Se al Sud il tribunale diventa smart: ecco le proposte per palazzi di giustizia più digital

La relazione finale del 15 gennaio 2022 della Commissione interministeriale per la Giustizia nel Sud e Isole contiene, fra l’altro, proposte per la implementazione della giustizia digitale italiana. I lavori della Commissione non si sono limitati alla mera individuazione di inefficienze e di criticità organizzative ma si sono estesi alla predisposizione di soluzioni delle problematiche individuate, tramite l’utilizzo di strumenti tecnologici nuovi e l’aggiornamento dei sistemi informativi esistenti. Il presente articolo esamina alcune delle proposte della Commissione: alcune sono assolutamente condivisibili, mentre altre sollevano qualche perplessità.

IA e giustizia: tutto sulle leggi italiane ed europee

L’intervento della Commissione interministeriale per la giustizia nel Sud

La Commissione interministeriale per la giustizia nel Sud (“Commissione”) ha effettuato una ricognizione delle condizioni in cui operano 62 Tribunali e 16 Corti d’Appello (per un totale di 78 uffici giudiziari). L’obiettivo dichiarato dalla Commissione è la individuazione delle problematicità che stanno alla base dell’elevato numero di procedimenti civili pendenti nelle Regioni meridionali (oltre il 50% del totale nazionale), la rilevazione delle c.d. buone prassi (best practice) e la enunciazione di proposte per migliorare l’operatività degli Uffici. L’attenzione della Commissione si è concentrata sulla giustizia civile, secondo le priorità indicate dal PNRR.

Le proposte

Le proposte formulate nella Relazione finale della Commissione, le quali aspirano, principalmente, a:

1. aumentare l’efficienza dei processi di lavoro in un’ottica di dematerializzazione e digitalizzazione delle procedure e delle modalità di relazione con gli Utenti;
2. migliorare i rapporti con l’utenza mediante nuovi strumenti di gestione e di governo dei flussi informativi e idonei ad assicurare maggiore trasparenza e accessibilità alla Giustizia;
3. garantire l’interoperabilità e la condivisione del patrimonio informativo degli Uffici giudiziari;
4. garantire la evoluzione piena dei sistemi ministeriali, per completare lo sviluppo del processo civile telematico (“p.c.t.”), estendendo gli applicativi a tutte le procedure;
5. promuovere un processo di standardizzazione di alcune parti degli atti giudiziari, in modo da facilitare la comprensione e la lettura degli stessi per le parti e per il Magistrato, al fine di agevolare l’utilizzo della intelligenza artificiale;
6. sviluppare le competenze informatiche e digitali di tutto il personale.

Il Tribunale Smart

Le proposte volte a incrementare la informatizzazione e le infrastrutture digitali degli Uffici giudiziari prevedono, fra l’altro, la realizzazione di un c.d. Tribunale Smart, mediante l’utilizzo di strategie tecnologiche per favorire l’accesso degli Utenti agli Uffici giudiziari, sia in presenza sia da remoto, e l’agevole reperimento di informazioni. L’accesso fisico agli Uffici giudiziari è uno dei campi in cui maggiore può essere l’assisto della tecnologia, la quale può essere utilizzata per limitare l’accesso fisico ai soli casi e tempi in cui risulti indispensabile.

La stessa proposta prevede, fra l’altro, la riforma del sistema di Citizen Relationship Management, tramite la realizzazione di un c.d. Sportello Virtuale, con l’obiettivo di digitalizzare i flussi di lavoro, integrare gli aspetti di comunicazione e di informazione da e verso gli Utenti e ridurre l’afflusso verso gli Uffici giudiziari. Tale strumento dovrebbe garantire un punto di accesso univoco per i servizi online del Ministero della Giustizia, con possibilità di fruizione anche in mobilità, grazie alla presenza di apposita App per dispositivi mobili.

In sintesi, tale proposta della Commissione prevede di:

