Tribunale online, guida alla piattaforma: quali servizi offre e come usarli

La piattaforma online cosiddetta Tribunale Online – raggiungibile al sito smart.giustizia.it/to e frutto della collaborazione fra Ministero della Giustizia, Dipartimento transizione digitale analisi statistica e politiche di coesione e la Commissione interministeriale per il Sud − consente all’utente di accedere direttamente (quindi senza l’assistenza di un avvocato) ad alcuni servizi digitali nel settore della volontaria giurisdizione. I servizi digitali di Tribunale Online saranno presto attivi in quattro tribunali pilota (Catania, Catanzaro, Marsala e Napoli Nord) e, successivamente, verranno estesi a tutto il territorio nazionale.

Si tratta, in altri termini, di una piattaforma volta ad ampliare l’accesso digitale ai servizi giudiziari. Il Tribunale Online permette all’utente di trovare informazioni sui servizi digitali della giustizia, presentare domande, ricevere comunicazioni dai Tribunali e verificare lo stato d’avanzamento dei procedimenti attivati e visibili nell’area riservata. Inoltre, lo stesso fornisce informazioni sui servizi digitali di giustizia, a partire dall’Amministrazione di sostegno, e sarà presto disponibile un’area riservata che consentirà di presentare domande online e di monitorarne l’avanzamento.

Come cambia il processo civile, passo per passo: la roadmap della riforma Cartabia

Tribunale Online, cosa serve per accedere

Per poter accedere ai servizi offerti dal website smart.giustizia.it, l’utente dovrà munirsi di SPID. L’accesso all’area riservata, in cui è possibile presentare e seguire le domande, potrà essere effettuato attraverso SPID. Per operare all’interno dell’area riservata e completare le attività online sarà necessario disporre di una firma digitale.

Sviluppata secondo criteri di accessibilità e centralità dell’utente, la piattaforma sarà fruibile da qualsiasi dispositivo – computer, tablet, smartphone – con una semplice connessione internet ed è caratterizzata da un’interfaccia grafica intuitiva per facilitare la ricerca di informazioni e la gestione dei procedimenti.

I servizi online per l’Amministrazione di sostegno

Secondo le informazioni già disponibili sul sito, nella sezione “I tuoi procedimenti” (non ancora attiva), l’utente-ricorrente potrà trovare tutte le informazioni, i documenti e le comunicazioni relativi alla domanda presentata tramite Tribunale Online. L’utente-ricorrente riceverà inizialmente quattro comunicazioni, di cui le prime tre automatiche, inerenti alla consegna e all’accettazione della domanda:

1. la ricevuta di accettazione, attestante che la domanda è stata inoltrata al Tribunale di competenza;
2. la ricevuta di avvenuta consegna, attestante che la domanda è stata consegnata alla casella di posta del Tribunale di competenza;
3. la comunicazione dell’esito dei controlli automatici, la quale fornisce un riscontro sulla correttezza formale della domanda;
4. la comunicazione dell’avvenuta iscrizione della domanda nel registro della Volontaria Giurisdizione con l’indicazione del numero di ruolo, da parte della Cancelleria, che formalizza l’apertura del procedimento.

Successivamente, l’utente riceverà le comunicazioni relative al proprio procedimento e, su richiesta del Tribunale potrà inviare ulteriori documenti attraverso depositi integrativi. Non sono ancora ben chiare le modalità di ricevimento da parte dell’utente-ricorrente delle suddette informazioni.

La fissazione dell’udienza

Il Giudice Tutelare, dopo aver analizzato e convalidato la domanda depositata e i relativi allegati, fisserà un’udienza alla quale dovranno partecipare il richiedente, il beneficiario, il candidato amministratore di sostegno (se diverso dal richiedente) e, se interessati e disponibili, i familiari del beneficiario. La data dell’udienza, fissata con apposito decreto dal Giudice tutelare, sarà reperibile in Cancelleria o nell’area riservata di Tribunale Online (non ancora attiva). Sarà poi responsabilità del richiedente avvisare per tempo le altre parti interessate.

Le notifiche

L’utente-richiedente avrà l’obbligo di far effettuare le notifiche al beneficiario, al candidato amministratore di sostegno e a tutti i soggetti indicati nel ricorso (parenti entro il quarto grado e affini entro il secondo) della copia autentica della domanda (ricorso) depositato e della copia autentica del decreto emesso dal Giudice Tutelare. L’utente-richiedente dovrà necessariamente farsi carico personalmente di una serie di incombenti:

1. richiedere e ritirare in Cancelleria le copie autentiche del ricorso e del decreto di fissazione dell’udienza;
2. consegnare all’U.N.E.P. (Ufficio notificazioni, esecuzioni e protesti) le copie autentiche del ricorso e del decreto di fissazione dell’udienza, fornendo gli indirizzi dei soggetti indicati nel ricorso. L’U.N.E.P. si occuperà della notifica;
3. prima dell’udienza, il richiedente-utente dovrà ritirare presso l’U.N.E.P. le copie autentiche del ricorso e del decreto di fissazione dell’udienza con le relate delle notifiche da presentare al Giudice in udienza.

Se il beneficiario non può comparire in udienza perché intrasportabile, occorre giustificare l’assenza tramite la presentazione di un certificato medico, e il Giudice Tutelare effettuerà una visita a domicilio. Se i familiari non possono comparire in udienza, possono fornire una dichiarazione di assenso alla nomina dell’amministratore di sostegno (il website mette a disposizione un modulo, in formato word, scaricabile e da compilare, denominato Modulo consenso dei parenti).

