Nell’ambito del processo civile telematico, può accadere che non sia possibile eseguire la notificazione telematica via PEC, in tal caso l’avvocato è obbligato a richiedere all’ufficio UNEP di notificare l’atto in modo tradizionale cartaceo. Le istanze di notifica possono essere depositate telematicamente all’ufficio UNEP a mezzo PEC nell’àmbito del processo civile telematico in linea con il trend alla completa digitalizzazione della giustizia civile.
Approfondiamo le Linee guida emanate di recente dall’Ufficio UNEP di Roma, integrandole con una serie di indicazioni pratiche frutto dell’esperienza al fine di agevolare le attività di tutti noi che lavoriamo nel settore Giustizia.
Cosa dicono le Linee guida UNEP
L’art. 17 D.M. n. 44/2011 (e successive modificazioni e integrazioni, da ultimo modificato dal D.M. n. 217/2023, entrato in vigore il 14/01/2024) sancisce che le richieste di notifica via PEC sono inoltrate dai soggetti abilitati interni ed esterni all’UNEP tramite PEC, secondo le specifiche tecniche stabilite ai sensi dell’art. 34 D.M. n. 44/2011 (recentemente, modificate con provv. 02/08/2024 della Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati o DGSIA, in vigore dal 30/09/2024).
Negli ultimi mesi, numerosi uffici UNEP hanno emanato le proprie linee guida per il deposito telematico degli atti tramite processo civile telematico (PCT). Di recente, anche l’Ufficio UNEP presso la Corte di appello di Roma ha emanato le proprie linee guida per il deposito degli atti tramite PCT.
Quali atti non si possono trasmettere in via telematica
Innanzitutto, con la modalità telematica sono trasmissibili tutti gli atti di notifica tranne le seguenti tipologie, per le quali rimane la modalità cartacea:
- atti da notificare all’estero;
- atti gratuito patrocinio non esenti per altro motivo (per esempio, in materia di lavoro e famiglia);
- atti di diffida e stragiudiziali;
- precetti su cambiale o assegno.
Come fare richiesta di notifica
La richiesta di notifica va depositata telematicamente nell’ambito del PCT e, pertanto, è necessario l’utilizzo di uno dei software PCT disponibili sul mercato.
Chi scrive ha utilizzato SLpct (che consiglia) per le richieste di notifica a Roma ma può essere utilizzato qualsiasi redattore atti per il PCT che consenta di effettuare il deposito degli atti telematici presso tutti gli Uffici giudiziari italiani.
PagoPA per le spettanze degli ufficiali giudiziari
Nelle predette Linee guida dell’Ufficio UNEP di Roma si precisa che, prima di qualunque deposito, è necessario effettuare il pagamento online delle spettanze degli ufficiali giudiziari.
Il pagamento delle spettanze degli ufficiali giudiziari va effettuato tramite il Portale dei servizi telematici del Ministero della giustizia con il sistema pagoPA (a Roma, per le notifiche va eseguito il versamento della somma di euro 20,00 per un destinatario aumentato di ulteriori 10,00 euro per ogni destinatario in più).
Una volta eseguito il pagamento online, il sistema rilascia due ricevute di pagamento: una in formato .xml e l’altra in formato .pdf recante un QR code. La ricevuta in formato .xml va allegata al deposito telematico come RT mentre quella in formato .pdf come allegato semplice (in altri termini, la ricevuta di pagamento va inserita nella “busta” digitale relativa al deposito telematico).
Quali dati da inserire nella istanza digitale di notifica
Le Linee guida dell’Ufficio UNEP di Roma suddette proseguono indicando che nella richiesta di notifica vanno inseriti i dati che seguono:
- Cognome, nome e codice fiscale della persona fisica oppure la denominazione della società e codice fiscale se persona giuridica;
- Indirizzo: inserire, in maiuscolo, il nome della via o piazza con il numero civico inserendo il nominativo e poi tra parentesi il tipo (es. via, vicolo, piazza, piazzale, largo, ecc.);
- Natura dell’atto;
- Urgenza:se l’atto è a pagamento inserire non urgente o urgente: se l’atto è esente inserire esente lavoro;
- Fascicolo: indicare il numero di R.G. del procedimento da cui deriva l’esenzione (solo per gli esenti);
- Autorità: inserire l’Autorità Giudiziaria che ha emesso il provvedimento (solo per gli esenti);
- Tipo di notifica: scegliere per ogni destinatario come si vuole la notifica, in mancanza le notifiche verranno evase nel modo seguente: mani (nel mandamento) o posta (fuori dal mandamento);
- Cognome, nome e codice fiscale del destinatario:se persona fisica oppure la denominazione della società, codice fiscale della persona giuridica;
- Indirizzo: inserire, in maiuscolo, il nome della via o piazza con il numero civico inserendo il nominativo e poi tra parentesi il tipo (es. via, vicolo, piazza, piazzale, largo, ecc.);
- Stato: Italia;
- Comune: inserire il territorio comunale dove dovrà essere effettuata la notifica;
- Codice di avviamento postale: fondamentale se l’atto deve essere notificato per posta.
