Processo civile telematico, ecco come fare il deposito e comporre la busta

La normativa dettata dalla necessità di contenimento della pandemia da Covid-19 ha dato una sferzata alla digitalizzazione del processo civile telematico (“p.c.t.”). La normativa emergenziale, fra l’altro, ha previsto una vasta e repentina estensione dell’obbligo di deposito telematico e di pagamento telematico delle spese di giustizia.

Deposito telematico, cosa dice la normativa

In particolare, è stato previsto:

1. il deposito telematico anche degli atti e dei documenti di cui al comma 1 bis dell’art. 16 bis d.l. n. 179/2012 conv. in l. n. 221/2012, negli Uffici che hanno la disponibilità del servizio di deposito telematico;
2. il pagamento del contributo unificato e dell’anticipazione forfettaria (di cui agli artt. 14 e 30 d.P.R. n. 115/2002) con sistemi telematici di pagamento anche tramite la piattaforma tecnologica di cui all’art. 5 comma 2 Codice dell’amministrazione digitale (d.lgs n. 82/2005, “CAD”).

Più specificamente, l’estensione dell’obbligatorietà del deposito telematico è stata inizialmente prevista dal comma 11 dell’art. 83 d.l. n. 18/2020 (conv. con modif in l. n. 27/2020), il quale ha disposto: “Dal 9 marzo 2020 al 30 giugno 2020, negli uffici che hanno la disponibilità del servizio di deposito telematico anche gli atti e documenti di cui all’articolo 16 bis, comma 1 bis, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, sono depositati esclusivamente con le modalità previste dal comma 1 del medesimo articolo.”

Successivamente, il comma 2 dell’art. 221 d.l. n. 34/2020 (conv. con modif. l. n. 77/2020) ha disposto che, tenuto conto delle esigenze sanitarie derivanti dalla diffusione del Covid-19, fino al 31 ottobre 2020 si applicano le disposizioni di cui ai commi da 3 a 10. Queste ultime disposizioni hanno apportato alcune modifiche all’art. 83, prevedendo fra l’altro: “3. Negli uffici che, hanno la disponibilità del servizio di deposito telematico, anche gli atti e i documenti di cui all’articolo 16 bis, comma 1 bis, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, sono depositati esclusivamente con le modalità previste dal comma 1 del medesimo articolo […] Quando i sistemi informatici del dominio giustizia non sono funzionanti e sussiste un’indifferibile urgenza, il capo dell’ufficio autorizza il deposito con modalità non telematica.”

L’applicabilità delle norme indicate è stata prorogata più volte. Pertanto, al momento, il deposito telematico è obbligatorio per tutti gli atti e tutti gli Uffici giudiziari e il deposito con modalità non telematica può essere autorizzato dal Capo dell’Ufficio solo nel caso in cui i sistemi informatici del dominio giustizia non sono funzionanti e sussiste un’indifferibile urgenza.

Come funziona il deposito telematico

In conformità con quanto previsto dal D.M. n. 44/2011 e dalle relative specifiche tecniche definite nel provvedimento 16.4.2014, nel p.c.t. il deposito di un atto per via telematica è eseguito attraverso il sistema della Posta Elettronica Certificata. In altri termini, l’atto e i suoi allegati devono essere inviati utilizzando un messaggio di p.e.c. indirizzato all’ufficio giudiziario.

I soggetti abilitati esterni e gli utenti privati (es. avvocati, consulenti tecnici e i vari attori del processo) che vogliono depositare un atto telematico devono utilizzare un software “imbustatore”, che crea una c.d. busta telematica con formato *.enc (encripted). Tale busta telematica viene inviata all’Ufficio Giudiziario in modalità sicura. L’atto e gli allegati sono contenuti nella busta telematica, ossia un file in formato MIME che riporta tutti i dati necessari per l’elaborazione da parte del sistema ricevente (gestore dei servizi telematici).

