Notifiche telematiche, cosa cambia con il DL Semplificazioni: ecco le regole

Più importanza al ruolo della PEC, il cui uso per la corrispondenza tra PA e professionisti o imprese viene favorito da nuove norme, ma anche rilevanti modifiche relative alle notifiche degli atti pubblici: vediamo cosa dice il Decreto Semplificazioni

Il Decreto Semplificazioni introduce nel nostro ordinamento giuridico norme che favoriscono la diffusione dell’amministrazione digitale. Tali norme contengono significative novità anche in materia di notificazioni telematiche oltre che di utilizzo della PEC nei rapporti fra PA, imprese e professionisti nonché di notifiche digitali degli atti pubblici. Approfondiamo tali novità introdotte, accennando anche alle notificazioni digitali degli atti della PA.

Indice degli argomenti

La normativa sulle notifiche telematiche

Per prima cosa, al fine di consentire una precisa comprensione delle novità introdotte è opportuna una breve digressione sulle notifiche telematiche. L’art. 28 (rubricato Semplificazione della notificazione e comunicazione telematica degli atti in materia civile, penale, amministrativa, contabile e stragiudiziale) DL n. 76/2020 riforma gli artt. 16 e 16 ter del DL n. 179/2012 (convertito con modifiche dalla legge numero 221/2012) in materia di notificazioni telematiche alla PA. L’art. 16, comma 4, d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012), fra l’altro, prevede che nei procedimenti civili e in quelli davanti al Consiglio nazionale forense in sede giurisdizionale, le comunicazioni e le notificazioni a cura della cancelleria sono effettuate esclusivamente per via telematica all’indirizzo di p.e.c. risultante da “pubblici elenchi” o comunque accessibili alle Pubbliche Amministrazioni (“PP.AA.”), secondo la normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. Allo stesso modo si procede per le notificazioni a persona diversa dall’imputato a norma degli artt. 148, comma 2 bis, 149, 150 e 151, comma 2, c.p.p. La relazione di notificazione è redatta in forma automatica dai sistemi informatici in dotazione alla cancelleria.

Come già accennato, l’art. 28, comma 1, d.l. n. 76/2020 ha riformato il comma 12 dell’art. 16 d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012), il quale ora dispone che, al fine di favorire le comunicazioni e notificazioni per via telematica alle PP.AA., le PP.AA. di cui all’art. 1, comma 2, del d. lgs n. 165/2001 (e successive modificazioni), comunicano al Ministero della giustizia, con le regole tecniche adottate ai sensi dell’art. 4, comma 1, d.l. n. 193/2009 (conv. con modif. dalla l. n. 24/2010) l’indirizzo di p.e.c. conforme a quanto previsto dal d.P.R. n. 68/2005 (e successive modificazioni) a cui ricevere le comunicazioni e notificazioni. L’elenco formato dal Ministero della giustizia è consultabile esclusivamente dagli uffici giudiziari, dagli uffici notificazioni, esecuzioni e protesti, e dagli avvocati. Con le medesime modalità, le PP.AA. possono comunicare altresì gli indirizzi di p.e.c. di propri organi o articolazioni, anche territoriali, presso cui eseguire le comunicazioni o notificazioni per via telematica nel caso in cui sia stabilito presso questi l’obbligo di notifica degli atti introduttivi di giudizio in relazione a specifiche materie ovvero in caso di autonoma capacità o legittimazione processuale. Per il caso di costituzione in giudizio tramite propri dipendenti, le PP.AA. possono altresì comunicare ulteriori indirizzi di p.e.c., riportati in una speciale sezione dello stesso elenco di cui all’art. 16 d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012) e corrispondenti a specifiche aree organizzative omogenee, presso cui eleggono domicilio ai fini del giudizio.

Anche il comma 13 del medesimo art. 16 d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012) è stato riformato, prevedendo oggi che, in caso di mancata comunicazione ai sensi del comma 12, le comunicazioni e notificazioni a cura della cancelleria si effettuano ai sensi dei commi 6 e 8 e le notificazioni a istanza di parte si effettuano ai sensi dell’articolo 16 ter, comma 1 ter.

