Nell’ambito del processo civile telematico possono verificarsi diverse tipologie di errore nel deposito telematico degli atti, situazione che può causare problemi e compromettere il risultato del deposito. Approfondiamo nel dettaglio tutte le situazioni che possono presentarsi.
Come funziona il deposito telematico
In conformità con quanto previsto dall’art. 13 d.m. n. 44/2011 e dall’art. 14 provv. DGSIA 16.4.2014, nel p.c.t. il deposito di un atto per via telematica è eseguito attraverso il sistema della Posta Elettronica Certificata (p.e.c.). In altri termini, l’atto e i suoi allegati vengono inseriti nella c.d. busta telematica e quest’ultima viene trasmessa all’Ufficio giudiziario destinatario in allegato a un messaggio di p.e.c. Il comma 1 dell’art. 13 d.m. n. 44/2011 dispone che i documenti informatici sono trasmessi da parte dei soggetti abilitati esterni e degli utenti privati mediante l’indirizzo di p.e.c. risultante dal Registro Generale degli indirizzi elettronici (“ReGIndE”) all’indirizzo di p.e.c. dell’Ufficio giudiziario destinatario, secondo le specifiche tecniche del p.c.t.
Processo civile telematico, ecco come fare il deposito e comporre la busta
A seguito dell’invio via p.e.c. all’Ufficio giudiziario destinatario della busta telematica contenente gli atti da depositare, l’Avvocato/mittente che sta effettuando il deposito telematico riceve quattro messaggi via p.e.c.:
- una Ricevuta di Accettazione (RdA): il gestore della p.e.c. del mittente fornisce al mittente stesso la ricevuta di accettazione nella quale sono contenuti i dati che provano l’avvenuta spedizione (ex art. 6 d.P.R. n. 68/2005);
- una Ricevuta di Avvenuta Consegna (RdAC): il gestore della p.e.c. del destinatario fornisce al mittente la ricevuta di avvenuta consegna, che fornisce prova che il suo messaggio di p.e.c. è effettivamente pervenuto all’indirizzo elettronico dichiarato dal destinatario e certifica il momento della consegna (ex art. 6 d.P.R. n. 68/2005); la data e l’ora della RdAC determina il momento della ricezione ai fini dei termini processuali;
- un messaggio p.e.c. recante Esito controlli automatici, nel quale viene riportato l’esito dei controlli eseguiti dal gestore dei servizi telematici al momento di ricezione del messaggio p.e.c. contenente la c.d. “busta telematica” (ex artt. 13 d.m.n. 44/2011 e 14 Provv. DGSIA);
- un messaggio p.e.c. recante Accettazione deposito della Cancelleria, nel quale viene riportato l’esito dell’intervento di controllo della Cancelleria e dell’accettazione del deposito: determina l’inserimento dell’atto nel fascicolo informatico e la sua visibilità da parte dei soggetti del processo.
Tipologie di errori nel deposito telematico
Passando all’esame specifica degli errori che possono essere riscontrati in sede di controlli, l’art. 14 Provv. DGSIA 16.4.2014 stabilisce, fra l’altro, che il gestore dei servizi telematici scarica il messaggio dal gestore della p.e.c. del Ministero della giustizia ed effettua le verifiche formali sul messaggio. In particolare, le eccezioni gestite sono le seguenti:
- T001: l’indirizzo del mittente non è censito in ReGIndE;
- T002: il formato del messaggio non è aderente alle specifiche;
- T003: la dimensione del messaggio eccede la dimensione massima consentita (comma 5).
Il gestore dei servizi telematici, nel caso in cui il mittente sia un avvocato, effettua l’operazione di certificazione, ossia recupera lo status del difensore da ReGIndE; nel caso in cui lo status non sia attivo, viene segnalato alla cancelleria” (comma 6). Il gestore dei servizi telematici effettua, altresì, i controlli automatici (formali) sulla busta telematica. Segnatamente, le possibili anomalie all’esito dell’elaborazione della busta telematica sono codificate secondo le tipologie che descriveremo nel seguito.
Errori di tipo Warn
Warn (Warning) indica un’anomalia non bloccante; si tratta in sostanza di segnalazioni, tipicamente di carattere giuridico.
