È di incredibile gravità la notizia che un paio di giorni fa è rimbalzata sul web, ossia quella del rinvio della sentenza del processo Eternit bis a Torino a causa di una chiavetta USB vuota.
Il supporto sul quale si trovavano il 90% degli atti del processo è risultato inservibile. Un episodio degno della migliore scenografia da cinepanettone, che mette a nudo tutta la sciatteria accumulata negli anni nell’ambito della digitalizzazione della Giustizia -e non solo-.
Chiavette USB e processi, un problema di lunga data
In realtà, le problematiche legate alla gestione e conservazione digitale di documenti e fascicoli processuali non sono affatto nuove. Era il 2014 quando in occasione di un importante evento (il Digeat “Save the data”) provocatoriamente osservai che il Ministero della giustizia fosse senza Responsabile della conservazione dei documenti informatici.
Nel corso del convegno prese parte l’allora Sottosegretario del ministero, Cosimo Maria Ferro, impegnandosi solennemente a sistemare la questione. Le criticità sulle quali ci confrontammo allora sono ancora incredibilmente attuali, nonostante a sette anni di distanza da quella prima provocazione alcuni (piccoli) passi in avanti siano stati compiuti, com’è possibile evincere dalla sezione “Gestione Flussi documentali” del portale del Ministero, dove con provvedimento 1768.I del 28 febbraio 2021 della Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati è stato adottato il Manuale per la gestione dei flussi documentali con l’elenco delle Aree Organizzative Omogenee (AOO). Il Manuale, oltre a descrivere il sistema di gestione e di conservazione dei documenti, fornisce le istruzioni uniche e vincolanti per le articolazioni del Ministero della giustizia ai fini del corretto funzionamento del servizio di tenuta del protocollo informatico e di gestione dei flussi documentali e mira a realizzare le condizioni operative per gestire il flusso informativo e documentale anche ai fini di una più rapida semplificazione ed una maggiore trasparenza amministrativa.
Tuttavia, risulta ancora difficilmente rintracciabile l’indicazione dei soggetti (o del soggetto) preposto a svolgere il ruolo di Responsabile della Gestione e di Responsabile della Conservazione[1], così come manca del tutto l’adozione formale dello stesso Manuale della Conservazione.
In attesa del prossimo processo da cancellare
Stando a questo stato di avanzamento, sinceramente non siamo stupiti di quanto successo a Torino, ma che solo oggi emerga un autentico “buco nero” nella vita processuale del Paese, che va ingrandendosi, violando le più elementari regole di protezione dei dati personali e di security. Forse oggi una sensibilità maggiore potrebbe essere garantita dal Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza, che sembrerebbe aver risvegliato il Paese dal torpore che lo caratterizzava, almeno nell’ultimo periodo. La digitalizzazione, infatti, è una delle “missioni” del PNRR e sono diversi gli elementi che punta ad accelerare per l’innovazione, ma come ribadito più volte, la soluzione per arrivare a una PA digitale non è (solo) la tecnologia da sviluppare.
Non sono le chiavette USB oggi, non saranno gli ologrammi, un domani. Sono, ancora una volta le risorse umane e, quindi, le competenze da sviluppare, a rappresentare la chiave di (s)volta.
Questo caso dovrebbe offrirci invece l’opportunità per spingerci oltre la tendenza al “soluzionismo tecnologico” trovando delle risposte che siano più ampie. E il Paese meriterebbe di conoscere i soggetti (quelli veri) autorizzati ad occuparsi della “digitalizzazione”, perché sono le persone a dover essere al centro di questa rivoluzione e non gli applicativi o peggio ancora i supporti.
Non a caso impera ancora una grave confusione in merito alla definizione di “gestione documentale” che, ricordiamolo, è il procedimento che investe l’intero ciclo di vita del documento, dalla sua origine alla sua conservazione e che ben differisce dal backup che altro non è che una procedura di sicurezza. Vengono, in tale vicenda, sovrapposti e confusi tali concetti.
La perdita o il danneggiamento degli “incartamenti-usb” teoricamente comporta peraltro -oltre che violazioni gravi di principi fondamentali contenuti nel GPR – illeciti penalmente rilevanti, causando dunque un rallentamento incredibile e ulteriore nel corso della già macchinosa vita processuale del Paese.
La direzione da intraprendere è prima tutta culturale e organizzativa e poi certamente anche tecnologica.
