Riforma processo civile, come fare le udienze a distanza: istruzioni per gli studi legali

Con il D. Lgs. n. 149/2022, emanato in attuazione della delega conferita con la L. n. 206/2021 (la “Legge Delega”), è stata disciplinata un’ampia riforma del diritto processuale civile, perseguendo i dichiarati obiettivi di «semplificazione, speditezza e razionalizzazione del processo civile, nel rispetto della garanzia del contraddittorio^[1]». Per tentare di conseguire tali obiettivi il legislatore, da un lato, ha potenziato la progressiva informatizzazione del processo telematico (ad esempio, estendendone l’applicazione al procedimento innanzi al Giudice di Pace e ampliandone l’impiego nel settore delle notificazioni e nel processo esecutivo^[2]); dall’altro, ha novellato a fondo il rito ordinario e i sistemi alternativi di risoluzione delle controversie – mediazione e arbitrato in primis – escogitando soluzioni dirette, sulla carta, a ridurre i tempi morti dell’attuale sistema processuale al fine di fornire una risposta più rapida e più efficiente alla richiesta di giustizia in campo civile^[3].

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Quando entra in vigore la riforma del processo civile telematico

Onde consentire agli operatori ed interpreti di assimilare le molteplici novità della riforma, peraltro, ne è stata prevista un’entrata in vigore “in tre tempi”:

• per le disposizioni sulle udienze “a distanza” (in forma cartolare o da remoto) e sull’obbligo di deposito telematico di tutti gli atti processuali^[4], in Tribunale, Corte d’Appello e Corte di Cassazione, l’entrata in vigore è fissata al 1.1.2023^[5];
• l’obbligo di deposito telematico nei procedimenti avanti al Giudice di Pace e Tribunale superiore delle Acque Pubbliche, nonché le altre norme in materia processuale – con l’eccezione di quelle relative all’istituzione del c.d. Tribunale per le persone, per i minorenni e per le famiglie (e al relativo procedimento) – entreranno in vigore per i procedimenti instaurati a partire dal 1.7.2023^[6];
• le previsioni in tema di procedimento unitario in materia di stato delle persone, minorenni e famiglie, nonché quelle relative all’istituzione del Tribunale unitario, dedicato a tutte le controversie di famiglia e minorili, si applicheranno a partire dalla scadenza del secondo anno successivo alla pubblicazione in Gazzetta Ufficiale della riforma del processo civile, ossia a partire dal giorno 11.10.2024^[7].

Le udienze a distanza: come fare

La possibilità di ricorrere a forme di udienza non in presenza è prevista in via generale dal nuovo art. 127, comma 3, C.p.c., che consente al giudice di disporre (a propria discrezione) che l’udienza si svolga mediante collegamenti audiovisivi a distanza o sia sostituito dal deposito di note scritte. Le modalità di svolgimento dell’udienza da remoto, a propria volta, sono disciplinate dagli artt. 127 bis, C.p.c. e 196 duodecies, Disp. att. C.p.c., mentre quelle di svolgimento dell’udienza cartolare sono trattate dall’art. 127 ter, C.p.c.

Tali disposizioni non costituiscono, come noto, una vera e propria novità, giacché le stesse modalità alternative di udienza erano già state introdotte con la normativa emergenziale di contrasto alla pandemia da Covid-19 (art. 83, D.l. n. 18/2020). Peraltro, considerati la buona prova che le forme di udienza a distanza hanno dato di sé, nonché il generico gradimento da parte degli operatori, il legislatore della riforma ha deciso di codificarne le discipline, che pertanto non sono più relegate ad eccezione motivata dall’emergenza Covid-19, ma rappresentano modalità ordinarie di svolgimento di udienza^[8]; e che, con tutta probabilità, diverranno quelle di più largo impiego, rendendo residuale la celebrazione delle udienze in presenza^[9].

Come funziona l’udienza in videoconferenza

Ai sensi dell’art. 127 bis, 1° comma, C.p.c., lo svolgimento dell’udienza, anche pubblica, mediante collegamenti audiovisivi può essere disposto tutte le volte che all’udienza non debbano partecipare soggetti diversi dalle parti e dai loro legali, dal pubblico ministero o dall’ausiliario del giudice. Non si potrà pertanto procedere con l’udienza a distanza, ad esempio, nell’ipotesi in cui debbano essere sentiti testimoni o persone chiamate a rendere informazioni.

Al secondo comma, l’art. 127 bis, C.p.c. prevede inoltre che il provvedimento con cui viene disposta l’udienza in videoconferenza venga comunicato almeno quindici giorni prima dell’udienza alle parti, le quali – entro cinque giorni dalla comunicazione – possono richiedere lo svolgimento in presenza dell’udienza. Sull’istanza il giudice deve decidere, con decreto non impugnabile^[10], entro i cinque giorni successivi, tenendo conto dell’utilità e dell’importanza della presenza delle parti in relazione agli adempimenti da svolgersi in udienza^[11]. La norma prevede altresì che il Giudice possa disporre udienza mista, con la presenza delle sole parti che abbiano richiesto di presenziare personalmente e il collegamento audiovisivo delle altre, alle quali è comunque consentita la partecipazione in presenza.