Le notifiche telematiche a istanza di parte

Per quanto concerne le notifiche telematiche a istanza di parte, l’art. 16 quater d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012) ha inserito l’art. 3 bis nella l. n. 53/1994, il quale prevede la possibilità per gli avvocati senza necessità di preventiva autorizzazione del Consiglio dell’Ordine di appartenenza di notificare atti in materia civile, amministrativa e stragiudiziale a mezzo PEC L’art. 3 bis l. n. 53/1994 stabilisce che, per effettuare una notifica telematica, l’avvocato deve utilizzare una casella di posta elettronica risultante da un pubblico elenco e che anche l’indirizzo p.e.c. del destinatario risulti da tale elenco.

La notifica si perfeziona, per il soggetto notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione e, per il destinatario, nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna, ricevute previste dall’ art. 6 del d.P.R. n. 68/2005. Nel messaggio di p.e.c. deve essere inserito l’atto da notificare e la relazione di notificazione e l’oggetto del messaggio deve contenere la locuzione “notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994”. Il contenuto della c.d. “relata di notificazione” che è un documento informatico separato rispetto all’atto da notificare e che deve essere sottoscritto digitalmente dall’avvocato è predeterminato dal Legislatore e deve comprende:

il nome, cognome e il codice fiscale dell’avvocato notificante [cfr. art. 3 bis comma 5, lett. a) l. n. 53/1994];
il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale e il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti [cfr. art. 3 bis comma 5, lett. c) l. n. 53/1994];
il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario [cfr. art. 3 bis comma 5, lett. d) l. n. 53/1994];
l’indirizzo di p.e.c. a cui l’atto viene notificato [cfr. art. 3 bis comma 5, lett. e) l. n. 53/1994];
l’indicazione dell’elenco da cui l’indirizzo p.e.c. è stato estratto [cfr. art. 3 bis comma 5, lett. f) l. n. 53/1994];
l’attestazione di conformità ai sensi dell’art. 16 undecies d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012) [cfr. art. 3 bis comma 5, lett. g) l. n. 53/1994].

Per le notificazioni effettuate in corso di procedimento deve, inoltre, essere indicato l’ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l’anno di ruolo (cfr. art. 3 bis comma 6, l. n. 53/1994). Se l’atto da notificare è una copia informatica di documento informatico, l’avvocato deve attestarne comunque la conformità nella relazione di notificazione ai sensi dell’art. 16 undecies d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012). Se, invece, il documento informatico da notificare è un duplicato informatico dell’atto o provvedimento da notificare non vi è necessità di attestazione.

L’avvocato che compila la relazione o le attestazioni di conformità è considerato pubblico ufficiale e il compimento di irregolarità o abusi nell’esercizio delle facoltà previste dalla legge costituisce grave illecito disciplinare, indipendentemente dalla responsabilità prevista da altre norme [art. 6 l. n. 53/1994; art. 16 undecies, comma 3 bis, d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012)]. Ai sensi dell’art. 11 l. n. 53/1994, le notificazioni in proprio, analogiche o digitali, sono nulle e la nullità è rilevabile d’ufficio, se mancano i requisiti soggettivi e oggettivi ivi previsti, se non sono osservate le disposizioni di cui agli articoli indicati e, comunque, se vi è incertezza sulla persona cui è stata consegnata la copia dell’atto o sulla data della notifica.

I “pubblici elenchi” e la validità delle notifiche

Come già accennato, ai fini della validità della notifica, l’art. 3 bis l. n. 53/1994 stabilisce che, per effettuare una notifica telematica, l’avvocato deve utilizzare una casella di posta elettronica risultante da un “pubblico elenco” e che anche l’indirizzo p.e.c. del destinatario risulti da tale elenco. L’art. 16 ter d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012) riformato dall’art. 28 d.l. n. 76/2020 ai fini della notificazione e comunicazione degli atti in materia civile, penale, amministrativa, contabile e stragiudiziale, sono “pubblici elenchi” dai quali possono essere attinti gli indirizzi p.e.c. dei destinatari delle notifiche telematiche quelli previsti dalle seguenti norme:

art. 6 bis CAD (rubricato Indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti), il quale prevede la istituzione di un pubblico elenco denominato Indice nazionale dei domicili digitali (INI-PEC) delle imprese e dei professionisti, presso il Ministero dello sviluppo economico;
art. 6 quater CAD (rubricato Indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche e degli altri enti di diritto privato, non tenuti all’iscrizione in albi professionali o nel registro delle imprese), che non risulta essere stato ancora istituito;
art. 62 CAD (rubricato Anagrafe nazionale della popolazione residente-ANPR), non ancora istituito. Al completamento dell’ANPR di cui all’art. 62, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) provvede al trasferimento dei domicili digitali contenuti nell’elenco di cui all’art. 6 quater CAD nell’ANPR;
art. 16 comma 12 d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012), il quale prevede la istituzione di un registro, formato dal Ministero della giustizia, contenente gli indirizzi di p.e.c. delle PP.AA., consultabile esclusivamente dagli uffici giudiziari, dagli uffici notificazioni, esecuzioni e protesti, e dagli avvocati;
art. 16 comma 6 d.l. n. 185/2008 (conv. con modif. dalla l. n. 2/2009) ovvero il Registro delle Imprese;
il Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (ReGIndE), gestito dal Ministero della giustizia, il quale contiene i dati identificativi nonché l’indirizzo di p.e.c. dei soggetti abilitati esterni (avvocati, curatori, CTU e ausiliari del giudice in genere);
art. 6 ter CAD (rubricato Indice dei domicili digitali delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi), realizzato e gestito dall’AgID, ma solo in caso di mancata indicazione nell’elenco di cui all’art. 16, comma 12, d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012) dell’indirizzo di PEC della PA.

Come già accennato, l’art. 28 d.l. n. 76/2020 dispone, fra l’altro, che con provvedimento del Direttore generale della Direzione generale per i sistemi informatici automatizzati (“DGSIA”) del Ministero della Giustizia da adottare entro 90 giorni devono essere dettate le specifiche tecniche per adeguare il Registro delle Pubbliche Amministrazioni, indicato retro sub 4), accessibile dal Portale dei Servizi Telematici (“PST”) del Ministero della giustizia. Con le nuove disposizioni, infatti, da un lato, la PA può inserire in tale Registro gli indirizzi PEC di propri organi o articolazioni, anche territoriali, presso cui eseguire comunicazioni o notificazioni telematiche in caso di obbligo di notifica presso questi degli atti introduttivi di giudizio per specifiche materie ovvero di autonoma capacità o legittimazione processuale; dall’altro, per il caso di costituzione in giudizio tramite propri dipendenti, le pubbliche amministrazioni possono comunicare in una speciale sezione dello stesso elenco ulteriori indirizzi PEC di specifiche aree organizzative omogenee, presso cui eleggono domicilio ai fini del giudizio.

Le alterne sorti dell’IPA

L’Indice delle Pubbliche Amministrazioni – IPA, ad accesso libero in cui si trovano quasi tutte le PEC delle pubbliche amministrazioni, da tempo non era più legalmente utilizzabile ai fini delle notifiche telematiche. In particolare, dal 19.8.2014 non era più un “pubblico elenco” ai fini delle notificazioni telematiche l’IPA, previsto dall’art. 6 ter CAD (e già dall’art. 57 bis CAD), realizzato e gestito dall’AgID, il quale costituisce l’archivio ufficiale contenente i riferimenti organizzativi, telematici e toponomastici delle PP.AA. e dei gestori di pubblici servizi. Per effetto di modifiche legislative succedutesi nel tempo, l’IPA è stato in passato un “pubblico elenco” ai fini della validità delle notifiche telematiche dal 15.12.2013 al 18.8.2014. Grazie al c.d. “decreto semplificazioni”, IPA è tornato a essere un “pubblico elenco” ai fini della validità delle notifiche telematiche alle PP.AA.

Infatti, il comma 1 ter dell’art. 16 ter d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012), come riformato dall’art. 28 d.l. n. 76/2020, prevede oggi che, in caso di mancata indicazione nel predetto registro PP.AA. indicato retro sub 4) la notificazione alle PP.AA. degli atti in materia civile, penale, amministrativa, contabile e stragiudiziale è validamente effettuata, a tutti gli effetti, al domicilio digitale (in caso di più domicili, alla p.e.c. primaria) indicato nell’IPA. In conclusione, quindi, l’avvocato notificante dovrà verificare da PST se nel Registro PP.AA. è presente la PEC dell’amministrazione destinataria e, in caso negativo, potrà reperirla nell’Indice IPA e validamente utilizzarla per la notificazione telematica, dandone atto in relata.