A tal proposito, anche l’ultimo Piano triennale per l’informatica per la PA pone degli obiettivi e degli strumenti al fine di agevolare la trasformazione digitale e tra questi obiettivi vi è, tra gli altri, lo sviluppo delle competenze ICT: ma a che punto siamo?
Conservazione, un percorso lungo 20 anni
Da più di 20 anni si studiano le modalità più corrette di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Oggi queste modalità sono confluite nelle Linee Guida di AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) e la loro obbligatorietà per enti pubblici e privati è prevista dal CAD – Codice dell’amministrazione digitale (D. Lgs. 82/2005).
L’art. 44 del CAD, comma 1 ter, prevede che il sistema di conservazione dei documenti informatici assicuri, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida. La Giustizia italiana è oggi in grado di assicurare al proprio patrimonio informativo digitale imputabilità giuridica, integrità, certezza e sicurezza ai dati processati e anche il mantenimento nel tempo in forma autentica a tali informazioni di rilievo giuridico, storico e archivistico?
Purtroppo lo stesso CAD prevede espressamente all’art. 2 che: “le disposizioni del presente Codice si applicano al processo civile, penale, amministrativo, contabile e tributario, in quanto compatibili e salvo che non sia diversamente disposto dalle disposizioni in materia di processo telematico”. In tutti questi anni qualcuno deve aver pensato che è meglio non applicarle affatto regole così fastidiose e stringenti, lasciando la gestione e conservazione dei fascicoli processuali al caso (o quasi)! Del resto, la regolamentazione tecnica di questo delicatissimo settore è rimasta in mano esclusivamente al Responsabile dei Sistemi Informativi del Ministero della Giustizia.
Come già ribadito si aggiunga che il Ministero della Giustizia non risulta, ad oggi, aver nominato un Responsabile della Conservazione con competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche che si sa (o forse no) ha il compito di definire le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in conformità alla normativa vigente[2]. Com’è possibile cambiare direzione in modo così evidente rispetto al CAD e alle regole tecniche emanate da AgID procedendo così senza una precisa architettura che tenga conto dei processi e delle competenze coinvolte e prepari oggi il terreno per la selezione e conservazione del nostro patrimonio informativo futuro in un ambito delicatissimo come quello della Giustizia?
Il problema è davvero colossale, come emerso anche nel corso di un confronto online con alcuni stimati Colleghi, tanto da dover prendere atto del fatto che ormai” la gestione dei depositi telematici si è spinta talmente avanti in questi anni, che ci si troverebbe davanti ad un’impresa mastodontica, ovvero un processo di selezione e scarto di circa 100 milioni di depositi. Senza parlare poi della costruzione dell’infrastruttura vera e propria di gestione degli archivi… – come giustamente osservato – in un contesto del genere, ove fosse nominato, il Responsabile della Conservazione farebbe cosa saggia a dimettersi seduta stante, per tornare a infrastruttura realizzata”[3]!
Conclusione: il silenzio
Allo stato dei fatti, ci si chiede se la “vecchia” burocrazia non stia solo diventando nuova burocrazia digitale e le soluzioni proposte si fermino solo all’eliminazione dai tribunali delle chiavette usb che saranno magari sostituite da qualche altro supporto sempre più volatile, cosicché i burocrati possano concentrare il dibattito (e magari i fondi da stanziare) solo su una parte del problema.
Così facendo si continua a rinviare ancora e ancora l’attuazione di una seria politica di digitalizzazione del Paese, procrastinando inesorabilmente la salvaguardia dell’immenso patrimonio documentale informatico che si continua ad ammassare nelle aule dei palazzi di giustizia e nei vari uffici e che è destinato a scomparire in maniera eclatante e assordante.
Così come assordante, pavido e ossequioso è il silenzio dei giuristi italiani su tematiche così importanti e delicate. Se si continua così, senza le giuste competenze e senza tener conto del rispetto della normativa vigente (tutta), saremo destinati a perdere molto più del contenuto di una singola chiavetta.
Note
[1] Da qui è possibile consultare tutte le nomine dei Responsabili succedutesi nel tempo. Mancano quelle dei Responsabili (o Responsabile unico) della Gestione e della Conservazione: https://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_14_7.page?search=responsabile&pageCode=mg_14_7
[2] Figura obbligatoria che opera secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 1-quater, del CAD.[2]
[3] Così L’Avv. Giuseppe Vitrani.
