Gestione dei sistemi informativi, il corretto uso delle risorse aziendali: ecco come fare

Per semplificare procedure e avere documenti con dati affidabili, l’azienda non ha bisogno solo di strumenti informatici: prima di tutto serve un’efficace gestione della conoscenza a livello di risorse umane. Questo per fare in modo che si possano generare competenze che diventino tratti distintivi dell’azienda stessa e che possano essere considerate a tutti gli effetti un valore aggiunto, anche se economicamente difficile da quantificare.

La vera e più autentica digitalizzazione aziendale deve mirare a mettere a disposizione dell’azienda strumenti IT per fare in modo che i sistemi informativi evolvano in sistemi informatici e non si limiti perciò alla banale informatizzazione degli ultimi step di una procedura, ma bensì che l’intero flusso procedurale sia informatizzato in modo fluido e omogeneo, dando la precedenza al trattamento dei dati e alla conseguente trasformazione in informazioni piuttosto che la più semplice creazione di un documento.

Sistema informativo e risorse aziendali

Riprendendo per chiarezza il concetto base, il sistema informativo “è costituito dall’insieme delle informazioni utilizzate, prodotte e trasformate da un’azienda durante l’esecuzione dei processi aziendali, dalle modalità in cui esse sono gestite e dalle risorse sia umane sia tecnologiche coinvolte” è evidente la dipendenza di qualsiasi sistema informativo dalla disponibilità di risorse, che devono ovviamente essere funzionali allo scopo ed adeguatamente dimensionate. Le risorse sono in pratica gli strumenti a disposizione dell’azienda in grado di generare un valore aggiunto in modo autonomo oppure, sempre più spesso e in modo più profittevole, organizzandole opportunamente in procedure in esecuzione di processi aziendali, in modo da raggiungere il risultato atteso con il loro minore impiego, secondo uno dei principi fondamentali dell’economia. Posto che il risultato atteso (output), è la corretta esecuzione di un qualsiasi processo aziendale posto in essere per soddisfare una richiesta o bisogno (input), proveniente dall’interno dell’azienda piuttosto che da entità esterne ad essa e che tutto questo è realizzabile progettando e implementando adeguati sistemi informativi volti a ottimizzare l’impiego delle risorse, il tutto può essere rappresentato per chiarezza come raffigurato nella figura qui rappresentata:

Le risorse, definite anche “asset aziendali”, costituiscono la materia prima con la quale è possibile fare in modo che i sistemi informativi possano operare al meglio in funzione del raggiungimento di un obiettivo aziendale e possono essere:

• Tangibili – Risorse tecnologiche e umane
• Intangibili – capacità e competenze operative e organizzative

È importante a questo punto aprire una parantesi e fare notare, ancora una volta, che

La creazione delle competenze

La conoscenza è creata attraverso un ciclo virtuoso senza soluzione di continuità i cui cardini fondamentali sono:

• Individuare
• Preservare
• Valorizzare
• Condividere
• Aggiornare

Che tradotto per chiarezza in un semplice schema operativo di analisi per la risoluzione di un problema reale, risulta essere:

• La definizione del problema in ogni suo aspetto e implicazione
• La formulazione e la costruzione di un modello di organizzazione e procedura
• La soluzione del modello stesso attraverso l’applicazione pratica
• La valutazione della soluzione
• L’implementazione finale della soluzione rendendola operativa

L’approccio alla formulazione del modello, deve essere naturalmente strutturato tenendo presente la fattibilità sia a livello di strategia organizzativa che dal punto di vista tecnologico; esistono a questo riguardo alcuni fattori critici da tenere ben presente che possono determinare il successo o il fallimento di un progetto: spesso crescenti investimenti in tecnologie informatiche non sono sembrati generare gli attesi livelli di produttività e la ragione di tutto questo è spesso da ricondurre a uno o più di questi fattori:

• Gli strumenti informatici sono stati adottati ma non assimilati: la fase di adozione delle tecnologie informatiche comprendo solo l’acquisizione e la conoscenza di tali strumenti; l’assimilazione significa avvicinare tali tecnologie alle caratteristiche dell’azienda e contemporaneamente rendere l’azienda pronta a utilizzarle pienamente
• Le risorse non sono state correttamente dimensionate
• La continua evoluzione delle risorse tecnologiche
• Determinare quando è il momento di aggiornare queste risorse nel momento in cui si individui un vantaggio competitivo o organizzativo immediato o futuro, nel momento in cui questo viene ritenuto come proattivo alle scelte strategiche aziendali.

Il ruolo del responsabile IT

Esiste un profilo a livello di risorse umane che può gestire al meglio tutti questi aspetti: stiamo parlando di un “responsabile IT” la cui funzione è quella di occuparsi della gestione, manutenzione ed esercizio dei sistemi informativi aziendali, di Identificare esigenze organizzative e informative, pianificare e sviluppare progetti di miglioramento dei sistemi IT e garantire la qualità ed il rispetto dei requisiti di legge (tutela privacy). Chi svolge questa funzione, da solo o in team, come figura interna all’azienda o esterna ad essa, non deve essere, e nemmeno deve essere considerato come ancora troppo spesso avviene, solo un tecnico “puro” la cui attività è quella di risolvere problemi nell’immediato dovuti a guasti o errori generati da software, ma deve essere colui che propone spinte al cambiamento evolutivo, che pone le basi per creare competenze, e che progetta soluzioni combinando al meglio le risorse dell’information technology che semplificando al massimo sono le seguenti:

• ERP Enterprise Resource Plannig – Gestione integrata di tutti i dati aziendali attraverso l’impiego di un unico database centralizzato sul quale sono interfacciate tutte le aree funzionali aziendali
• CRM Customer Relationship Management – gestione delle relazioni con i clienti, sia nell’area commerciale che di marketing che di pre e post vendita
• SCM Supply Chain Management – Sistemi dedicati all’acquisizione di risorse e materie prime e loro trasformazione in azienda: seguono tutto il percorso produttivo integrando le informazioni relative a disponibilità, tempi di consegna e programmazione della produzione. Dispongono spesso di importanti collegamenti con soggetti esterni all’impresa quali fornitori di beni o servizi.
• SID Sistemi informativi Direzionali – Un Sistema Informativo Direzionale è un sistema che acquisisce, gestisce, elabora, presenta, programma la acquisizione, gestione, elaborazione, presentazione di informazioni di utilità reale o potenziale per un’azienda. L’utilità può essere passata, presente, futura, locale, regionale, nazionale, internazionale, multinazionale o globale.
• Transazioni B2B – Business-to-business, spesso indicato con l’acronimo B2B, in italiano commercio interaziendale, è una locuzione utilizzata per descrivere le transazioni commerciali elettroniche tra imprese Es: EDI – Portali servizi – Fatturazione Elettronica
• Transazioni B2C – Business to Consumer. Con Business to Consumer, spesso abbreviato in B2C, si indicano le relazioni che un’impresa commerciale detiene con i suoi clienti per le attività di vendita e/o di assistenza.
• DMS – Document Management System letteralmente “Sistema di gestione dei documenti” è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti. Tecnicamente il DMS è un’applicazione lato server che si occupa di eseguire operazioni talvolta massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi

Il ruolo del Responsabile IT, soprattutto come profondo conoscitore dei flussi di lavoro interni all’azienda, è sempre più importante, per non dire necessario, per un corretto orientamento aziendale nella scelta e nella condivisione delle soluzioni volte a supportare l’organizzazione nel conseguimento degli obiettivi che questa si pone nell’individuazione dei quali egli deve essere necessariamente coinvolto, almeno a livello consulenziale. Questo è il presupposto corretto per massimizzare il risultato degli investimenti volti al miglioramento o al potenziamento delle risorse aziendali.