Composizione della busta telematica

La busta telematica è ottenuta cifrando con la chiave pubblica dell’Ufficio giudiziario destinatario (reperibile nella posizione indicata dall’elemento PathCert del catalogo dei servizi telematici) il contenuto vero e proprio del deposito (Atto.msg) costituito da:

• un file strutturato, IndiceBusta.xml, in cui sono elencati, con opportuni riferimenti, l’atto e gli eventuali allegati;
• un file strutturato, DatiAtto.xml, specifico per ogni tipologia di atto, in cui sono riportate le informazioni fondamentali contenute nell’atto
• l’atto vero e proprio (in formato PDF) firmato digitalmente
• gli allegati all’atto che possono essere sottoscritti digitalmente o meno.

La dimensione massima della busta telematica è pari a 30 MegaByte.

Come funziona il deposito telematico di iscrizione a ruolo

Nel caso di deposito telematico di una Iscrizione a Ruolo, la busta telematica sarà formata come nel caso di deposito generico ma una particolare menzione deve essere fatta per gli allegati. Sarà necessario inserire tra gli allegati del deposito, oltre ad altri documenti di pertinenza del procedimento:

1. copia per immagine di procura alle liti, ove prevista
2. relata di notifica, nel caso di citazione
3. ricevuta pagamento del contributo unificato e dei diritti di cancelleria, nei casi in cui previsto

Al deposito deve essere allegata la Ricevuta Telematica (RT), attestante l’avvenuto pagamento, come file di dati firmato digitalmente dal soggetto Prestatore di Servizio di Pagamento. Nel caso di pagamento eseguito con più operazioni, si allegano tutte le Ricevute Telematiche relative al versamento della somma per contributo unificato e diritti di cancelleria. È possibile pagare telematicamente con un’unica operazione, e quindi ottenendo un’unica Ricevuta Telematica, contributo unificato e diritti di cancelleria.

L’obbligo di pagamento telematico delle spese di giustizia

L’obbligatorietà del pagamento telematico del contributo unificato e dell’anticipazione forfettaria di cui all’art. 30 d.P.R. n. 115/2002, connessi al deposito degli atti, è stata inizialmente prevista dal comma 11 dell’art. 83 d.l. n. 18/2020 (conv. con modif in l. n. 27/2020), il quale ha disposto: “Gli obblighi di pagamento del contributo unificato di cui all’articolo 14 del decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 2002, n. 115, nonché’ l’anticipazione forfettaria di cui all’articolo 30 del medesimo decreto, connessi al deposito degli atti con le modalità previste dal periodo precedente, sono assolti con sistemi telematici di pagamento anche tramite la piattaforma tecnologica di cui all’articolo 5, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.”

Successivamente, il comma 2 dell’art. 221 d.l. n. 34/2020 (conv. con modif. l. n. 77/2020) ha disposto che, tenuto conto delle esigenze sanitarie derivanti dalla diffusione del Covid-19, fino al 31.10.2020 si applicano le disposizioni di cui ai commi da 3 a 10. Queste ultime disposizioni hanno apportato alcune modifiche all’art. 83, prevedendo fra l’altro: “Gli obblighi di pagamento del contributo unificato previsto dall’articolo 14 del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di spese di giustizia, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 2002, n. 115, nonché’ l’anticipazione forfettaria di cui all’articolo 30 del medesimo testo unico, connessi al deposito degli atti con le modalità previste dal primo periodo del presente comma, sono assolti con sistemi telematici di pagamento anche tramite la piattaforma tecnologica prevista dall’articolo 5, comma 2, del codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.”

L’art. 13 comma 2 bis del d.P.R. n.115/2002 stabilisce che per i processi dinanzi alla Corte di Cassazione, oltre al contributo unificato e alla somma di 27,00 euro di cui all’art. 30 del d.P.R. n.115/2002, è dovuto un importo di 200,00 euro pari all’imposta fissa di registrazione dei provvedimenti giudiziari. C considerato che il Portale dei pagamenti telematici prevede due soli campi, per il “contributo unificato” e i “diritti di cancelleria”, con comunicato 12.4.2021, la Corte di Cassazione ha invitato gli Avvocati ad aggregare i due versamenti che hanno lo stesso codice (contributo unificato e imposta fissa di registrazione), aggiungendo all’importo del contributo unificato dovuto, l’importo di 200,00 euro.

