La novità in materia di notificazione degli atti civili, amministrativi e stragiudiziali da parte degli avvocati tramite invio postale generato con mezzi telematici mirano ad alleggerire le attività degli uffici Unep e, quindi, alla semplificazione della macchina della giustizia.
Notificazione atti in via telematica
L’art. 25 bis (rubricato Disposizioni per favorire l’impiego di mezzi telematici per le notificazioni di atti civili, amministrativi e stragiudiziali da parte degli avvocati) del d.l. n. 19/2024, convertito con modificazioni con l. n. 56/2024, novella l’art. 3 l. n. 53/1994, con il dichiarato fine di semplificare il procedimento di notificazione. La l. n. 53/1994 – innovando profondamente la materia e semplificando l’attività di notificazione – disciplina la facoltà di notificazione di atti civili, amministrativi e stragiudiziali da parte degli avvocati per mezzo del servizio postale o mediante posta elettronica certificata.
In particolare, il predetto art. 3 l. n. 53/1994 disciplina le modalità della notificazione per mezzo del servizio postale. Il suddetto art. 25 bis d.l. n. 19/2024 (conv. con modif. con l. n. 56/2024) – introdotto nel corso dell’esame alla Camera in sede referente – è volto alla semplificazione e alla modernizzazione delle procedure di notificazione degli atti civili, amministrativi e stragiudiziali per gli avvocati, favorendo in tal modo il raggiungimento degli obiettivi funzionali all’attuazione del PNRR.
Nello specifico, l’art. 25 bis d.l. n. 19/2024 (conv. con modif. con l. n. 56/2024) aggiunge il nuovo comma 2 bis all’art. 3 l. n. 53/1994, il quale dispone:
“2-bis. È consentita la notificazione tramite un invio postale generato con mezzi telematici. A tal fine, nella relazione di notificazione il notificante dà atto delle modalità di invio e indica il nome, il cognome, la residenza o dimora o domicilio del destinatario, nonché il domicilio del notificante, il numero del registro cronologico di cui all’articolo 8 e gli elementi previsti dal comma 2 del presente articolo. L’atto è sottoscritto digitalmente dal notificante nel rispetto della normativa processuale, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici.
L’ufficiale postale appone la propria firma digitale o un sigillo elettronico qualificato sul documento informatico, stampa la copia da notificare e l’avviso di ricevimento e confeziona il piego raccomandato, riportando su ciascuna pagina della copia da notificare il numero identificativo dell’invio postale e attestando la conformità della copia al documento informatico trasmesso. Nell’avviso di ricevimento sono contenute le indicazioni di cui al comma 2”.
I chiarimenti della Cassazione
Si tratta di una novità di rilievo per l’avvocato che notifica, in proprio, per mezzo del servizio postale, non esistendo limiti di competenza territoriale, al contrario di quanto accade nel caso di intermediazione necessaria dell’ufficiale giudiziario.
Sul punto è intervenuta la Corte di cassazione, chiarendo che il nuovo tipo di notificazione delineato dalla l. n. 53/1994 (che si affianca alle forme tradizionali di notificazione) si basa sull’eliminazione dell’intermediazione dell’ufficiale giudiziario, trasformando il difensore in organo del relativo procedimento notificatorio. Deriva che – a differenza dell’ufficiale giudiziario, per il quale, in quanto inserito nell’organico giudiziario, vige il principio fondamentale della competenza territoriale – l’avvocato non incontra alcun limite (territoriale) alla sua potestà notificatoria, nessuna questione di competenza territoriale potendosi configurare nei suoi confronti (cfr. Cass., Sez 1 civ., 25/06/2003 n. 10077; Cass., Sez, lav., 19/02/2000 n. 1938).
L’autorizzazione del proprio Consiglio dell’Ordine degli avvocati
Ai sensi della l. n. 53/1994, l’avvocato può notificare a determinate condizioni, fra le quali:
- l’iscrizione all’albo;
- l’autorizzazione dal proprio Consiglio dell’Ordine;
- la tenuta del registro cronologico.
L’art. 7 l. n. 53/1994 prevede che l’avvocato che intende avvalersi delle facoltà previste dalla medesima legge deve essere preventivamente autorizzato dal Consiglio dell’Ordine di appartenenza. L’autorizzazione può essere concessa esclusivamente agli avvocati che non hanno procedimenti disciplinari pendenti e non hanno riportato la sanzione disciplinare della sospensione dall’esercizio professionale o altra più grave sanzione (cancellazione o radiazione).
Il Registro cronologico conforme al modello ministeriale
L’avvocato che ha ottenuto l’autorizzazione deve, necessariamente, munirsi del registro cronologico, il quale deve essere conforme al modello stabilito dal Ministero della Giustizia (allegato al d.m. 27/05/1994) e può essere acquistato presso i rivenditori specializzati, richiedendo specificatamente il registro cronologico per gli atti di notificazione in materia civile, amministrativa e stragiudiziale a uso dell’avvocato. Tale registro può essere anche costituito da moduli continui vidimati “uso computer”, i quali devono contenere tutte le voci previste dal modello stabilito dal Ministero.