Tutti i dati predetti vanno inseriti man mano che il programma che si utilizza li richiede al fine di generare la “busta” relativa al deposito telematico della richiesta di notifica da inviare all’Ufficio UNEP via PCT. Oltre all’inserimento dei predetti dati nel software, è utile precisare che va creato un unico file (mediante la congiunzione dei vari file) con estensione .pdf, va firmato digitalmente e tale unico file costituisce l’“atto principale” da inserire nella predetta “busta” digitale relativa al deposito telematico destinato alla richiesta di notifica. In altri termini, il file denominato “atto principale” deve contenere al proprio interno tutti gli atti necessari per la richiesta di notifica (v. infra).
Le caratteristiche dell’atto principale da notificare
L’atto che viene depositato è quello che deve essere notificato a cura dell’ufficiale giudiziario e successivamente restituito. Premesso che il suddetto art. 17 D.M. n. 44/2011 (e successive modificazioni e integrazioni, da ultimo modificato dal D.M. n. 217/2023, entrato in vigore il 14/01/2024) sancisce che le richieste di notifica via PEC sono inoltrate dai soggetti abilitati interni ed esterni all’UNEP tramite PEC, secondo le specifiche tecniche stabilite ai sensi dell’art. 34 D.M. n. 44/2011 (recentemente, modificate con provv. 02/08/2024 della Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati o DGSIA, in vigore dal 30/09/2024), a mio avviso, se è generato deve:
- essere inserito come “atto principale”;
- contenere testo in un solo file in formato .pdf firmato digitalmente;
- contenere la procura (a mio avviso, è fortemente consigliato);
- contenere la dichiarazione ai sensi dell’art. 137 c.p.c.;
- contenere le attestazioni di conformità per l’atto generato o scansionato.
Se, invece, l’atto oggetto di notifica è estratto dal fascicolo processuale telematico e se deve essere notificato insieme a un altro tipo di atto (per esempio, ricorso e decreto di fissazione di udienza), l’“atto principale” deve:
- essere costituito da un solo file in formato .pdf firmato digitalmente;
- contenere l’atto estratto dal fascicolo processuale informatico (per esempio, il decreto di fissazione di udienza emesso dal giudice);
- contenere l’altro tipo di atto (per esempio, il ricorso);
- contenere la procura (a mio avviso, è fortemente consigliato);
- contenere la dichiarazione ai sensi dell’art. 137 c.p.c.;
- contenere le attestazioni di conformità per l’atto generato o scansionato.
Si può unire il certificato di residenza del destinatario della notifica (oppure la visura camerale, se si tratta di persona giuridica) come allegato.
La dichiarazione da inserire nell’atto principale
A seguito delle ultime riforme, le notificazioni sono eseguite dall’ufficiale giudiziario su istanza di parte (per quanto di interesse) quando non è disposto altrimenti, ai sensi dell’art. 137 c.p.c. In particolare, il co. 7 dell’art. 137 c.p.c. statuisce che l’ufficiale giudiziario esegue la notificazione su richiesta dell’avvocato se quest’ultimo non deve eseguirla a mezzo di posta elettronica certificata o servizio elettronico di recapito certificato qualificato, o con altra modalità prevista dalla legge, salvo che l’avvocato dichiari che la notificazione con le predette modalità non è possibile o non ha avuto esito positivo per cause non imputabili al destinatario. Della dichiarazione è dato atto nella relazione di notificazione.
Pertanto, per poter richiedere all’ufficio UNEP di Roma (o di qualsiasi altro luogo) di eseguire la notifica è indispensabile depositare telematicamente insieme all’istanza di notifica anche la dichiarazione ai sensi dell’art. 137 comma 7 c.p.c.
Il modello di dichiarazione
Di seguito un modello di dichiarazione ex art. 137 co. 7 c.p.c., il quale è meramente esemplificativo e costituisce un semplice suggerimento; pertanto, non costituendo parere legale, non potrà generare alcun tipo di responsabilità in capo all’autrice dell’articolo.
La dichiarazione ex art. 137 co. 7 c.p.c. va generata in formato .word, successivamente trasformata in formato .pdf e infine firmata digitalmente (va congiunta insieme agli altri file in modo da comporre un unico file denominato “atto principale”, con estensione .pdf firmato digitalmente).