Le regole e le specifiche tecniche

L’art. 18 d.m. n. 44/2011 (recante il Regolamento concernente le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell’articolo 4, commi 1 e 2, del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010 n. 24), e successive modificazioni, contenente le regole tecniche del p.c.t., richiama per i documenti informatici oggetto di notifiche telematiche le medesime caratteristiche richieste nel caso di deposito telematico da parte degli avvocati (e, in generale, degli abilitati esterni, c.t.u., curatori, ecc.) nei registri di cancelleria. Pertanto, i documenti allegati al messaggio p.e.c. devono essere privi di elementi attivi e devono essere redatti nei formati consentiti dalle specifiche tecniche stabilite ai sensi dell’art. 34 d.m. n. 44/2011. Sempre l’art. 18 d.m. n. 44/2001 stabilisce che la procura alle liti si considera apposta in calce all’atto cui si riferisce quando è rilasciata su documento informatico separato allegato al messaggio di p.e.c. mediante il quale l’atto è notificato. La medesima disposizione si applica anche quando la procura alle liti è rilasciata su foglio separato del quale è estratta copia informatica, anche per immagine.

Importante è, inoltre, la previsione dell’ultimo comma che prevede che la ricevuta di avvenuta consegna (RdAC) prevista dall’art. 3 bis deve essere “completa”. Questo tipo di ricevuta consente il controllo ex post del contenuto del messaggio di p.e.c. ai fini dell’accertamento della ritualità della notificazione, verificando così quando e cosa esattamente sia pervenuto nella casella p.e.c. del destinatario. L’art. 19 bis del provvedimento 16.4.2014 (recante le Specifiche tecniche previste dall’articolo 34, comma 1 del decreto del Ministro della giustizia in data 21 febbraio 2011 n. 44, recante regolamento concernente le regole tecniche per l’adozione, nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell’articolo 4, commi 1 e 2 del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010, n. 24) DGSIA chiarisce che, in caso di notifica telematica a cura degli avvocati, l’atto sia esso un originale informatico o una copia informatica estratta da un documento cartaceo deve essere in formato .pdf ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti.

L’art. 19 ter del medesimo provvedimento 16.4.2014 DGSIA, infine, disciplina le modalità dell’attestazione di conformità della copia informatica apposta su un documento informatico separato, cioè proprio il caso dell’attestazione di conformità della copia informatica dell’atto da notificare che, ai sensi dell’art. 11 undecies d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. dalla l. n. 221/2012), deve essere inserita nella relata di notificazione e, quindi, in un documento informatico separato.

La normativa precedente

Il Legislatore ha scelto per le notifiche telematiche eseguite dagli avvocati la p.e.c. il cui utilizzo è disciplinato, fra l’altro, dal d.P.R. n. 68/2005 (il regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3). In particolare, l’art. 6 d.P.R. n. 68/2005 disciplina la funzione della ricevuta di avvenuta consegna, la quale fornisce al mittente prova che il suo messaggio di PEC è effettivamente pervenuto all’indirizzo elettronico dichiarato dal destinatario e certifica il momento della consegna tramite un testo, leggibile dal mittente, contenente i dati di certificazione. La stessa ricevuta è rilasciata contestualmente alla consegna del messaggio di p.e.c. nella casella di posta elettronica messa a disposizione del destinatario dal gestore, indipendentemente dall’avvenuta lettura da parte del soggetto destinatario.