Ottenuta l’autorizzazione, il predetto registro va numerato e vidimato, in ogni mezzo foglio, dal Presidente del Consiglio dell’Ordine o da un consigliere delegato a tale scopo.
Nel registro va annotata giornalmente, a cura del professionista notificante, ogni notificazione eseguita. Ai fini del compimento di tali annotazioni, l’avvocato è considerato pubblico ufficiale. Il registro va tenuto secondo le ordinarie norme, senza spazi bianchi, abrasioni, con cancellazioni leggibili e senza uso del c.d. bianchetto per cancellare.
Cosa inserire nel registro cronologico
Specificamente, nel registro cronologico l’avvocato deve annotare:
- il numero d’ordine della notificazione: è un numero progressivo per ogni notifica, per ogni destinatario del medesimo atto; la numerazione prosegue, anche se cambia l’anno;
- il cognome e il nome della parte istante;
- la natura dell’atto da notificare;
- l’Ufficio Giudiziario ed eventualmente la Sezione;
- il cognome ed il nome del destinatario della notifica;
- l’indirizzo ove l’atto deve essere spedito (notifica postale) o il luogo ove è avvenuta la notifica diretta;
- il numero della raccomandata e l’Ufficio Postale;
- la data di spedizione e quella di ricezione;
- le spese postali;
- se la notifica è fatta a mani d’altro avvocato, la data e l’ora della consegna, indicando le generalità del ricevente e facendolo sottoscrivere;
- gli estremi del deposito in cancelleria di copia dell’atto notificato in caso di opposizione ex art. 645 c.p.c. o di impugnazione.
Come fare la relazione di notificazione
Nella relazione di notificazione il notificante dà atto delle modalità dell’invio, indica generalità e residenza, dimora o domicilio del destinatario, il domicilio del notificante, il numero del registro cronologico di cui all’art. 8 nonché i dati previsti dal co. 2.
È opportuno inserire nella relata di notifica anche il riferimento alla procura ad litem, dato che, ai sensi dell’art. 1 l. n. 53/1994, solo l’avvocato munito di procura ex art. 83 c.p.c. e di autorizzazione può eseguire questo tipo di notificazione.
Di seguito un modello di relazione di notificazione, il quale è meramente esemplificativo e costituisce un semplice suggerimento; pertanto, non costituendo parere legale, non potrà generare alcun tipo di responsabilità in capo all’autrice dell’articolo.
L’atto digitale oggetto di notifica
Il nuovo co. 2 bis l. n. 53/1994 dispone, fra l’altro, quanto segue:
- l’atto è sottoscritto digitalmente dal notificante;
- nel rispetto della normativa processuale, anche regolamentare, sulla sottoscrizione, trasmissione e ricezione dei documenti informatici.
Il suddetto rinvio alla normativa processuale, anche regolamentare, sulla sottoscrizione, trasmissione e ricezione dei documenti informatici impone all’interprete un complesso lavoro di individuazione e di ricostruzione del quadro legislativo da osservare.
Intanto, la recente Riforma Cartabia ha abrogato gli artt. 16 decies e 16 undecies d.l. n. 179 del 2012 – trasferendo la disciplina negli stessi contenuta nel nuovo Titolo V ter disp. att. c.p.c. dedicato alla giustizia digitale. In particolare, l’art. 196 novies disp. att. c.p.c., rubricato Potere di certificazione di conformità di copie di atti e di provvedimenti contiene, al co. 1, la disposizione dettata dall’art. 16 decies del d.l. n. 179 del 2012 e, al co. 2, la regola relativa al potere di attestazione contenuta al comma 2 dell’art. 16 bis del d.l. n. 179 del 2012. Il nuovo art. 196 undecies disp. att. c.p.c., rubricato Modalità dell’attestazione di conformità, contiene, con modifiche di mero drafting, la disposizione attualmente dettata dall’art. 16 undecies del d.l. n. 179 del 2012.
Le modifiche per il processo civile
L’atto oggetto di notifica può essere, fra l’atro, un atto introduttivo del procedimento civile (a titolo esemplificativo, può trattarsi di atto di citazione, di un ricorso, di un atto di intervento ecc.), nel qual caso sarà un documento nativo digitale sottoscritto digitalmente oppure la copia informatica di un atto processuale di parte o un provvedimento del giudice presente nel fascicolo processuale o trasmesso in allegato alle comunicazioni telematiche. Di qui il richiamo agli artt. 196 octies, 196 novies, 196 undecies disp. att. c.p.c.