Le attestazioni di conformità da inserire nell’atto principale
All’interno dell’unico file denominato “atto principale” vanno inserite le attestazioni di conformità seguenti:
- dell’atto processuale di parte (per esempio, del ricorso depositato);
- dell’atto estratto dal fascicolo processuale informatico (per esempio, del decreto di fissazione di udienza emesso dal giudice);
- dell’eventuale atto scansionato dalla parte.
A tal proposito, l’art. 196 decies disp. att. c.p.c. disciplina il potere di certificazione di conformità delle copie trasmesse con modalità telematiche all’ufficiale giudiziario, stabilendo, per quanto di interesse, che il difensore quando trasmette all’ufficiale giudiziario con modalità telematiche la copia informatica, anche per immagine, di un atto, di un provvedimento o di un documento formato su supporto analogico e detenuto in originale o in copia conforme, attestano la conformità della copia all’atto detenuto. La copia munita dell’attestazione di conformità equivale all’originale o alla copia conforme dell’atto, del provvedimento o del documento.
Il successivo art. 196 undecies disp. att. c.p.c. regola le modalità dell’attestazione di conformità, disponendo che l’attestazione di conformità della copia analogica è apposta in calce o a margine della copia o su foglio separato, congiunto materialmente alla medesima.
Il secondo comma dell’art. 196 undecies disp. att. c.p.c. stabilisce che l’attestazione di conformità di una copia informatica è apposta nel medesimo documento informatico.
Il comma 3 della medesima norma prevede che, nel caso previsto dal secondo comma, l’attestazione di conformità può alternativamente essere apposta su un documento informatico separato e l’individuazione della copia cui si riferisce ha luogo esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche del direttore generale per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia. Se la copia informatica è destinata alla notifica, l’attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione.
È utile ricordare che, a norma del suddetto articolo, i soggetti che compiono le attestazioni di conformità previste dagli artt. 196 octies, 196 novies e 196 decies disp. att. c.p.c., dal codice e dalla l. n. 53/1994 sono considerati pubblici ufficiali a ogni effetto.
Modelli di attestazione di conformità
Di seguito un modello di attestazione di conformità del ricorso, il quale è meramente esemplificativo e costituisce un semplice suggerimento; pertanto, non costituendo parere legale, non potrà generare alcun tipo di responsabilità in capo all’autrice dell’articolo.
Di seguito un modello di attestazione di conformità del decreto di fissazione di udienza, il quale è meramente esemplificativo e costituisce un semplice suggerimento; pertanto, non costituendo parere legale, non potrà generare alcun tipo di responsabilità in capo all’autrice dell’articolo.
La relata di notifica da inserire nell’atto principale
Nell’“atto principale” va inserita anche la relata di notifica, generata in formato .word, trasformata in formato .pdf e firmata digitalmente dal difensore.
Di seguito un modello di relata di notifica, il quale è meramente esemplificativo e costituisce un semplice suggerimento; pertanto, non costituendo parere legale, non potrà generare alcun tipo di responsabilità in capo all’autrice dell’articolo.
La restituzione dell’atto notificato a mezzo PEC
Una volta eseguita la notifica, l’ufficio UNEP Roma provvede alla restituzione all’avvocato tramite GSU-PCT con invio a mezzo PEC della relata di notifica firmata digitalmente con estensione pdf.p7m. il sistema conferma l’invio e la ricevuta di invio (accettazione e consegna) viene conservata digitalmente nel programma GSU-PCT. Allo stesso modo sono conservate le relate di notifica.
Nel caso in cui il costo dell’atto superi il deposito somme effettuato il procedimento sarà il seguente:
- l’Ufficio UNEP provvederà alla restituzione al richiedente tramite PEC dell’atto.
- l’UNEP richiede l’integrazione di pagamento tramite il programma GSU-WEB con invio nella casella PEC del richiedente dell’avviso pagoPA con la richiesta di integrazione;
- l’avvocato provvede al pagamento tramite i vari canali abilitati al pagamento degli avvisi inviando copia PDF del pagamento via PEC all’indirizzo notifichecivili.unep.roma@giustiziacert.it.
l’UNEP richiede l’integrazione di pagamento tramite il programma GSU-WEB con invio nella casella PEC del richiedente dell’avviso pagoPA con la richiesta di integrazione;
l’avvocato provvede al pagamento tramite i vari canali abilitati al pagamento degli avvisi inviando copia PDF del pagamento via PEC all’indirizzo notifichecivili.unep.roma@giustiziacert.it;