Udienza pubblica e non, servono strumenti idonei

Da ultimo, l’art. 127, comma 3, C.p.c. consente al giudice, ove ricorrano particolari ragioni d’urgenza (da motivare nel provvedimento), di ridurre i termini tanto per la comunicazione del provvedimento di fissazione di udienza in videoconferenza, quanto quelli per l’eventuale richiesta di svolgimento in presenza e di decisione sull’istanza^[12]. Se l’art. 127 bis disciplina i presupposti e le modalità di fissazione dell’udienza in videoconferenza, l’art. 196 duodecies, Disp. att. Cod. proc. civ. si preoccupa di dettarne le regole di svolgimento. In primo luogo, si prevede che l’udienza debba essere tenuta con modalità idonee a salvaguardare il contraddittorio, ad assicurare l’effettiva partecipazione delle parti e, se l’udienza non è pubblica, la sua riservatezza. Di contro, laddove l’udienza sia pubblica, l’art. 196 duodecies, ultimo comma, Cod. proc. civ. prevede che, con proprio regolamento, il direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero di Giustizia fissi le modalità per garantire la pubblicità dell’udienza in cui si discute la causa. Il medesimo regolamento, peraltro, dovrà individuare e regolamentare i collegamenti audiovisivi a distanza utilizzabili per lo svolgimento delle udienze da remoto^[13].

Il primo comma dell’art. 196 duodecies, Disp. att. Cod. proc. civ., in fine, richiama opportunamente l’applicabilità, anche alle udienze a distanza, dell’art. 84, Cod. proc. civ., in forza del qual viene riconosciuto al difensore il potere di compiere e ricevere tutti gli atti che la legge non riservi espressamente alle parti (salvi quelli di disposizione del diritto in contesa, per i quali occorre procura ad hoc). Ciò a comprova del fatto che tale tipologia d’udienza, al di là delle modalità di svolgimento, debba considerarsi in tutto e per tutto equivalente a quella in presenza.

L’ambiente telematico come l’aula di tribunale

E poiché l’ambiente telematico, come espressamente precisato dall’art. 196 duodecies, comma 4, Disp. att. Cod. proc. civ., deve considerarsi ad ogni effetto l’aula d’udienza^[14], viene dettata una serie di disposizioni atte a riprodurre – anche da remoto – le modalità di svolgimento di un’udienza in presenza. E così si stabilisce che nel verbale, dopo aver proceduto all’identificazione dei presenti, gli stessi debbano assicurare che non vi siano collegamenti di soggetti non legittimati e che non siano presenti soggetti non legittimati nei luoghi di collegamento. Questa disposizione deve, evidentemente, essere coordinata con l’art. 84, secondo comma, Disp. att. Cod. proc. civ., a norma del quale alle udienze davanti al Giudice istruttore sono ammesse (oltre al giudice e ai suoi ausiliari) solo le parti e i loro difensori; dal che consegue che, anche nel corso dell’udienza telematica, solo costoro saranno i soggetti autorizzati a partecipare.

Onde garantire l’ordinato svolgimento dell’udienza, si prevede inoltre che per tutta la durata dell’udienza debba essere mantenuto il collegamento audiovisivo e si vieta la registrazione dello svolgimento di udienza, dovendo far fede esclusivamente il contenuto del verbale d’udienza (di cui peraltro le parti e i loro difensori possono richiedere la lettura e l’apposizione di modifiche o integrazioni in corso d’udienza).

L’udienza mediante scambio di note scritte: ecco le regole

L’art. 127 ter, Cod. proc. civ. disciplina la fattispecie di deposito e scambio di note scritte in sostituzione dell’udienza. Anche in questo caso, il deposito è consentito solo per le udienze in cui non sia prevista la presenza di soggetti diversi dalle parti, dai loro difensori, dal P.M. e dall’ausiliario del giudice. Esso può essere disposto dal giudice o richiesto da tutte le parti costituite, anche in sostituzione di un’udienza già fissata. Nel caso in cui la sostituzione dell’udienza con le note sia prevista dal giudice, lo stesso deve assegnare alle parti un termine perentorio non inferiore a quindici giorni per il deposito delle note di udienza.