Inoltre, il d.m. n. 217/2023 ha aggiornato il d.m. n. 44/2011 (recante il Regolamento concernente le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell’articolo 4, commi 1 e 2, del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010 n. 24) in modo significativo. Le modifiche – entrate in vigore dal 14/01/2024 – vanno a modificare, ad abrogare e a inserire nuovi articoli in quelle che sono le regole tecniche del processo civile telematico. Tra le novità più rilevanti v’è l’adeguamento generale e il richiamo al Reg. UE n. 910/2014 (c.d. eIDAS), con l’obiettivo di rendere interoperabili strumenti quali firme elettroniche avanzate, servizi elettronici di recapito certificato qualificato e sistemi di identificazione e autenticazione elettronica in ambito UE. L’art. 11 (rubricato Formato dell’atto del procedimento in forma di documento informatico) d.m. n. 44/2011 stabilisce che l’atto del procedimento in forma di documento informatico è privo di elementi attivi ed è redatto nei formati previsti dalle specifiche tecniche di cui all’art. 34, che stabiliscono altresì le informazioni strutturate destinate a essere inserite nei registri informatici.
L’art. 13 (rubricato Trasmissione dei documenti da parte dei soggetti abilitati esterni nel procedimento civile) d.m. n. 44/2011 prevede, per quanto di interesse, che nel procedimento civile, gli atti e i documenti in forma di documento informatico di cui agli artt. 11 e 12 possono essere trasmessi da parte dei soggetti abilitati esterni, con modalità telematiche, secondo le specifiche tecniche stabilite dall’art. 34 d.m. n. 44/2011. I documenti informatici di cui al co. 1 art. 13 d.m. n. 44/2011 si intendono ricevuti dal dominio giustizia nel momento in cui viene generata la conferma della trasmissione, secondo le specifiche tecniche stabilite dall’art. 34.
Va, infine, considerato che l’art. 2 co. 6 CAD (Codice dell’Amministrazione digitale, d.lgs n. 82/2005) dispone, fra l’altro, che le disposizioni del CAD si applicano al processo civile “in quanto compatibili e salvo che non sia diversamente disposto dalle disposizioni in materia di processo telematico”.
Quando la notifica è nulla
È utile ribadire che, a norma dell’art. 1 l. n. 53/1994, solo l’avvocato munito di procura alle liti può eseguire direttamente le notifiche. Pertanto, potrebbe rendersi necessario allegare la procura alle liti all’atto oggetto di notifica (onde evitare pretestuose contestazioni), munita della relativa attestazione di conformità nel caso di copia informatica per immagine di procura rilasciata su supporto analogico.
L’art. 11 l. n. 53/1994 commina la sanzione della nullità della notifica – rilevabile d’ufficio – in caso di mancanza dei requisiti soggettivi e oggettivi previsti dalla legge stessa, se non sono osservate le disposizioni della legge medesima e, in ogni caso, se vi è incertezza sulla persona cui è stata consegnata la copia dell’atto o sulla data della notifica. In ogni caso, anche nel caso di notifica ai sensi degli artt. 1 ss. l. n. 53/1994, trova applicazione il principio generale fissato dall’art. 156 c.p.c., il quale dispone, fra l’altro, che la nullità non può mai essere pronunciata se l’atto ha raggiunto lo scopo cui è destinato.
Il ruolo dell’Ufficiale postale
L’Ufficiale postale svolge un ruolo importante nella procedura di notificazione disciplinata dall’art. 3 l. n. 53/1994 e per quanto di interesse:
- appone la propria firma digitale o un sigillo elettronico qualificato sul documento informatico;
- stampa la copia da notificare e l’avviso di ricevimento e confeziona il piego raccomandato, riportando su ciascuna pagina della copia da notificare il numero identificativo dell’invio postale e attestando la conformità della copia al documento informatico trasmesso.
L’avviso di ricevimento
Nell’avviso di ricevimento sono contenute le indicazioni di cui al comma 2: pertanto, per le notificazioni di atti effettuate prima dell’iscrizione a ruolo della causa o del deposito dell’atto introduttivo della procedura, l’avviso di ricevimento deve indicare come mittente la parte istante e il suo procuratore; per le notificazioni effettuate in corso di procedimento, l’avviso deve indicare anche l’ufficio giudiziario e, quando esiste, la sezione dello stesso.
Il perfezionamento della notifica nei riguardi del notificante
La Corte di cassazione ha stabilito che, in tema di notificazione a mezzo del servizio postale – a seguito della sentenza n. 477/2002 della Corte costituzionale – la notificazione a mezzo posta deve ritenersi tempestiva per il notificante al solo compimento delle formalità direttamente impostegli dalla legge, ossia con la consegna dell’atto da notificare all’Ufficiale giudiziario, mentre per il destinatario resta fermo il principio del perfezionamento della notificazione soltanto alla data di ricezione dell’atto, attestata dall’avviso di ricevimento del plico postale che lo contiene.
Tale principio ha carattere generale e trova applicazione anche nell’ipotesi in cui la notifica a mezzo posta venga eseguita, anziché dall’Ufficiale giudiziario, dal difensore della parte, ai sensi della l. n. 53/1994, essendo irrilevante il dato soggettivo dell’autore della notificazione, con l’unica differenza che alla data di consegna dell’atto all’ufficiale giudiziario va in tal caso sostituita la data di spedizione del piego raccomandato (cfr. Cass., Sez. 3 civ., 01/04/2004 n. 6402).