Per quanto riguarda i tempi della procedura, il website indica in 60 giorni il termine entro il quale il Giudice Tutelare provvede (con decreto motivato immediatamente esecutivo) alla nomina dell’amministratore di sostegno. La relazione periodica e il rendiconto dell’amministratore di sostegno possono essere depositati in Cancelleria o tramite gli strumenti messi a disposizione da Tribunale Online all’interno dell’area riservata (non ancora attiva), secondo le tempistiche stabilite dal Giudice Tutelare nel decreto di nomina.

La standardizzazione degli atti mediante moduli online

La piattaforma online c.d. Tribunale Online offre − oltre alle informazioni sull’iter procedurale e sui contenuti della domanda − una serie di “moduli” (da scaricare e compilare) al fine di facilitare l’attività dell’utente-ricorrente. Fra i moduli disponibili v’è, in primo luogo, la domanda (in formato word, da scaricare e compilare) di nomina dell’amministratore di sostegno.

Al modulo della domanda dovrà essere allegata tutta la documentazione indicata dal website (copia del documento di riconoscimento, estratto di atto di nascita, certificato medico attestante la condizione psico-fisica, certificato anagrafico di residenza, autocertificazione di domicilio, certificato storico di stato di famiglia, copia del documento di riconoscimento del richiedente, copia del documento di riconoscimento del candidato amministratore di sostegno, marca da bollo, copia della ricevuta di pagamento del bollo digitale, certificato di intrasportabilità, dichiarazione di assenso alla nomina dell’amministratore di sostegno), in relazione ai quali il website mette a disposizione della utenza schede e moduli (si veda, per esempio, la Dichiarazione sostitutiva di certificazione di domicilio e il modulo consenso dei parenti, in formato word, da scaricare e compilare).

La proposta della Commissione interministeriale per la giustizia nel Sud

L’iniziativa, avviata dal Ministero della giustizia, Dipartimento per la transizione digitale della giustizia, l’analisi statistica e le politiche di coesione rientra tra le linee di sviluppo emerse nell’àmbito dei lavori della Commissione interministeriale per il Sud. Fra le proposte elaborate dalla Commissione interministeriale per la giustizia nel Sud (“Commissione”) volte a incrementare la informatizzazione e le infrastrutture digitali degli Uffici giudiziari v’è, fra l’altro, la realizzazione di un c.d. Tribunale Smart, mediante l’utilizzo di strategie tecnologiche per favorire l’accesso degli Utenti agli Uffici giudiziari, sia in presenza sia da remoto, e l’agevole reperimento di informazioni.

Lo sportello virtuale

L’accesso fisico agli Uffici giudiziari è uno dei campi in cui maggiore può essere l’assisto della tecnologia, la quale può essere utilizzata per limitare l’accesso fisico ai soli casi e tempi in cui risulti indispensabile.

La proposta della Commissione prevede, fra l’altro, la riforma del sistema di Citizen Relationship Management, tramite la realizzazione di un c.d. Sportello Virtuale, con l’obiettivo di digitalizzare i flussi di lavoro, integrare gli aspetti di comunicazione e di informazione da e verso gli Utenti e ridurre l’afflusso verso gli Uffici giudiziari. Tale strumento dovrebbe garantire un punto di accesso univoco per i servizi online del Ministero della Giustizia, con possibilità di fruizione anche in mobilità, grazie alla presenza di apposita App per dispositivi mobili. In sintesi, la proposta della Commissione prevede di:

1. realizzare uno sportello virtuale, tramite lo sviluppo di una piattaforma per la gestione integrata delle istanze mediante workflow digitali e strumenti di videoconferenza per interagire con gli Utenti in modalità remota live. La stessa proposta prevede la dotazione di: strumenti di contatto per consentire di gestire prenotazioni, comunicazioni, notifiche, e di una home page riservata con riepilogo delle proprie pratiche e soluzioni e l’ausilio di moderni sistemi (quali, a titolo esemplificativo, chatbot, knowledge base e FAQ) per facilitare e indirizzare il flusso informativo da e verso gli Uffici giudiziari. La piattaforma verrebbe, inoltre, integrata con le principali piattaforme abilitanti per garantire l’accesso tramite identità digitali generali e sicure (accesso tramite SPID e CIE), i pagamenti digitali (tramite pagoPA) ed eventuali servizi di notifica verso App IO. Infine, la stessa proposta prevede una ridefinizione dei siti web degli Uffici giudiziari, secondo strutture uniformi, al fine di facilitare l’accessibilità, la navigazione e l’orientamento verso i servizi e le informazioni del settore Giustizia;
2. sviluppare sistemi elettronici di orientamento, intesi come pannelli informativi di consultazione (aggiornati in tempo reale, attraverso opportuna integrazione applicativa con i sistemi ministeriali, dai quali dovrebbero attingere le informazioni) e soluzioni mobile, che facilitino l’individuazione delle aule dei Magistrati, dei calendari di udienza e delle Cancellerie;
3. implementare sistemi di pubblicazione dei ruoli d’udienza anonimizzati basati sulla indicazione del Giudice, del numero di ruolo generale della causa e dell’orario fissato per la relativa trattazione, i quali dovrebbero evolversi in strumenti di chiamata elettronica delle cause e soluzioni per la notifica dello stato delle proprie udienze.

Va ricordato, infine, che la medesima proposta prevede la realizzazione di un sistema integrato per la piena fruibilità delle udienze in modalità remota e ibrida, c.d. Udienza Virtuale, ove possibile, con l’obiettivo di velocizzare i tempi di trattazione e garantire una maggiore flessibilità dell’accesso alla Giustizia delle Parti. Per facilitare tale soluzione, le aule di udienza dovrebbero essere dotate di sistemi video e audio di ultima generazione, strumenti di trascrizione automatizzata dei verbali d’udienza e sistemi di monitoraggio di tutte le sale (questi ultimi utili anche in caso di udienze tradizionali).