Il deposito telematico in Corte di Cassazione

L’estensione del deposito telematico ai procedimenti dinanzi alla Corte di Cassazione è stata inizialmente prevista dal comma 11 bis dell’art. 83 d.l. n. 18/2020 (conv. con modif in l. n. 27/2020), il quale ha disposto: “Nei procedimenti civili innanzi alla Corte di cassazione, sino al 30 giugno 2020, il deposito degli atti e dei documenti da parte degli avvocati può avvenire in modalità telematica nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. L’attivazione del servizio è preceduta da un provvedimento del direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia che accerta l’installazione e l’idoneità delle attrezzature informatiche, unitamente alla funzionalità dei servizi di comunicazione dei documenti informatici. Gli obblighi di pagamento del contributo unificato di cui all’articolo 14 del testo unico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 2002, n. 115, nonché’ l’anticipazione forfettaria di cui all’articolo 30 del medesimo decreto, connessi al deposito telematico degli atti di costituzione in giudizio presso la Corte di cassazione, sono assolti con sistemi telematici di pagamento anche tramite la piattaforma tecnologica di cui all’articolo 5, comma 2, del codice di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.”

Processo civile telematico, come gestire formato e firma dei documenti: le regole

Successivamente, modificando il predetto art. 83, il comma 2 dell’art. 221 d.l. n. 34/2020 (conv. con modif. l. n. 77/2020) ha disposto che, tenuto conto delle esigenze sanitarie derivanti dalla diffusione del COV1D-19, fino al 31.10.2020 si applicano le disposizioni di cui ai commi da 3 a 10. Il comma 5 dell’art. 221 d.l. n. 34/2020 (conv. con modif. l. n. 77/2020) ha disposto che: “Nei procedimenti civili innanzi alla Corte di cassazione, il deposito degli atti e dei documenti da parte degli avvocati può avvenire in modalità telematica nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. L’attivazione del servizio è preceduta da un provvedimento del Direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia che accerta l’installazione e l’idoneità delle attrezzature informatiche, unitamente alla funzionalità dei servizi di comunicazione dei documenti informatici. Gli obblighi di pagamento del contributo unificato previsto dall’articolo 14 del testo unico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 2002, n. 115, nonché’ l’anticipazione forfettaria di cui all’articolo 30 del medesimo testo unico, connessi al deposito telematico degli atti di costituzione in giudizio presso la Corte di cassazione, sono assolti con sistemi telematici di pagamento anche tramite la piattaforma tecnologica prevista dall’articolo 5, comma 2, del codice di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.”

Le tappe

Il 15.10.2020 è stato siglato un Protocollo d’intesa fra il Ministero della Giustizia, la Corte suprema di cassazione, la Procura generale presso la Corte di cassazione, l’Avvocatura dello Stato, il Consiglio nazionale forense e l’Organismo congressuale forense per l’avvio del processo civile telematico presso la Corte di cassazione. Il 27.10.2020 è stato siglato un ulteriore Protocollo d’intesa fra il Ministero della Giustizia, la Corte suprema di cassazione, la Procura generale presso la Corte di cassazione, l’Avvocatura dello Stato, il Consiglio nazionale forense e l’Organismo congressuale forense per l’avvio del processo civile telematico presso la Corte di cassazione, finalizzato essenzialmente a consentire che gli atti processuali già depositati in modalità analogica dalle parti siano re-inviati telematicamente su supporto informatico e, quindi, resi disponibili anche in formato digitale.