1. realizzare uno sportello virtuale, tramite lo sviluppo di una piattaforma per la gestione integrata delle istanze mediante workflow digitali e strumenti di videoconferenza per interagire con gli Utenti in modalità remota live. La stessa proposta prevede la dotazione di: strumenti di contatto per consentire di gestire prenotazioni, comunicazioni, notifiche, e di una home page riservata con riepilogo delle proprie pratiche e soluzioni e l’ausilio di moderni sistemi (quali, a titolo esemplificativo, chatbot, knowledge base e FAQ) per facilitare e indirizzare il flusso informativo da e verso gli Uffici giudiziari. La piattaforma verrebbe, inoltre, integrata con le principali piattaforme abilitanti per garantire l’accesso tramite identità digitali generali e sicure (accesso tramite SPID e CIE), i pagamenti digitali (tramite pagoPA) ed eventuali servizi di notifica verso App IO. Infine, la stessa proposta prevede una ridefinizione dei siti web degli Uffici giudiziari, secondo strutture uniformi, al fine di facilitare l’accessibilità, la navigazione e l’orientamento verso i servizi e le informazioni del settore Giustizia;
2. sviluppare sistemi elettronici di orientamento, intesi come pannelli informativi di consultazione (aggiornati in tempo reale, attraverso opportuna integrazione applicativa con i sistemi ministeriali, dai quali dovrebbero attingere le informazioni) e soluzioni mobile, che facilitino l’individuazione delle aule dei Magistrati, dei calendari di udienza e delle Cancellerie;
3. implementare sistemi di pubblicazione dei ruoli d’udienza anonimizzati basati sulla indicazione del Giudice, del numero di ruolo generale della causa e dell’orario fissato per la relativa trattazione, i quali dovrebbero evolversi in strumenti di chiamata elettronica delle cause e soluzioni per la notifica dello stato delle proprie udienze.

La medesima proposta prevede la realizzazione di un sistema integrato per la piena fruibilità delle udienze in modalità remota e ibrida, c.d. Udienza Virtuale, ove possibile, con l’obiettivo di velocizzare i tempi di trattazione e garantire una maggiore flessibilità dell’accesso alla Giustizia delle Parti. Per facilitare tale soluzione, le aule di udienza dovrebbero essere dotate di sistemi video e audio di ultima generazione, strumenti di trascrizione automatizzata dei verbali d’udienza e sistemi di monitoraggio di tutte le sale (questi ultimi utili anche in caso di udienze tradizionali).

La cura dell’edilizia giudiziaria

Infine, a vantaggio della migliore organizzazione della edilizia giudiziaria a livello centrale, è proposta la realizzazione di un sistema informativo di Smart Building volto alla gestione e al monitoraggio dell’edilizia giudiziaria, così da migliorare le condizioni di manutenzione degli immobili e da razionalizzare le spese di gestione. La piattaforma dovrebbe essere dotata di un software di Building Information Modeling per l’ottimizzazione della pianificazione e gestione degli immobili.

Tale proposta di riforma è assolutamente condivisibile anche se richiede investimenti importanti in materia di giustizia digitale, che chi scrive auspica da tempo.

La formazione del personale

Nel quadro del processo generale di riqualificazione del personale della Pubblica Amministrazione, è forte l’esigenza di migliorare le competenze del personale amministrativo e della Magistratura, fra l’altro, su tutte le funzionalità del p.c.t., dei registri informatici e, più in generale, dei programmi ministeriali per la gestione del lavoro giudiziario. Gli interventi suggeriti dalla Commissione riguardano:

1. la formazione applicativa: sviluppo di moduli formativi multimediali e di tutoring per l’aggiornamento continuo sui sistemi informativi ministeriali anche a supporto di iniziative già in atto;
2. la formazione sui temi di cybersecurity, attraverso la definizione di strumenti informativi atti al miglioramento della conoscenza in materia di sicurezza informatica.

Il percorso formativo dovrebbe privilegiare la partecipazione attiva dell’Utente, l’utilizzo di linguaggi multimediali e di strumenti per facilitare l’apprendimento e i contenuti dovrebbero essere organizzati in maniera sequenziale e progressione logica, così da potere essere riutilizzati e aggiornati continuamente.

Anche questa proposta di riforma è assolutamente condivisibile ma, oltre alla formazione, bisognerebbe aumentare le risorse (sia umane sia finanziarie), anche mediante il reclutamento di ulteriori Magistrati (anche onorari) e Cancellieri.

L’evoluzione dei sistemi informativi

La piena digitalizzazione e informatizzazione della Giustizia passa attraverso la introduzione di nuove funzionalità nei sistemi informativi ministeriali, soprattutto in particolari àmbiti tuttora problematici. Le proposte della Commissione, pienamente condivisibili, concernono i seguenti macro-ambiti progettuali:

1. la implementazione di un gestionale per i consulenti tecnici d’ufficio (“CTU”) per favorire l’organizzazione delle assegnazioni degli incarichi ai CTU, così da verificarne la corretta distribuzione e rotazione, e da rendere possibile una scelta mirata dei professionisti esterni;
2. lo sviluppo di supporti per l’assegnazione dei fascicoli: individuazione di soluzioni adeguate integrate con i registri, per la assegnazione automatica dei fascicoli, soprattutto nel settore civile, e per garantire la distribuzione equa dei carichi di lavoro;
3. il potenziamento della interoperabilità, ampliando la disponibilità di servizi in cooperazione applicativa per una migliore fruibilità dei dati e delle informazioni tra sistemi informativi diversi soprattutto verso: il Portale Vendite Pubbliche al fine di rendere automaticamente disponibili gli avvisi di vendita sui sistemi ministeriali e l’Agenzia delle Entrate (Catasto e Registri Immobiliari-ex Conservatoria) per la trasmissione telematica dei provvedimenti, in particolare i provvedimenti giudiziari oggetto di imposta ai sensi del d.P.R. n. 131/1986; inoltre, occorrerebbe ampliare la interoperabilità verso gli Enti territoriali che gestiscono i servizi demografici e i registri di stato civile, nonché verso l’Anagrafe nazionale così da poter reperire le informazioni relative a stato delle persone; sarebbe, infine, necessario un miglioramento della integrazione con tutti i pubblici elenchi in vista di una unificazione degli stessi;
4. il potenziamento della digitalizzazione del decreto ingiuntivo, attraverso l’implementazione di servizi applicativi per l’emissione dei decreti ingiuntivi basati su fatture elettroniche, mediante l’integrazione tra la Consolle del Magistrato e il c.d. Sistema di Interscambio (“SDI”) dell’Agenzia delle Entrate relativo alle fatture elettroniche, lo sviluppo di web services per la verifica – anche da parte dei Difensori – delle fatture emesse su SDI e l’adeguamento delle modalità di deposito del ricorso per l’emissione dei decreti ingiuntivi prevedendo l’allegazione dei file contenenti la fattura elettronica;
5. lo sviluppo di nuove soluzioni per la gestione delle copie in formato digitale dei provvedimenti, attraverso l’introduzione di funzionalità che consentano la generazione della copia del documento con attestazione di conformità e formula esecutiva apposte in calce, completa di tutte le informazioni relative al procedimento.
6. la integrazione degli applicativi del Magistrato con la tecnologia, già esistente e da adoperare in termini di mero riuso (ai sensi dell’art. 69 CAD) in grado di generare sugli atti un contrassegno univoco (ex art. 23 co. 2 bis CAD e da estendersi alle copie informatiche), c.d. glifo, il quale consentirebbe al Giudice e alle altre Parti di confrontare in ogni momento la copia dell’atto o del provvedimento con il corrispondente originale custodito nei registri informatici. L’utilizzo del c.d. glifo permetterebbe di acquisire le copie dei provvedimenti mediante l’app dei servizi pubblici, garantendo una maggiore fruibilità delle informazioni da parte degli Utenti;
7. la realizzazione di manuali e di istruzioni, relativi a tutti gli applicativi ministeriali, chiari e aggiornati nel tempo (con individuazione temporale delle loro evoluzioni) e tutorial per i destinatari delle modifiche;
8. degli ulteriori sviluppi del p.c.t. in termini di:
9. integrazione di alcune delle parti mancanti, specificamente nelle procedure fallimentari ed esecutive, nella procedura di gestione del patrocinio a spese dello Stato, e, in generale, lo sviluppo della Consolle del Magistrato per il monitoraggio delle attività dei Magistrati e degli esiti dei provvedimenti giurisdizionali nei gradi successivi (segnatamente occorre, nel quadro del collegamento pieno tra i vari gradi di giudizio, ora praticabile in seguito alla completa digitalizzazione, inserire un meccanismo di alert o comunque un automatismo, che segnali al Magistrato, la sorte del provvedimento depositato, in caso di impugnazioni);
10. introduzione, ove possibile, di meccanismi automatici di inserimento dei depositi telematici all’interno dei fascicoli, senza l’intermediazione umana con la comunicazione immediata alle Controparti dell’avvenuto deposito;
11. evoluzione degli applicativi e, specificamente della Consolle del Magistrato, in coerenza con le nuove soluzioni di accesso con profilazione della identità digitale (per esempio, lo SPID), utilizzo della firma previa autenticazione (ai sensi dell’art. 20 co. 1 bis CAD) per semplificare il deposito e la circolazione dei provvedimenti, e la introduzione della possibilità di un diretto upload dei documenti e degli atti dai registri informatici, sviluppando funzionalità semplici e agevolando sistemi automatici di avviso/comunicazione, anche informale, delle Parti in caso di upload di nuovi documenti attraverso canali di messaggistica integrati anche con App mobile.

Infine, in linea con tutto il processo di digitalizzazione impresso alla Giustizia, bisognerebbe rendere definitivamente obbligatorio il deposito telematico.