L’art. 6 d.P.R. n. 68/2005 prevede che la ricevuta di avvenuta consegna può contenere anche la copia completa del messaggio di p.e.c. consegnato ed è ciò che richiede espressamente l’ultimo comma dell’art. 18 d.m. n. 44/2011. Quest’ultimo stabilisce che, nel caso di notificazione a mezzo p.e.c. eseguita dagli avvocati, la ricevuta di avvenuta consegna prevista dall’art. 3 bis, comma 3, l. n. 53/1994 è quella completa, di cui all’art. 6, comma 4, d.P.R. n. 68/2005. Tale disposizione consente il controllo ex post della notifica telematica, in quanto aprendo il file .msg o .eml contenente la ricevuta di avvenuta consegna della notificazione a mezzo PEC sarà possibile reperire al suo interno e, quindi, leggere e verificare tutto ciò che il destinatario della notificazione è stato messo in grado a sua volta di leggere con il recapito nella sua casella di posta di quel messaggio p.e.c. Segnatamente, la ricevuta di avvenuta consegna contiene come allegato un altro file (specificamente, un’altra busta di posta elettronica, in genere postacert.eml) aprendo il quale si rinvengono i documenti allegati dall’avvocato in sede di invio del messaggio p.e.c. di notifica (quindi, la relata di notifica e l’atto notificato). Infine, l’art. 9 d.P.R. n. 68/2005 stabilisce che sulle ricevute di accettazione e di avvenuta consegna il gestore del servizio di posta elettronica appone la sua firma elettronica avanzata, la quale consente di rendere manifesta la provenienza, assicurare l’integrità e l’autenticità delle ricevute stesse.

La piattaforma per la notificazione digitale degli atti della PA

L’art. 26 d.l. n. 76/2020 disciplina la piattaforma per la notificazione digitale degli atti della pubblica amministrazione nel modo che segue:

prevede che le PP.AA. possono rendere disponibili telematicamente su di essa i corrispondenti documenti informatici ai fini della notificazione di atti, provvedimenti, avvisi e comunicazioni, in alternativa alle modalità previste da altre disposizioni di legge anche in materia tributaria, e le relative attestazioni opponibili ai terzi;
descrive dettagliatamente le operazioni di invio ai destinatari con modalità telematica, ove possibile, o in formato cartaceo (previo eventuale avviso di cortesia via mail o sms) dell’avviso di avvenuta ricezione, regolando nel primo caso le conseguenze della saturazione della casella pec o del servizio elettronico di recapito certificato qualificato e nel secondo le modalità per accedere alla piattaforma e per ottenere con il c.d. IUN (Identificativo Univoco della Notificazione) copia cartacea degli atti notificati;
dispone la scissione del momento di perfezionamento della notifica per l’amministrazione notificante e per il destinatario;
stabilisce che tutti gli aspetti tecnici relativi alla piattaforma sono definiti con uno o più decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri o decreti ministeriali, sentiti il Ministro dell’economia e delle finanze e il Garante per la protezione dei dati personali per gli aspetti di competenza ed acquisiti i pareri di legge, da adottare entro centoventi giorni;
esclude che tale modalità di notifica si applichi agli atti del processo civile, penale, per l’applicazione di misure di prevenzione, amministrativo, tributario e contabile, nonché ad alcuni atti di espropriazione forzata in materia di riscossione coattiva e dei procedimenti di competenza delle autorità provinciali di pubblica sicurezza.

Disposizioni per favorire l’uso della PEC

Infine, l’art. 37 d.l. n. 76/2020 (rubricato Disposizioni per favorire l’utilizzo della posta elettronica certificata nei rapporti tra Amministrazione, imprese e professionisti) contiene norme che favoriscono le notifiche telematiche, nella misura in cui stabilisce che:

entro il primo ottobre 2020 tutte le imprese anche individuali, se non vi hanno già provveduto, comunicano al registro delle imprese il proprio domicilio digitale o PEC; in difetto o in caso di domicilio digitale cancellato per inattività, sono sottoposte, previa diffida alla regolarizzazione entro trenta giorni, a una sanzione amministrativa e all’assegnazione d’ufficio di un nuovo e diverso domicilio digitale;
per i professionisti, chi non comunica il proprio domicilio digitale al proprio albo o elenco è soggetto, previa diffida ad adempiere entro trenta giorni da parte del Collegio o Ordine di appartenenza, alla sanzione della sospensione dal relativo albo o elenco fino alla comunicazione dello stesso domicilio; l’omessa pubblicazione dell’elenco, il rifiuto reiterato di comunicare alle PP.AA i dati ivi previsti ovvero la reiterata inadempienza dell’obbligo di comunicare all’INI-PEC l’elenco dei domicili digitali e il loro aggiornamento costituiscono motivo di scioglimento e di commissariamento del collegio o dell’ordine inadempiente.