| Messaggio | Conseguenza |
| Termini di deposito scaduti | L’atto viene accettato ma si deve attendere la conferma della Cancelleria |
| Allegato procura alle liti assente | L’atto viene accettato ma si deve attendere la conferma della cancelleria |
Errori di tipo Error
ERROR: anomalia bloccante ma lasciata alla determinazione dell’ufficio ricevente, che può decidere di intervenire forzando l’accettazione o rifiutando il deposito;
| Messaggio | Conseguenza | Rimedio | Consiglio pratico |
| Depositante radiato, sospeso o cancellato | Necessarie verifiche da parte della Cancelleria | Se il deposito viene rifiutato, è necessario procedere a un nuovo deposito | |
| Assente allegato definito in indice busta | Necessarie verifiche da parte della Cancelleria | Se il deposito viene rifiutato, è necessario procedere a un nuovo deposito | |
| Certificato firma scaduto | Occorre procedere con un nuovo deposito | ||
| Certificato di firma non valido | Si rendono necessarie verifiche tecniche da parte dell’Ufficio | Se il deposito viene rifiutato, è necessario procedere a un nuovo deposito | Prima di effettuare un nuovo deposito, acquistare una nuova firma digitale o rinnovarla |
| Atto non integro rispetto alla firma originale | Occorre procedere con un nuovo deposito | ||
| Il mittente non è fra i firmatari dell’atto | Necessarie verifiche da parte della Cancelleria | Contattare la Cancelleria | |
| Documento XML non valido rispetto agli schemi di riferimento | Si rendono necessarie verifiche tecniche da parte dell’Ufficio | Contattare la Cancelleria | |
| Firmatario non parte in causa | Necessarie verifiche da parte della Cancelleria | Se il deposito viene rifiutato, è necessario procedere a un nuovo deposito | |
| Numero di ruolo non indicato | Necessarie verifiche da parte della Cancelleria | Se il deposito viene rifiutato, è necessario procedere a un nuovo deposito | Indicare il numero di ruolo nella busta telematica |
| Numero di ruolo non valido | Necessarie verifiche da parte della Cancelleria | Se il deposito viene rifiutato, è necessario procedere a un nuovo deposito | Il numero di ruolo indicato nella busta telematica non è corretto o non esiste |
| Il firmatario non è costituito nell’atto introduttivo | Occorre procedere con un nuovo deposito | ||
| Allegato Iscrizione a ruolo assente | Necessarie verifiche da parte della Cancelleria | Se il deposito viene rifiutato, è necessario procedere a un nuovo deposito | |
| Formato di file non ammesso | Si rendono necessarie verifiche tecniche da parte dell’Ufficio | Se il deposito viene rifiutato, è necessario procedere a un nuovo deposito | |
| Allegato non riconosciuto | Si rendono necessarie verifiche tecniche da parte dell’Ufficio | Se il deposito viene rifiutato, è necessario procedere a un nuovo deposito | |
| Certificato di firma non valido | Si rendono necessarie verifiche tecniche da parte dell’Ufficio | Se il deposito viene rifiutato, è necessario procedere a un nuovo deposito | |
| Certificato di firma scaduto | Occorre procedere con un nuovo deposito | ||
| Allegato non integro rispetto alla firma digitale | Occorre procedere con un nuovo deposito | ||
| Presenza di allegati non indicati nell’indice busta | Si rendono necessarie verifiche tecniche da parte dell’Ufficio | Se il deposito viene rifiutato, è necessario procedere a un nuovo deposito |
Errori di tipo fatal
FATAL: eccezione non gestita o non gestibile (esempio: impossibile decifrare la busta depositata o elementi della busta mancanti ma fondamentali per l’elaborazione) (comma 7).
| Messaggio | Conseguenza | Rimedio |
| Errore server busta non elaborata | Si rendono necessarie verifiche tecniche da parte dell’Ufficio | Occorre procedere con un nuovo deposito |
| Impostazione elaborazione impronta Hash dell’atto principale | Si rendono necessarie verifiche tecniche da parte dell’Ufficio | Occorre procedere con un nuovo deposito |
| Errore imprevisto | Si rendono necessarie verifiche tecniche da parte dell’Ufficio | Occorre procedere con un nuovo deposito |
| Impossibile decifrare la busta | Si rendono necessarie verifiche tecniche da parte dell’Ufficio | Occorre un nuovo deposito con certificato di cifratura corretto |
| Indice busta non trovato | Occorre procedere con un nuovo deposito | |
| Atto principale mancante | Occorre procedere con un nuovo deposito | |
Infine, all’esito dell’intervento dell’ufficio, il gestore dei servizi telematici invia al depositante un messaggio di posta elettronica certificata contenente l’esito dell’intervento di accettazione operato dalla cancelleria o dalla segreteria dell’ufficio giudiziario destinatario (comma 10).
Come avviene il perfezionamento del deposito telematico
Il deposito telematico degli atti processuali è una fattispecie a formazione progressiva, la quale si perfeziona nel momento in cui viene emessa la seconda p.e.c., ovvero Ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di p.e.c. del Ministero della Giustizia, come previsto dall’art. 16 bis co. 7 d.l. n. 179/2012 conv. con modif. in l. n. 221/2012 (da ultimo v. Cass., Sez. II civ., ord. 12.7.2021 n. 19796; Cass., Sez. lav. 11.5.2021 n. 12422). La funzione della terza e della quarta p.e.c. è, rispettivamente, di attestare l’esito dei controlli automatici e di quelli manuali effettuati dalla Cancelleria dell’Ufficio giudiziario. Da tali controlli dipende il caricamento degli atti nel fascicolo processuale telematico e la loro visibilità dalle altre parti del processo e non già la perfezione dell’effetto giuridico del deposito telematico.
Deriva che l’eventuale esito negativo dei successivi controlli telematici e manuali non fa venir meno l’effetto giuridico del deposito ma determina, al più, la necessità di rinnovare la trasmissione delle buste telematiche contenenti gli atti processuali e gli allegati. Peraltro, l’art. 13 co. 2 d.m. n. 44/2011 dispone che gli atti del processo in forma di documenti informatici si intendono ricevuti dal dominio giustizia nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di p.e.c. del Ministero della Giustizia.