Similmente a quanto stabilito per il provvedimento di fissazione di udienza da remoto, è concesso alle parti il potere di opporsi al provvedimento di deposito di note scritte entro cinque giorni dalla comunicazione (chiedendo dunque di svolgersi udienza), nonché il dovere del giudice di decidere con decreto non impugnabile entro i cinque giorni successivi all’opposizione. E anche in questo caso è peraltro consentito al giudice ridurre tali termini per particolari ragioni di urgenza, da motivare nel provvedimento con cui si dispone la sostituzione dell’udienza con il deposito di note scritte.

Peraltro, laddove le parti siano concordi nel richiedere lo svolgimento dell’udienza, il giudice non potrà discostarsi dalla richiesta e dovrà tenere udienza. Nell’eventualità in cui, invece, l’udienza sia sostituita dal deposito di note scritte, la data di scadenza del termine per il deposito dovrà considerarsi ad ogni effetto come data di udienza^[15] e il giudice dovrà emettere il proprio successivo provvedimento entro i successivi trenta giorni. Il mancato deposito delle note di udienza ad opera di tutte le parti viene assimilato dalla legge all’ipotesi di mancata comparizione. Si prevede, infatti, che, nel caso in cui nessuna delle parti, nel termine assegnato, abbia provveduto a depositare le proprie note, il giudice sia tenuto a concedere un nuovo termine perentorio per il deposito delle note medesime, o a fissare udienza. E che, nel caso in cui nessuno depositi nel nuovo termine (o nessuno compaia all’udienza), il giudice ordini la cancellazione della causa dal ruolo e dichiari l’estinzione del giudizio^[16].

L’obbligo di deposito telematico degli atti

Merita un cenno, infine, la disposizione dell’art. 196 quater, Disp. att. Cod. proc. civ., in forza della quale viene estesa la disciplina del deposito telematico a tutti gli atti processuali e provvedimenti del Giudice. Tale disposizione sostanzialmente riproduce all’interno del codice di rito, con alcuni adeguamenti, le norme oggi contenute all’art. 16 bis, comma 4, D. lgs. n. 179/2012. Tali adeguamenti riguardano perlopiù i presupposti di autorizzazione del deposito in forma cartacea che oggi compete anche al giudice, ove ravvisi ragioni specifiche, oltre al capo dell’ufficio giudiziario, il quale può intervenire (avvisando sul sito istituzionale dell’ufficio) in caso di malfunzionamento dei sistemi informatici del dominio giustizia. E – si aggiunge nell’art. 196 quater, Disp. att. Cod. proc. civ. di nuova fattura – è altresì tenuto a comunicare la riattivazione a mezzo internet attraverso il sito istituzionale dell’ufficio.

Ora, se la generalizzazione del deposito telematico è senz’altro da approvare, non si spiega perché sia rimasta, anche nel testo riformato, l’esenzione dal deposito telematico dei provvedimenti relativi al giudizio di opposizione a decreto ingiuntivo. Del pari, resta un po’ di rammarico poiché – con la riforma – non si è colta l’occasione per risolvere alcune delle problematiche che tuttora affliggono il deposito telematico di atti, quali il limite di capienza delle buste telematiche e il formato dei file allegabili. Quanto al primo profilo, si osserva come il limite di 30 megabyte per busta sia tutto sommato “anacronistico” e che sarebbe perciò opportuno ampliarlo (o rimuoverlo tout court), anche per evitare le problematiche di carattere pratico connesse con l’invio di buste multiple, soprattutto nella fase di iscrizione a ruolo, laddove l’invio di più buste riferite ad un procedimento non ancora presente nel Ruolo dell’ufficio può generare problematiche connesse con la corretta costituzione della parte.

Quanto al secondo aspetto, ancora oggi le specifiche tecniche di cui all’art. 13 del testo risultante dai decreti ministeriali del 16.4.2014 e del 28.12.2015, non consente la produzione, ad esempio, di file di video e musicali di comune uso (ad es. *.mp3, *.avi, ecc.), obbligando l’avvocato che ne abbia necessità di depositarli fisicamente, previa autorizzazione del Giudice. Il che, a ben vedere, è del tutto paradossale, trattandosi di documenti digitali, senz’altro idonei ad essere depositati mediante gli strumenti informatici. È dunque auspicabile che, nelle more della piena entrata in vigore della riforma del procedimento civile, il legislatore intervenga anche per correggere questi profili, onde rendere ancor più efficiente il processo telematico.