Cosa dice il Protocollo d’intesa

L’art. 1 del Protocollo d’intesa per l’avvio del processo civile telematico presso la Corte di cassazione prevede che con la comunicazione contenente l’avviso di fissazione dell’udienza pubblica o dell’adunanza camerale non partecipata, la Cancelleria della Corte invita i difensori e l’Avvocatura dello Stato a trasmettere − ove nella loro disponibilità e secondo le forme di cui ai successivi articoli del medesimo Protocollo − entro 10 giorni dal ricevimento della comunicazione stessa, copia informatica di tutti gli atti processuali del giudizio di cassazione, già depositati in cartaceo nelle forme ordinarie previste dalla legge (ricorso, controricorso, nota di deposito ex art. 372 comma 2 c.p.c. e provvedimento impugnato).

L’art. 2 del Protocollo d’intesa disciplina le modalità di invio degli atti dei difensori, prevedendo che i difensori − compresa l’Avvocatura dello Stato − trasmettono gli atti richiesti, dei quali abbiano la disponibilità, mediante invio dal proprio indirizzo di p.e.c. risultante dal ReGIndE, congiuntamente, a:

1. gli indirizzi di p.e.c. delle Cancellerie della Corte di cassazione e delle Segreterie della Procura generale, che sono previamente comunicati all’Avvocatura dello Stato e al Consiglio nazionale forense nonché adeguatamente pubblicizzati sui rispettivi website dei soggetti che hanno sottoscritto il Protocollo d’intesa;
2. l’indirizzo p.e.c. dei difensori delle altre parti processuali risultante dai pubblici registri di cui all’art. 16 ter d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. con l. n. 221/2012) e successive modificazioni.

L’invio degli atti deve essere fatto separatamente per ciascuno dei ricorsi per i quali si è ricevuto l’avviso di fissazione dell’udienza e il messaggio p.e.c. deve contenere la chiara indicazione nell’oggetto del numero del ruolo generale, della sezione, della data dell’udienza o adunanza, utilizzando il format che è stato successivamente comunicato e pubblicizzato (cfr. art. 2.2. Protocollo d’intesa).

L’art. 2.3. del Protocollo d’intesa precisa che l’adesione implica in capo ai difensori − compresa l’Avvocatura dello Stato − l’impegno a trasmettere copie informatiche di contenuto uguale agli originali o alle copie analogiche presenti nel fascicolo cartaceo. Pertanto, non è necessario apporre sulle copie informatiche l’attestazione di conformità, ai sensi del combinato disposto degli artt. 16 decies e 16 undecies d.l. n. 179/2012 (conv. con modif. con l. n. 221/2012) e successive modificazioni.

L’art. 2.4. precisa che ciascuna parte ha la facoltà di trasmettere telematicamente tutti gli atti del processo, compresi quelli già depositati dalle altre parti. L’art. 4 disciplina le modalità di invio degli atti della Procura generale, la quale trasmette agli indirizzi p.e.c. della Corte di cassazione (individuati dall’art. 2.1.a del Protocollo d’intesa) copia informatica degli atti processuali del giudizio di cassazione, già depositati nelle forme ordinarie cartacee previste dalla legge, con le modalità di cui all’art. 2.2. del Protocollo d’intesa. La trasmissione della copia informatica dell’originale cartaceo non sostituisce il deposito nelle forme previste dal c.p.c. e non determina rimessione in termini per le eventuali decadenze già maturate (cfr. art. 5 Protocollo d’intesa).

La trasmissione di copia informatica degli atti processuali del giudizio civile di cassazione ai sensi del Protocollo d’intesa per l’avvio del processo civile telematico presso la Corte di cassazione deve avvenire dall’indirizzo p.e.c. risultante dal ReGIndE dei mittenti Avvocati e Avvocati dello Stato e dall’indirizzo p.e.c. della Segreteria della Procura generale presso la Corte di cassazione all’indirizzo p.e.c. della Cancelleria della singola Sezione della Corte.

