Processo civile telematico, la digitalizzazione della procura alle liti: come funziona

La normativa emanata per far fronte all’emergenza causata dalla pandemia ha dato una fortissima accelerazione al processo civile telematico, imponendo fra l’altro il deposito telematico degli atti, l’incentivazione dei pagamenti telematici e il progressivo abbandono della carta. Tuttavia, il sedimentarsi della legislazione emergenziale e non ha creato molte incertezze intorno alle modalità operative del p.c.t.

In particolare, il tema della procura alle liti è di grande rilievo pratico, attesa la pressoché totale obbligatorietà della difesa tecnica nel processo civile, tranne pochi casi in cui è consentita la difesa personale.

Procura alle liti, la normativa

L’art. 83 c.p.c. dispone che quando la parte sta in giudizio col ministero di un difensore, questi deve essere munito di procura. Nel p.c.t. la procura alle liti è in versione digitale, come previsto inizialmente dall’art. 10 d.P.R. n. 123/2001. Il co. 3 dell’art. 83 c.p.c. è stato appositamente riformato dall’art. 45 co. 9 l. n. 69/2009 in vista dell’affermarsi graduale del p.c.t. La procura alle liti può essere generale o speciale e deve essere conferita con atto pubblico o scrittura privata autenticata (ex art. 83 c.p.c.).

Processo Civile Telematico: stato attuale e prospettive di riforma

La procura speciale può essere anche apposta in calce o a margine della citazione, del ricorso, del controricorso, della comparsa di risposta o d’intervento, del precetto o della domanda d’intervento nell’esecuzione, ovvero della memoria di nomina del nuovo difensore, in aggiunta o in sostituzione del difensore originariamente designato. In tali casi l’autografia della sottoscrizione della parte deve essere certificata dal difensore (ex art. 83 c.p.c.).

La procura digitale alle liti: come funziona

Il co. 3 dell’art. 83 c.p.c. dispone che la procura si considera apposta in calce anche se rilasciata su foglio separato che sia però congiunto materialmente all’atto cui si riferisce, o su documento informatico separato sottoscritto con firma digitale e congiunto all’atto cui si riferisce mediante strumenti informatici, individuati con apposito decreto del Ministero della giustizia.

L’art. 18 co. 5 d.m. n. 44/2001 stabilisce che la procura alle liti si considera apposta in calce all’atto cui si riferisce quando è rilasciata su documento informatico separato allegato al messaggio di p.e.c. mediante il quale l’atto è notificato. La medesima disposizione si applica anche quando la procura alle liti è rilasciata su foglio separato del quale è estratta copia informatica, anche per immagine. Se la procura alle liti è stata conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici e trasmessi in via telematica (art. 83 co. 3 c.p.c.).

Come già accennato, la procura digitale alle liti può essere:

• nativa digitale;
• su tradizionale supporto analogico e successivamente digitalizzata.

La procura alle liti nativa digitale

In tale ipotesi, la procura viene rilasciata su documento informatico separato, sicuramente sottoscritto con firma digitale della parte, mentre è dubbia la necessità della sottoscrizione digitale per certificazione del difensore. Affinché la procura possa considerarsi apposta in calce all’atto cui si riferisce, la stessa va inserita come allegato nel messaggio p.e.c. con cui l’atto viene notificato ovvero nella busta telematica con cui l’atto viene depositato, quali meccanismi individuati dalla normativa regolamentare per reputare la procura rilasciata su documento separato “congiunta” all’atto processuale.

La procura, ai fini delle disposizioni speciali sul p.c.t., dovrebbe qualificarsi come “documento informatico allegato all’atto del processo”, consentito in diversi formati, anche compressi, mentre la necessità della sottoscrizione (firma PAdES o CAdES) discende direttamente dall’art. 83 c.p.c. Le specifiche tecniche classificano la procura come un documento allegato all’atto processuale, così evocando la necessità che, anche ai fini dei controlli automatici, la procura sia conferita su documento informatico separato. Segue uno schema che illustra le modalità operative di rilascio della procura alle liti nativa digitale.

La procura alle liti digitalizzata

Nel p.c.t. la procura alle liti può anche essere rilasciata su tradizionale supporto analogico e successivamente “digitalizzata”. In questo caso la procura viene conferita con le modalità tradizionali, sottoscritta con firma autografa della parte, certificata dal difensore, che provvederà successivamente all’estrazione di copia informatica autenticata mediante apposizione della firma digitale. Rimangono ferme, per il resto, le modalità già sopra riportate affinché la procura possa reputarsi come apposta in calce all’atto cui si riferisce (vale a dire: inserimento della copia informatica come allegato nel messaggio p.e.c. con cui è notificato l’atto ovvero nella busta telematica con cui l’atto è depositato) nonché le prescrizioni sul formato del documento e sulla firma digitale.