La standardizzazione degli atti mediante formulari online

Una proposta della commissione che solleva in chi scrive qualche perplessità è quella che prevede l’utilizzo di modelli documentali standardizzati per la redazione delle parti c.d. fisse di atti e di provvedimenti. Secondo la Commissione, ciò costituirebbe un terreno in cui la tecnologia potrebbe fornire un significativo apporto con un impatto positivo sui tempi di gestione dei procedimenti giudiziari.

La proposta prevede l’adozione di un’applicazione web per la gestione dematerializzata dei work flow di inserimento delle parti fisse di atti legati a particolari tipologie di controversie, articolati in sezioni distinte dedicate alle varie espressioni dell’esercizio del diritto di difesa delle Parti. Per la strutturazione degli atti la Commissione propone di seguire lo standard tecnico internazionale Akoma Ntoso, che non sarebbe sostitutivo degli strumenti già utilizzati dagli Avvocati e dai Magistrati ma consentirebbe di utilizzare un vocabolario XML legale specifico per il dominio, agevolando la fruibilità delle informazioni in funzione di successiva ricerca mediante l’utilizzo di machine learning.

Premesso che è indubbio che talune parti degli atti processuali sono per così dire “ripetitive” e che, quindi, ben possono formare oggetto della prevista uniformazione, ad avviso di chi scrive, difficilmente tale standardizzazione potrebbe semplificare la individuazione e la comprensione delle parti più complesse dell’atto processuale (si pensi, per esempio, alla causa petendi).

La proposta di creare una banca dati completa

Anche ad avviso di chi scrive l’AI può essere un valido sostegno all’amministrazione della Giustizia, sia per finalità di studio della Giurisprudenza e di sperimentazione di una Giustizia predittiva, sia quale strumento di conoscenza del sistema giudiziario e di organizzazione della stessa in termini di efficienza e tempestività. L’impiego di tale strumento risulta agevolato dal fatto che, nel settore civile, la quasi totalità dei provvedimenti giudiziari di merito è disponibile in formato digitale all’interno dei registri civili.

Intelligenza artificiale e Giustizia, opportunità e rischi: i limiti che servono

La Commissione − al fine di favorire l’utilizzo degli algoritmi e dell’intelligenza artificiale con finalità di analisi e di predizione dei possibili esiti dei giudizi − propone la raccolta di tutti i provvedimenti disponibili presso i registri di cancelleria in una banca dati nazionale che si alimenti (previa anonimizzazione o pseudo anonimizzazione) in maniera automatica, estraendo ordinanze, decreti, sentenze dai suddetti registri di Cancelleria.

I più moderni sistemi di anonimizzazione (a loro volta frutto di algoritmi o di sistemi di machine learning) verrebbero applicati sul repository oggetto di proposta, ove necessario, in relazione alla tipologia di Utente e alla materia, in conformità con la normativa sulla protezione dei dati personali. Tale innovazione potrebbe costituire il primo e indispensabile passaggio per la creazione di un dataset idoneo all’addestramento di modelli di intelligenza artificiale che − unitamente al sistema di lemmatizzazione già esistente nel c.d. Italgiure − potrebbe consentire l’utilizzo di algoritmi supervisionati basati sull’interpretazione del linguaggio naturale (NLP) al fine di implementare funzionalità di ricerca delle sentenze, delle massime e dei principi di diritto non basate esclusivamente sulla ricerca testuale.

Algoritmi e AI per finalità organizzative della Giustizia

L’AI può essere utilizzata per finalità organizzative e di approfondita conoscenza del sistema giudiziario. L’algoritmo scelto per risolvere un determinato problema viene addestrato con voluminose quantità di dati, le quali rappresentano casi risolti del problema, e viene così regolato in maniera tale da creare una serie di connessioni per cui vengono definite in maniera autonoma una o più soluzioni originali. Si tratta di un sistema induttivo, in base al quale l’AI è in grado di:

• comprendere, perché riconosce testi, immagini, video, voci, suoni da cui estrapola informazioni;
• ragionare, perché collega i dati raccolti tramite processi logici;
• apprendere, perché comprendendo e ragionando ottiene ulteriore conoscenza;
• interagire con gli esseri umani, mediante le tecnologie di processing del linguaggio naturale.

Oltre ai meri provvedimenti giurisdizionali, considerati per finalità di studio e di giustizia predittiva, assumono rilievo tutte le informazioni contenute nei registri dei procedimenti civili, contenziosi, enorme bagaglio di dati e informazioni su cui sperimentare modelli di AI a supporto delle decisioni organizzative, nel rispetto della normativa in materia di tutela del trattamento dei dati. La proposta della Commissione prevede lo sviluppo di un Data lake − una tipologia di repository in grado di archiviare set di dati non elaborati di grandi dimensioni e di varia tipologia nel loro formato nativo senza necessità di doverli uniformare e normalizzare.