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Note

1. Così l’art. 1, comma 1, della Legge Delega. ↑
2. Per un commento alle novità introdotte dalla riforma nel processo civile telematico, v. Ferranti, Riforma della giustizia civile digitale, cosa cambia con il decreto attuativo, in www.agendadigitale.eu, 11 agosto 2022. ↑
3. Per una valutazione negativa dell’impatto della riforma sulla speditezza ed efficienza dei processi, v. Proto Pisani, Note a prima lettura di una brutta riforma del processo civile, in www.questionegiustizia.it, 2022. ↑
4. Laddove, sotto il vigente sistema, è ancora prevista la possibilità di depositare gli atti introduttivi di ciascun giudizio in forma cartacea. ↑
5. L’applicazione della disposizione è invece posticipata al 1°.7.2023 per i dipendenti che stanno in giudizio in rappresentanza delle loro amministrazioni – che pertanto medio tempore potranno procedere con i depositi in cartaceo ↑
6. Il D. Lgs. n. 149/2022 peraltro prevede che il Ministero della Giustizia – con provvedimento di natura non regolamentare – accertata la funzionalità dei servizi di comunicazione, possa anticipare, per taluni uffici, il termine per il deposito telematico degli atti di tutti o di alcuni procedimenti. ↑
7. Per una tabella di sintesi delle differenti date di entrata in vigore del D. lgs. n. 149/2022, v. Corongiu, Riforma processo civile: la tabella con le date di entrata in vigore delle principali novità, in www.altalex.com, 2022; Di Marzio, Riforma processo civile: col decreto delegato ecco il cronoprogramma, in www.ilprocessotelematico.it, 2022. ↑
8. Cfr. Di Marzio, Op. cit. ↑
9. Ed è anche in questa prospettiva che deve essere letta la volontà legislativa di rendere applicabili le norme sulle udienze da remoto e sulle udienze cartolari sin dal 1° gennaio 2022: con il D.l. n. 228/2021, infatti, le disposizioni emergenziali in materia di svolgimento delle udienze da remoto e in forma scritta sono state prorogate sino al 31.12.2022. Il che, in assenza di ulteriori interventi legislativi, avrebbe reso impossibile l’impiego di queste modalità di udienza dopo la scadenza della proroga. Anticipando al 1°.1.2023 l’entrata in vigore delle norme relative alle udienze in videoconferenza e mediante trattazione scritta, il legislatore ha evitato che si creassero vuoti normativi, consentendo così l’impiego di tali tipologie di udienza senza soluzione di continuità rispetto al periodo emergenziale. Sul punto v. anche Asprella, Riforma processo civile: modalità di svolgimento dell’udienza telematica, in www.ilprocessotelematico.it, 2022, la quale non nasconde le proprie perplessità dovute al fatto che l’udienza mediante scambio di note scritte rappresenti il superamento definitivo del canone dell’oralità che informa il processo civile. ↑
10. La Relazione illustrativa al D. Lgs. n. 149/2022, dal canto proprio, chiarisce che la previsione dell’inoppugnabilità del decreto è funzionale ad evitare rallentamenti procedurali. ↑
11. Il che – secondo la Relazione illustrativa al D. Lgs. n. 149/2022 – dovrebbe garantire che gli adempimenti più rilevanti, quali la discussione orale della causa, avvengano in presenza, laddove ciò sia richiesto dalle parti. Va peraltro osservato che, se questo era l’intento legislativo, forse sarebbe stato più opportuno prevedere un sistema in cui si prevedesse il necessario svolgimento in presenza delle udienze maggiormente rilevanti (i.e. l’udienza di discussione), salva motivata istanza delle parti. ↑
12. Sul punto, cfr. Asprella, Op. cit., la quale ipotizza che difficilmente si farà ricorso al potere di abbreviazione dei termini, i quali sono già piuttosto stringenti nella disposizione codicistica. Va peraltro rilevato che il Giudice, a fini acceleratori, potrebbe ridurre anche solo uno dei termini (ad esempio quello fra la comunicazione del provvedimento di fissazione di udienza da remoto), lasciando invariati gli altri termini per le eventuali istanze di partecipazione in presenza e per la relativa decisione. ↑
13. Lo stesso D. Lgs. n. 149/2022, peraltro, contiene una disposizione transitoria con la quale è disposto che nelle more della loro adozione i collegamenti da remoto per lo svolgimento delle udienze civili continuano ad essere regolati dal decreto del direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia del 20 marzo 2020, previsto dall’articolo 83, comma 7, lettera f), del decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, convertito, con modificazioni, dalla legge 24 aprile 2020, n. 27. ↑
14. Tant’è che – coerentemente – la norma precisa che l’udienza si considera tenuta avanti all’Ufficio giudiziario davanti al quale è pendente il procedimento (anche nell’eventualità in cui il Giudice non si collegasse dalla sede fisica dell’Ufficio giudiziario). ↑
15. Sicché l’eventuale decorrenza di termini successivi o a ritroso ancorati alla data di udienza dovrà essere computata a partire dalla data di scadenza del termine per il deposito delle note scritte. ↑
16. Sul punto v. Asprella, Op. loc. cit., la quale chiarisce che «trattasi in sostanza di una nuova forma di inattività che comporta l’estinzione del processo e che si aggiunge a quella già prevista dall’art. 181 c.p.c.». ↑