Come strutturare il messaggio Pec

L’oggetto del messaggio p.e.c. deve contenere:

1. la data dell’udienza o dell’adunanza;
2. il numero del Registro Generale del ricorso;

seguendo il seguente format:

UDIENZA/ADUNANZA: GGMMAAAA NRG: XXXXX-AAAA

Il messaggio di p.e.c. di trasmissione deve contenere:

“Ai sensi del Protocollo d’intesa 27.10.2020, si trasmette copia in formato pdf dei seguenti atti già depositati nelle forme ordinarie di legge, in relazione al procedimento iscritto al n. R.G. xxx/yyyy: (inserire il tipo di atto: ricorso/provvedimento impugnato/ecc.)”.

L’elenco degli indirizzi p.e.c. delle Cancellerie del settore civile di cui all’art. 2.1.a del Protocollo d’intesa è il seguente:

• Sezioni unite civili: sezunitecivili.cassazione@giustiziacert.it
• Prima sezione civile: sez1.civile.cassazione@giustiziacert.it
• Seconda sezione civile: sez2.civile.cassazione@giustiziacert.it
• Terza sezione civile: sez3.civile.cassazione@giustiziacert.it
• Quarta sezione civile (lavoro): sez4.civile.cassazione@giustiziacert.it
• Quinta sezione civile (tributaria): sez5.civile.cassazione@giustiziacert.it
• Sesta sezione civile: sez6.civile.cassazione@giustiziacert.it

Il 18.11.2020 il Protocollo d’intesa siglato il 27.10.2020 è stato integrato alla luce delle disposizioni dettate dal c.d. “Decreto ristori”, consentendo l’invio in modalità telematica delle memorie difensive e delle conclusioni scritte del Pubblico Ministero da depositarsi nel corso del giudizio di legittimità. Il Protocollo integrativo del 18.11.2020 ha inserito un articolo 5 bis (rubricato Deposito delle memorie difensive e delle conclusioni scritte del P.M.) nel Protocollo d’intesa del 27.10.2020, il quale è stato oggetto di recente modifica.

Con provv. DGSIA 27.1.2021, a decorrere dal 31.3.2021, è stata accertata presso la Corte di Cassazione l’installazione e l’idoneità delle attrezzature informatiche, nonché la funzionalità dei servizi di comunicazione del settore civile per il deposito telematico degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti.

Il nuovo protocollo d’intesa: cosa cambia

Il 7.3.2021, è stato siglato un nuovo Protocollo di intesa per l’informatizzazione dei procedimenti civili della Corte di Cassazione tra la Corte Suprema di Cassazione, la Procura Generale presso la Corte di Cassazione, l’Avvocatura Generale dello Stato e il Consiglio Nazionale Forense. Il Protocollo 7.3.2021 di intesa per l’informatizzazione dei procedimenti civili della Corte di Cassazione modifica l’art. 5 bis del precedente Protocollo di intesa del 27.10.2020, prevedendo che, a decorrere dal 31.3.2021, i difensori delle parti − compresa l’Avvocatura Generale dello Stato − potranno depositare telematicamente − nelle forme prescritte dal d.m. n. 44/2011 − le memorie difensive ai sensi degli artt. 378, 380 bis, 380 bis.1 e 380 ter c.p.c.

Secondo le stesse modalità saranno depositate le memorie e le richieste previste dall’art. 23 comma 8 bis d.l. n. 137/2020 (conv. con modif. l. n. 176/2020).  La Procura Generale deposita in Cancelleria le proprie conclusioni e richieste a mezzo p.e.c. e il Cancelliere provvede ad inserire immediatamente nel fascicolo informatico le conclusioni scritte e le richieste della Procura Generale.

Per chiarimenti sull’avvio del p.c.t. dinanzi alla Corte di Cassazione è stato istituito un helpdesk telefonico, che risponde al numero verde SPOC 800868444, post-selezione opzione 3. Il servizio è attivo dal 7 aprile 2021 dalle 9.00 alle 14.00, tutti i giorni dal lunedì al venerdì, festivi esclusi.