I software per la gestione dei documenti digitali aiutano le PMI a riorganizzare i propri processi aziendali. Un utile strumento di ottimizzazione e automatizzazione, per spingere le piccole medie imprese nel loro percorso di trasformazione digitale. Ma occorre attenzione. Vediamo qual è la situazione.
Le fasi della digitalizzazione
Le imprese italiane fino a tempi molto recenti, hanno in larga parte letteralmente subito la digitalizzazione come qualcosa di estraneo alla loro organizzazione, imposto sia da normative fiscali che da clienti con sufficiente peso contrattuale, in grado cioè di esigere determinati servizi come condizione essenziale per il perfezionamento di un contratto di fornitura. La fase attuale sembra essere quella di una presa di conoscenza dell’ineluttabilità del cambiamento e al tempo stesso, della volontà di armonizzare le procedure aziendali alle mutate richieste provenienti dall’esterno, per fare in modo che venga salvaguardata e possibilmente aumentata l’efficienza delle operazioni effettuate, ma questo approccio ha spesso insito il limite di considerare esclusivamente le operazioni direttamente collegabili al risultato da ottenere, senza perciò procedere a individuare tutte le opportunità di miglioramento e cogliere in questo modo risultati ben più tangibili.
I tempi sono ormai maturi affinché si proceda alla fase successiva del percorso di digitalizzazione, che consiste nel non aspettare necessariamente input esterni, ma bensì nell’assumere un atteggiamento più costruttivo e cercare perciò di agire autonomamente per guadagnare realmente in efficienza interna e per assumere un ruolo propositivo verso le controparti, anticipandone per quanto possibile le esigenze, fornendo servizi che siano proposti e percepiti come un valore aggiunto alla transazione commerciale e contemporaneamente, ad esempio, abbattere la necessità di comunicazioni telefoniche con evidente risparmio di tempo per ambo le parti (ad esempio nella logistica delle spedizioni, ancora molto e troppo destrutturata in numerose realtà).
Dato per scontato l’assunto che alla base della digitalizzazione all’interno dell’azienda deve esserci un approccio logico e organizzativo, volto a individuare e riconsiderare in chiave di aumento di produttività le procedure aziendali (di questo ne ho parlato in precedenti articoli), è necessario per una corretta valutazione, una adeguata informazione in merito agli strumenti attualmente disponibili per il raggiungimento dello scopo, che non deve essere necessariamente tecnica, ma almeno nella fase iniziale, di semplice percezione di quello che è possibile e lecito attendersi in termine di risultati finali; sarà la successiva identificazione e tempificazione degli obiettivi da raggiungere in base alle priorità definite, a tracciare il percorso da seguire e a indirizzare l’imprenditore vero la soluzione reputata adatta allo scopo.
Il ruolo dei software per la gestione documentale
Una volta verificato che si sta utilizzando l’ERP aziendale nel modo più corretto e completo possibile, vorrei porre il focus di questo mio piccolo contributo su una particolare categoria di soluzioni software che stanno guadagnando ogni anno una sempre più consistente fetta di mercato, forti della loro grande versatilità e possibilità di coprire vaste aree dei processi aziendali: mi riferisco espressamente alle soluzioni chiamate di gestione documentale, nate per gestire in un flusso organizzato i diversi documenti in uso all’azienda, ma che ormai devono necessariamente essere inquadrati come strumenti completi, adatti a gestire dati e flussi di lavoro procedurali in conformità all’organigramma e funzionigramma aziendale.
La vastità di applicazioni possibili di questi software merita di essere illustrata, non tanto nelle singole funzioni, impresa impossibile in un solo articolo, quanto nelle modalità di approccio a un loro corretto e funzionale sviluppo e utilizzo, evidenziandone i punti di forza senza volutamente entrare in profondità degli aspetti tecnici che li riguardano. Innanzitutto la definizione “gestione documentale” è ormai molto riduttiva e spesso fuorviante quando si tratta di prendere in considerazione la possibilità di avvalersi di questi software, proprio perché l’oggetto da trattare non è, e deve esserlo sempre meno, un documento vero e proprio (almeno nell’accezione comune del termine), ma sempre di più dati che da disaggregati devono essere contestualizzati per diventare informazioni utili e attendibili: se la funzione archivistica di queste sempre più complete suite, deve sicuramente essere valorizzata, soprattutto alla luce del sempre più diffuso utilizzo dei documenti informatici (definiti dal Codice Amministrazione digitale come “documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”) che per essere validi e opponibili a terzi devono essere conservati con opportune modalità nella loro forma originale, l’importanza maggiore nell’approccio a mio avviso, va data alla loro capacità di gestire e organizzare flussi di lavoro (workflow management) di natura sia operativa che approvativa.
Pensiamo ad esempio al fatto di tutt’altro che secondaria importanza, che i dati o i documenti inviati e spediti dell’azienda sono di proprietà dell’azienda stessa e consideriamo rapidamente quanti di questi transitano ad esempio su account di posta personali degli operatori che in quanto tali, hanno nel bene o nel male il totale controllo su di essi e possono di conseguenza agevolare o ritardare l’avvio o la prosecuzione di un processo aziendale. Riflettiamo sulla moltitudine di canali di comunicazione a disposizione degli addetti coinvolti nello sviluppo di una trattativa commerciale e realizziamo quale sia il grado di condivisione in modo strutturato di tutte queste informazioni: ogni mancato aggiornamento o peggio perdita di una sola di queste può potenzialmente generare ritardi o errori, nella migliore delle ipotesi rende necessaria una successiva e antieconomica operazione di aggiornamento sulla situazione degli altri operatori coinvolti.