La proposta di creare una Banca dati conciliativa nazionale

Una ulteriore proposta pienamente condivisibile della Commissione prevede la creazione di una Banca dati conciliativa nazionale fruibile sia dai Magistrati, dai Tirocinanti, ecc., sia da Avvocati, Professionisti, ecc., in grado di raccogliere modelli di proposte conciliative del Magistrato e, ove possibile, modelli di atti conciliativi per area d’interesse e tipologia. In sostanza, la proposta della Commissione prevede la creazione di un contenitore digitale sul sito PST che raccolga e ponga a disposizione di tutti gli Utenti le proposte conciliative del Giudice e, ove possibile, i relativi atti conciliativi, così come raccolti nei website giudiziari contenenti attualmente la “BDDC-Ufficio del processo”.

La raccolta di tali atti e/o provvedimenti dovrebbe essere realizzata previa anonimizzazione o pseudo anonimizzazione con strumenti informatici di AI. La raccolta di tali provvedimenti risponderebbe allo scopo di costituire un catalogo di modelli editabili e utili per stimolare il ricorso agli istituti della proposta conciliativa del Giudice (ai sensi degli artt. 185 bis e 420 c.p.c.; la mediazione delegata dal Giudice, ai sensi dell’art. 5 co. 2 della l. n. 28/2010, e la negoziazione assistita, ai sensi del d.l. n. 132/2014, intervenuta nel corso del giudizio). A tale fine, occorrerebbe realizzare modifiche evolutive dei registri di cancelleria civile per poter censire i relativi eventi così come avvenuto già recentemente per l’art. 185 bis c.p.c.

A tal fine, sarebbero necessarie modifiche che consentano di censire nei registri informatici:

• 1. i verbali di conciliazione redatti, ai sensi dell’art. 88 disp. att. c.p.c. (sia cartacei sia informatici);
  2. i provvedimenti che dichiarano la cessazione della materia del contendere, quando per intervenuta conciliazione tra le Parti o transazione stragiudiziale;
  3. i rinvii e le cancellazioni della causa dal ruolo, ai sensi degli artt. 181 e 309 c.p.c., qualificati dal fatto di intervenire dopo la proposta conciliativa del Giudice (es. cancellazione dopo 185 bis c.p.c. o dopo invio in mediazione delegata).

La riforma del procedimento monitorio su fatture elettroniche

Infine, la proposta che suggerisce, fra l’altro, di prevedere il deposito delle fatture allegate al ricorso per decreto ingiuntivo in modalità elettronica in formato elettronico e di sviluppare l’applicativo del Magistrato di modo che, acquisendo e verificando tali dati in maniera automatica, il sistema possa predisporre automaticamente il decreto ingiuntivo, precompilato con i dati e con gli importi esattamente emergenti dalle fatture, suscita qualche perplessità in chi scrive.

Presupposto della funzionalità descritta è la interoperabilità degli applicativi ministeriali verso il sistema di interscambio operato dall’Agenzia delle Entrate, che garantisca la verifica automatica della regolare emissione della fattura e della corrispondenza dei dati in essa contenuti rispetto al ricorso monitorio. Si propone, inoltre, la modifica del codice di rito, con riguardo ai soli ricorsi monitori fondati, ex art. 634 c.p.c., esclusivamente su fatture elettroniche e non provvisoriamente esecutivi. Per tale ipotesi si propone di introdurre uno specifico meccanismo stragiudiziale di ingiunzione da parte dell’Avvocato del creditore, che tenga luogo del ricorso per decreto ingiuntivo e della successiva emissione dello stesso da parte del Giudice. L’Avvocato, nel sistema proposto, dovrebbe verificare preventivamente l’esistenza delle fatture elettroniche, poste alla base dell’ingiunzione, su una piattaforma telematica collegata al sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Si tratterebbe di una ingiunzione, rigorosamente non esecutiva, da notificarsi al debitore, assegnando allo stesso il termine per proporre opposizione e avvertendo che, in mancanza di opposizione, previo provvedimento del Giudice, il titolo potrà essere posto in esecuzione. Ad avviso di chi scrive, tale soluzione potrebbe non essere in grado di garantire un migliore funzionamento della macchina giudiziaria (essenzialmente perché le fatture elettroniche sono analoghe alle fatture cartacee ed eventuali contestazioni darebbero comunque origine alla fase della opposizione) ma solo, eventualmente, di semplificare il lavoro del Magistrato.