La conservazione del documento informatico è un’attività complessa affidata a soggetti accreditati dall’Agid che definisce le modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti stessi. Tra i 78 soggetti accreditati c’è Insiel SpA, azienda ICT in house della Regione Friuli Venezia Giulia, che è fra i 78 i conservatori attivi accreditati presso l’Agenzia per l’Italia Digitale.
Gli obiettivi della conservazione sono garantire l’autenticità, l’integrità, la leggibilità, la affidabilità e la reperibilità dei documenti, predisporre idonee misure per la qualità e la sicurezza fisica, logica e tecnologica del sistema, consentire la disponibilità e l’accesso controllato a dati, documenti e informazioni, proteggere nel tempo gli archivi digitali sottoposti a conservazione impedendone il danneggiamento, la perdita o la distruzione tutelando, in ultima analisi, la memoria storica.
Come diventare conservatore di documenti informatici
Il primo passo per diventare conservatori di documenti informatici – come previsto dall’articolo 29 del Codice dell’Amministrazione digitale vigente – è presentare la domanda di accreditamento, essere nelle condizioni previste dall’articolo 24 del Regolamento eIDAS, essere una società di capitali, disporre di garanzie assicurative e di eventuali certificazioni e disporre dei requisiti di onorabilità, tecnologici e organizzativi adeguati al volume delle attività svolte e alla responsabilità assunta nei confronti dei propri utenti e dei terzi. Ai fini della vigilanza AgID i conservatori accreditati sono tenuti a trasmettere ad essa i dati relativi all’attività quadrimestrale di conservazione: tali dati vengono sintetizzati in relazioni periodiche predisposte dall’Agenzia.
La conservazione è un processo articolato che, a garanzia dell’affidabilità nel tempo, richiede di attenersi a norme e di adottare modelli e metodologie conformi alle indicazioni di regole e standard nazionali ed internazionali. L’adeguamento alla normativa, la conformità alle regole e agli standard, l’adozione di misure organizzative e di best practice in termini di gestione ed erogazione dei servizi, l’ottenimento e il mantenimento delle certificazioni di processo e di prodotto – secondo la lista di riscontro AgID – costituiscono un costante e rilevante impegno per qualsiasi soggetto intenda fornire un servizio del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza.
Le attività di Insiel
Insiel spa ha iniziato l’attività di conservatore nel 2009 e che attualmente gestisce 181 enti, oltre 66 milioni di unità documentarie e quasi 916 milioni di documenti informatici con un trend di crescita che traghetterà l’azienda verso il miliardo di documenti entro il 2019. Le classi documentali conservate da Insiel, 25 in tutto, riguardano atti, BUR e documenti amministrativi, fatture elettroniche, mandati di pagamento e reversali di incasso, referti sanitari e immagini diagnostiche (PACS).
L’in house della Regione Friuli Venezia Giulia ha inoltre recentemente affrontato il problema dell’interoperabilità fra sistemi di conservazione, realizzando una soluzione generalizzabile per la presa in carico di pacchetti di distribuzione forniti da altro conservatore accreditato. Tale soluzione non solo preserva le singole unità documentarie, garantendone la facile reperibilità, ma anche le relazioni con le informazioni dei precedenti processi di conservazione.
Insiel può dunque essere considerata un centro di elevata professionalità e competenza in grado di confrontarsi con altri player del mercato sia in termini quantitativi che qualitativi potendo esprimere autorevolezza nel panorama dei conservatori accreditati italiani.
L’esperienza dell’azienda in questo ambito ha radici nel 1986 quando Insiel sviluppa il primo sistema di protocollo informatizzato, potenziandolo e via via integrandolo, attraverso l’esposizione di servizi, con le applicazioni verticali (delibere della Giunta regionale, decreti, BUR) e coi portali di acquisizione istanze (fatturazione elettronica, SUAP, APE …). In termini numerici, attraverso i servizi Insiel, nel 2018 gli Enti hanno registrato – in partenza e in arrivo – quasi 3.400.000 di unità documentarie: di queste solo il 7% è rimasto puramente analogico, il restante 93% è stato completamente dematerializzato.
Tutto questo evidenzia il livello di informatizzazione raggiunto dalle Pubbliche Amministrazioni che si sono affidate a Insiel, il cui know-how abbraccia tutte le tematiche e l’intero ciclo di vita dei documenti informatici costituendo il vero valore aggiunto. Insiel, a comprova della propria professionalità e competenza, è attiva anche sul fronte della formazione sia verso gli Enti e ordini di professionisti che verso le istituzioni universitarie con le quali collabora fornendo supporto alla didattica (partecipazione a corsi di Master) ai tirocini curricolari e allo sviluppo di tesi di laurea e Master.
L’articolo è parte di un progetto di comunicazione editoriale che Agendadigitale.eu sta sviluppando con il partner Insiel
