Il nuovo decreto, di cui ora c’è solo una bozza, intende modificare in toto il Codice dell’Amministrazione Digitale, di cui al D.lgs. 82/2005 e non solo.
Difatti, dall’interpretazione della medesima bozza, è evidente che sono state introdotte nuove definizioni, finalità e ambiti di applicazione relativi ai processi digitali. Il tutto, naturalmente, finalizzato ad attuare la corretta corrispondenza tra il mondo analogico e quello digitale.
Conseguentemente alla promulgazione del presente Codice, cambierebbe con risultati poco soddisfacenti, il quadro normativo di tutta l’implementazione del sistema di conservazione dei documenti analogici e informatici.
Tant’è vero che risulterebbero modificati tutti quegli articoli su cui si fonda il principio di conservazione ormai consolidati nel tempo, ai sensi del D.P.C.M. del 3 dicembre 2013, con particolare riferimento alle Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli artt. 20, co. 3 e 5 bis, 23-ter, co. 4, 43, co. 1 e 3 , 44, 44bis e 71 co.1 del CAD e alle Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli artt. 40 –bis, 41, 47, 57 – bis e 71 del CAD.
E’ risaputo, infatti, che devono essere conservati a norma di legge tutti quei documenti informatici che abbiano carattere informatico e non, esclusi quelli di cui al D.P.C.M. del 22 marzo 2013.
Cosa si potrebbe intendere, oggi, per “documento informatico”? Cosa cambierebbe?
Alla definizione di documento informatico ovvero quale rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevante, si accosta la definizione di documento informatico come: “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva”. Quest’ultima definizione è stata ripresa dal Regolamento EIDAS 910/2014/UE che, indipendentemente dalle modifiche del CAD, si applicherà a tutti gli effetti dal 1 Luglio 2016 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel marcato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE. Il regolamento ha permesso di adottare a livello europeo un quadro tecnico-giuridico omogeneo e interoperabile nei campi più importanti e distintivi della digitalizzazione a norma: firme elettroniche, sigilli elettronici, validazioni temporali elettroniche, documenti elettronici-informatici, i servizi di raccomandata elettronica e i servizi di certificazione per autenticazione web.
La modalità di intervento, contenuta nella bozza, ha fatto sì di interpretare la locuzione di documento informatico non come la semplice rappresentazione informatica di atti, ma come qualsiasi documento che sia naturalmente in formato elettronico.
Ciò che sorprende è il termine utilizzato dal legislatore, perché fa riferimento a tutti quei tipi di documenti che siano in modo esclusivo in formato elettronico. Dalla lettura della suddetta definizione appare evidente come la stessa risulti incompleta e troppo generica, anche e soprattutto in considerazione della norma contenuta nel D.P.C.M. del 13 novembre del 2014, secondo cui, ai sensi dell’art. 3 il documento informatico è quel tipo di documento che si forma in base a quattro modalità che seguono: – 1) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software; – 2) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico; – 3) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente; – 4) generazione o raggruppamento, anche in via automatica, di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
Alla ristrettezza della definizione di documento informatico, si accosta la ulteriore astrusità del principio di conservazione a norma.
Nel caso di specie, infatti, introducendo un nuovo concetto di conservazione di documenti, con l’art. 38 rubricato “Requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici”, che ha sostituito l’art. 44 CAD, cambia tutta l’implementazione su cui si basa il sistema di conservazione a norma, con particolare riferimento al D.P.C.M. del 3 dicembre 2013.
In quanto: Il sistema di gestione informatica dei documenti informatici della pubblica amministrazione assicura: – 1.la sicurezza e l’integrità del sistema e dei dati e documenti presenti;- 2.la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita;- 3.la raccolta di informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti dalla stessa formati;- 4.l’agevole reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;- 5.l’accesso, in condizioni di sicurezza, alle informazioni del sistema, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei dati personali; -6. lo scambio di informazioni con sistemi di gestione documentale di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l’iter dei procedimenti complessi;- 7.la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione adottato; -8.l’accesso remoto, in condizioni di sicurezza, ai documenti e alle relative informazioni di registrazione tramite un identificativo univoco; -9.il rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 71.”; -10.il comma 1-bis è sostituito dal seguente: “1-bis. Il sistema di gestione dei documenti informatici è gestito da un responsabile che opera d’intesa con il dirigente dell’ufficio di cui all’articolo 17 del presente Codice, il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all’articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, ove nominato, e con il responsabile del sistema della conservazione dei documenti informatici, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza. Almeno una volta all’anno il responsabile della gestione dei documenti informatici provvede a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimenti conclusi.”;- 11.al comma 1-ter le parole: “dall’articolo 43 e dalle regole tecniche ivi previste, nonché dal comma 1” sono sostituite dalle seguenti: “nel presente articolo”.
Naturalmente, anche se il legislatore avesse voluto correggere o modificare le norme del CAD, avrebbe dovuto quanto meno annoverare le stesse correttamente, come tra l’altro già discusso in questo articolo.
E’ risaputo che adeguarsi ad un sistema che capovolge l’intero impianto normativo non è assolutamente cosa semplice. Difatti se un “modifica” risulta semplice per il legislatore, non lo è altrettanto per l’utente.
Cosa ci si aspetta ora?
Un vero e proprio adeguamento di tutte le linee guida tenendo conto dell’implementazione normativa del processo di conservazione a norma dei documenti informatici.