Segue uno schema che illustra le modalità operative relative alla procura alle liti rilasciata in formato analogico e successivamente digitalizzata sono le seguenti:

La procura alle liti a distanza

L’art. 83, co. 20 ter, d.l. n. 18/2020 (conv. con mod. con l. n. 27/2020), prevede la possibilità di rilasciare la procura alle liti a distanza. Tale modalità, che è facoltativa e non sostituisce le modalità tradizionali previste dall’articolo 83 c.p.c., è utilizzabile solo fino alla cessazione dello stato di emergenza, prolungato fino al 31.12.2021 dall’art. 1 d.l. n. 105/2021.

Il predetto art. 83 prevede che “Fino alla cessazione delle misure di distanziamento previste dalla legislazione emergenziale in materia di prevenzione dal contagio Covid-19, nei procedimenti civili la sottoscrizione della procura alle liti può essere apposta dalla parte anche su un documento analogico trasmesso al difensore, anche in copia informatica per immagine, unitamente a copia di un documento di identità in corso di validità, anche a mezzo strumenti di comunicazione elettronica. In tal caso, l’avvocato certifica l’autografia mediante la sola apposizione della propria firma digitale sulla copia informatica della procura. La procura si considera apposta in calce, ai sensi dell’articolo 83 del codice di procedura civile, se è congiunta all’atto cui si riferisce mediante gli strumenti informatici individuati con decreto del Ministero della giustizia”.

Segue uno schema che illustra le modalità operative di rilascio della procura alle liti a distanza.

Requisiti tecnici della procura digitale alle liti

Le regole tecniche del p.c.t. (provv. DGSIA 16.4.2014 e 28.12.2015) prevedono che il formato di firma digitale da apporre sulla procura alle liti possa essere tanto PAdES quando CAdES.

Segue uno schema che illustra le modalità operative di firma digitale della procura alle liti.

Nel caso di procura digitale nativa è bene ricordare che l’art. 12 (rubricato Formato dell’atto del processo in forma di documento informatico – art. 11 del regolamento) Provv. DGSIA 16.4.2014 dispone che “l’atto del processo in forma di documento informatico, da depositare telematicamente all’ufficio giudiziario, rispetta i seguenti requisiti:

• è in formato PDF;
• è privo di elementi attivi;
• è ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti; non è pertanto ammessa la scansione di immagini;
• è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata esterna secondo la struttura riportata ai commi seguenti;
• è corredato da un file in formato XML, che contiene le informazioni strutturate nonché tutte le informazioni della nota di iscrizione a ruolo, e che rispetta gli XSD riportati nell’Allegato 5; esso è denominato DatiAtto.xml ed è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata.
• La struttura del documento firmato è PAdES-BES (o PAdES Part 3) o CA-dES-BES;
• il certificato di firma è inserito nella busta crittografica;
• è fatto divieto di inserire nella busta crittografica le informazioni di revoca riguardanti il certificato del firmatario.
• La modalità di apposizione della firma digitale o della firma elettronica qualificata è del tipo “firme multiple indipendenti” o parallele, e prevede che uno o più soggetti firmino, ognuno con la propria chiave privata, lo stesso documento (o contenuto della busta).
• L’ordine di apposizione delle firme dei firmatari non è significativo e un’alterazione dell’ordinamento delle firme non pregiudica la validità della busta crittografica;
• nel caso del formato CAdES il file generato si presenta con un’unica estensione p7m.

Il meccanismo qui descritto è valido sia per l’apposizione di una firma singola che per l’apposizione di firme multiple”.

Nel caso di procura digitale in forma di copia per immagine di originale analogico è bene ricordare che l’art. 13 (rubricato Formato dei documenti informatici allegati – art. 12 del regolamento) dispone che “i documenti informatici allegati sono privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili, e sono consentiti nei seguenti formati:

1. .pdf

2. .rtf

3. .txt

4. .jpg

5. .gif

6. .tiff

7. .xml

8. .eml, purché contenenti file nei formati di cui alle lettere precedenti.

9. .msg, purché contenenti file nei formati di cui alle lettere da a ad h.

2. È consentito l’utilizzo dei seguenti formati compressi purché contenenti file nei formati previsti al comma precedente: .zip, .rar, .arj.

Gli allegati possono essere sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata; nel caso di formati compressi la firma digitale, se presente, deve essere applicata dopo la compressione”. Segue uno schema dei requisiti tecnici che la procura digitale alle liti deve avere.