modalità offline, pensato per chi non ha sempre a disposizione una connessione stabile e di conseguenza preferisce non effettuare l’intera procedura via web.
Fra le novità predisposte per i nuovi obblighi (dal primo luglio scorso per le cessioni di carburante, con l’esclusione dei distributori di benzina, e per i subappalti nell’ambito di contratti verso la pubblica amministrazione), la app “Fatturae”, che consente di inviare le fatture elettroniche al sistema di interscambio via smartphone. Funziona in ambiente Ios e Android, prevede una procedura semplificata che consente di predisporre e inviare la fattura sia ai privati sia alla pubblica amministrazione. Anche la app, come il servizio web, consente di scegliere un modello di fattura adatto alla tipologia di documento che si invia (ad esempio, per le cessioni di carburante).
Il QR Code
Infine, sono online due nuovi servizi, il primo per generare il QRcode, una sorta di biglietto da visita che indica al fornitore tutti i dati per predisporre e inviare la fattura, il secondo per registrare l’indirizzo telematico su cui ricevere le fatture. Il Qr Code, spiega Robert Braga, commercialista, nonchè presidente dell’Associazione Professionisti per l’Innovazione Digitale, é «uno strumento di grande comodità. Tutti siamo abituati ad usarlo in farmacia, in treno, al supermercato», e che ora consente di velocizzare anche le operazioni di fatturazione elettronica. Sono e saranno necessari adeguamenti anche tecnologici da parte degli operatori, che devono attrezzarsi per poter leggere il codice a barre. Ma si tratta di uno strumento che certamente «agevola la fase di emissione, e soprattutto velocizza i tempi». I meccanismo di base è molto semplice: il codice Qr consente al fornitore di avere tutti i dati del cliente per intestare, predisporre e anche inviare la fattura, «in modo veloce e senza il rischio di commettere errori», sottolinea l’Agenzia delle Entrate. C’è uno specifico tool per generare il QR Code sul sito Fatture e Corrispettivi, oppure è possibile eseguire l’operazione collegandosi al cassetto fiscale. Una volta generato il codice, è possibile stamparlo in Pdf e, ad esempio, salvarlo sul cellulare, in modo da averlo sempre a disposizione per comunicarlo.
Prodigitale e fattura elettronica
Ma, sottolinea sempre Braga, «il QR-Code dell’Agenzia delle Entrate non basta», nel senso che prevede operazioni preliminari (registrazione, o delega intermediario), e consente di mandare le fatture e un unico indirizzo, che deve corrispondere al dato presente in Anagrafe tributaria. In parole semplici, con il Qr Code dell’Agenzia delle Entrate un aziende può ricevere ad esempio fatture al proprio domicilio fiscale, e lo stesso discorso vale per il professionista. L’Associazione professionisti per il digitale ha messo a punto un proprio servizio di creazione del QR Code, accessibile dal proprio sito (prodigitale.org), che semplifica l’intera procedura. Non richiede nessuna autenticazione, e prevede l’inserimento di tutti i dati manualmente. Ad esempio, spiega Braga, una grande impresa può avere l’esigenza di ricevere fatture in diversi uffici distribuiti sul territorio, e «il nostro servizio consente la compilazione con altri indirizzi». Altro vantaggio, è immediatamente accessibile, senza bisogno di credenziali, «aggirando quindi un ostacolo previsto del sistema dell’Agenzia delle Entrate».
Assosoftware e fattura elettronica
Anche Assosoftware ha messo a punto un servizio che va incontro a una specifica esigenza, presidiata solo in parte dall’Agenzia delle Entrate: quella di consentire la lettura della fattura elettronica anche a chi non è interessato dall’obbligo, ad esempio i contribuenti in regime dei minimi. Sul sito dell’associazione imprenditoriale è disponibile Assoinvoice, un tool che consente di decodificare le fatture che arrivano in xml (il formato previsto dal SdI). Funziona in ambiente Windows, Mac e Linux, bisogna scaricare un software che effettua la “traduzione” dal formato xml, consentendo di visualizzare la fattura come se fosse cartacea. Come si vede, anche in questo caso, c’è un’associazione che ha messo a punto uno strumento informatico gratuito che fornisce materiali non previsti dal Fisco.
In realtà, anche l’Agenzia delle Entrate ha pensato alle partite IVA in regime dei minimi e in generale a coloro che non sono compresi nell’obbligo di e-fattura, ma dal lato di chi emette la fattura. Nel senso che nel predisporre la fattura online, è possibile inserire un codice convenzionale nel campo Codice destinatario, e il documento viene automaticamente inviato a un’apposita area del sito dell’Agenzia delle Entrate. In pratica, è stato messo a punto un recapito semplificato al quale arrivano le fatture elettroniche di coloro che non hanno la possibilità di ricevere il documento in formato xml che passa attraverso il SdI.
Infocamere e fattura elettronica
A disposizione delle imprese, il servizio di Infocamere, da anni attivo per le fatture verso la pubblica amministrazione, ora aggiornato anche per il B2b. Questo è un vero e proprio strumento per compilare, emettere, inviare e anche conservare la fattura elettronica. Per accedere ci vogliono le credenziali, Spid o Cns (fra i provider che la emettono, anche la Camera di commercio), il servizio è gratuito ma è desinato solo alle PMI (in base alla definizione europea, significa le aziende con meno di 250 dipendenti e un bilancio sotto i 50 milioni di euro). E’ possibile caricare e inviare al Sdi per la trasmissione fatture generate da altri software o sistemi (sempre che siano in xlm).
Servizio web dell’ordine dei commercialisti
Merita senz’altro di essere segnalato il servizio web messo a disposizione dall’Ordine dei commercialisti. Si tratta di un portale vero e proprio, Espando, che ha una due sezioni per la predisposizione dei documenti elettronici riservate agli enti territoriali e poi un tool per la fatturazione elettronica per i professionisti iscritti. Il servizio è gratuito, prevede procedure semplificate ad esempio per apporre la firma elettronica, la conservazione è norma per dieci anni, l’accesso avviene tramite le credenziali fornite dall’ordine. In generale, segnaliamo che sono diversi gli ordini professionali che mettono a disposizione online strumenti e materiali informativi per la fatturazione elettronica.
Si tratta, diciamolo, di un’operazione dai numeri imponenti, che dal 2019 riguarderà tutte le operazioni di oltre 5 milioni di partite IVA, e che è paragonabile, per dimensioni, forse solo alla dichiarazione dei redditi precompilata. Imponente lo sforzo da parte dell’Agenzia delle Entrate e non solo (materiali informativi e riferimenti normativi sono messi a disposizione, ad esempio, anche dall’AGID), coadiuvata da enti e associazioni professionali che aggiungono servizi e strumenti spesso in modo “intelligente”, ovvero non sovrapponendosi al Fisco ma anzi completando e integrando i tool in funzione delle esigenze di professionisti, imprese, mercato.