La riorganizzazione dei processi aziendali
Le problematiche sopra evidenziate (tralasciando l’ipotesi di dolo o negligenza di uno o più operatori o la cessazione di un rapporto di lavoro con conseguente chiusura e cancellazione dell’account di posta personale del dipendente) possono tranquillamente essere replicate in ogni comparto aziendale, dalla produzione fino ai processi amministrativi aumentando esponenzialmente i fattori di rischio e le diseconomie: è innegabile a questo punto quanto siano perfettibili gran parte delle organizzazioni aziendali, sia pur collaudate e gestite da personale capace ed adeguatamente formato. I processi e le relative procedure aziendali sono quasi sempre interdipendenti tra di loro: questo non fa che aumentare l’importanza di poter contare su un’organizzazione adeguatamente progettata e funzionale, allo scopo di agevolare la corretta esecuzione delle attività necessarie limitando al massimo i tempi di esecuzione e le possibilità di errore imputabili spesso ad una eccessiva discrezionalità operativa.
Si pensi a come è cambiata la modalità di registrazione delle fatture passive con l’avvento della FEB2B, centralizzandone l’acquisizione e limitando al massimo la digitazione manuale dei dati, agli automatismi di trattamento che possono essere implementati e per trasposizione immaginiamo quello che potrebbe essere il risultato, avendo la possibilità di replicare queste modalità nei documenti attinenti alla logistica o all’acquisizione ordini di vendita (la gestione degli ordinativi della sanità pubblica dal 1 Febbraio 2020 utilizzerà l’NSO per la comunicazione bidirezionale tra le parti), potendo disporre di funzioni di fascicolazione logica di documenti di diversa natura, fino al caricamento automatico passando per i vari step autorizzativi, tutti tracciati e accessibili selettivamente alle varie figure autorizzate.
Il patrimonio dei dati
Solo in questo modo il dato rimarrà sempre patrimonio aziendale e, se necessario e opportunamente conservato, agevolmente e rapidamente opponibile a terzi: non sto parlando di soluzioni avveniristiche o di voli pindarici in un ipotetico futuro prossimo, è la realtà attuale calata in modo pratico in un progetto perfettamente fattibile a costi contenuti, che avrà come risultato la soluzione di diversi problemi in modo perfettamente tracciabile e quantificabile nei benefici; i supporti su cui viaggiano i dati stanno rapidamente e in modo incontrovertibile cambiando ed evolvendo, si tratta di aggiornarne le modalità di trattamento sfruttandone al massimo i tanti aspetti positivi, facendo in modo di prevenire la situazione in cui si raggiunga una massa critica di dati che le procedure ad essi collegate non riescano più a gestire in modo razionale e in tempi idonei alle necessità operative.
Molti dei dati necessari possono essere agevolmente letti o acquisiti ed integrati automaticamente dal software gestionale in uso all’azienda, dalla lettura di documenti strutturati o dalla posta elettronica aziendale utilizzando un numero illimitato di account, ed eventualmente solo integrati, in modo da poter disporre di dati costantemente aggiornati senza la necessità di re-imputazioni manuali, creando in questo modo un flusso omogeneo e non interrotto, in cui ogni attore coinvolto riceva le informazioni necessarie e a sua volta esegua le attività di sua competenza, in modo da dare il suo contributo utile agli step procedurali successivi, anche potendo contare su alert automatici al verificarsi di particolari situazioni considerate potenzialmente critiche.
Conclusioni
La caratteristica di queste soluzioni sta nel fatto che le strutture di gestione vengono implementate concatenando e parametrizzando opportunamente oggetti software già previsti e presenti all’interno della suite, esattamente come si potrebbe arrivare a costruzioni complesse partendo da singoli mattoncini, in sostanza si tratta quasi esclusivamente di assemblaggio di oggetti con caratteristiche diverse fra di loro, più che sviluppo software vero e proprio, possono così essere create da zero soluzioni ad hoc per la gestione ordinata di documentazione tecnica interna (disegni CAD o file di configurazione dei macchinari digitali per una specifica produzione), oppure di archiviazione documenti inerenti alle certificazioni di qualità o al recente GDPR in materia di privacy; il tutto senza scrivere programmi ex novo e riducendo conseguentemente i tempi e i costi di implementazione e test.
In pratica è possibile sviluppare una struttura a rete che copre tutta l’attività aziendale e che permette di ottenere, sia una gestione completa e controllata dei documenti e dei flussi di lavoro ad essi connessi, sia la possibilità di integrare le funzioni di software diversi in modo da rendere fluido l’avanzamento dei processi. I concetti esposti di organizzazione del lavoro non sono assolutamente nuovi, la novità vera sta nel fatto che esistono soluzioni perfettamente scalabili anche in realtà medio piccole, che rendono raggiungibili e applicabili modalità operative fino a poco tempo fa riservate ad aziende che potevano disporre di asset organizzativi molto importanti, sia numericamente che dal punto di vista delle risorse economiche impiegabili. Vi invito quantomeno a prendere atto degli aspetti trattati in questo breve articolo calandoli nella praticità quotidiana e ad approfondire la vostra conoscenza in materia ponendovi degli interrogativi e cercando possibili soluzioni nel vasto panorama di soluzioni disponibile attualmente: considerate il tempo dedicato come un investimento per il futuro.
