A più di un mese dall’avvio dell’obbligo di fattura elettronica esistono ancora dubbi ed incertezze riguardo al codice destinatario, come ottenerlo e usarlo.
Il codice destinatario e la pec sono definiti indirizzi telematici e rappresentano i metodi di cui può usufruire ciascun titolare di partita IVA per la ricezione delle fatture elettroniche e delle notifiche degli esiti di quelle trasmesse.
Chi effettua la registrazione dell’indirizzo telematico prescelto all’Agenzia delle Entrate non dovrà più comunicare ai suoi fornitori né la pec né il codice destinatario.
Codice destinatario: a cosa serve
La prima domanda che i titolari di partita IVA si sono posti appena hanno sentito parlare di codice destinatario è stata: ma se l’Agenzia delle Entrate conosce tutti i dati miei e del destinatario, che bisogno c’è di avere anche il codice destinatario? La domanda è rimasta spesso senza risposta perché a molti non è ancora chiaro che la fattura elettronica viene consegnata a due soggetti: all’Agenzia delle Entrate e al destinatario. L’Agenzia delle Entrate può essere raggiunta tramite i canali telematici dedicati (Entratel, Fisconline) ma il destinatario non dispone di un canale telematico dedicato; nella generalità dei casi, dispone della posta elettronica certificata e di un accesso ad Internet. Su questi due canali che si svolge il traffico delle fatture elettroniche, con modalità e caratteristiche che verranno appresso illustrate.
La fatturazione elettronica coinvolge quattro soggetti, tre attori (mittente, destinatario e agenzia entrate), un regista (Sistema di Interscambio) che ha anche il ruolo di postino/controllore. Il mezzo su cui viaggia la fattura elettronica (canale di trasmissione) è ovviamente un canale telematico, e può essere la posta elettronica certificata o un canale diretto, gestito con vari protocolli, che utilizza la rete internet. Il canale di trasmissione non serve solo per il transito delle fatture elettroniche, ma anche di tutte le notizie relative al recapito o al mancato recapito delle stesse (esiti e notifiche). La scelta del canale è quindi da effettuare anche con riferimento ai volumi di documenti trattati; col crescere dei volumi diventa sempre più arduo gestire le fatture elettroniche con la posta elettronica certificata.
Gli indirizzi per la trasmissione delle fatture elettroniche
I flussi telematici relativi alle fatture elettroniche (fatture elettroniche e notifiche degli esiti di trasmissione) avvengono all’interno del canale telematico mediante l’indirizzo telematico, che può essere il codice destinatario o l’indirizzo di posta elettronica certificata. L’utilizzo dell’indirizzo telematico non è esclusivo, nel senso che si può scegliere di inviare le fatture elettroniche con la pec e riceverle tramite il codice destinatario, oppure, per ragioni organizzative aziendali, si può anche decidere di ricevere le fatture elettroniche in parte all’indirizzo pec (anche su diversi indirizzi pec) ed in parte sull’indirizzo collegato al codice destinatario (che può essere solo uno).
Occorre però considerare che affidare ai fornitori l’indirizzamento delle fatture potrebbe causare errori ed interferire sulla efficienza della organizzazione aziendale. È quindi consigliabile affrontare queste problematiche con soluzioni diverse, privilegiando eventualmente l’utilizzo di campi specifici a disposizione nella fattura elettronica ed affidando al software applicativo la loro eventuale interpretazione e gestione.
Come ottenere il codice destinatario
L’utilizzo del codice destinatario richiede l’intervento di un operatore informatico qualificato (generalmente una software house) che, tramite un accordo con lo Sdi, gestito da Agenzia delle Entrate e Sogei, può chiedere l’assegnazione di uno o più canali telematici (a cui viene attribuito un codice destinatario formato da sette caratteri alfanumerici) ed assumere la funzione di collettore, sia in entrata che in uscita, dei flussi generati dalla fatturazione elettronica relativi ai contribuenti che si stipuleranno con loro apposita convenzione.
L’utilità del codice destinatario nel ciclo attivo
Se si trasmettono le fatture elettroniche tramite la piattaforma web messa a disposizione dall’intermediario che ha fornito il codice destinatario, tutte le notifiche degli esiti avverranno su questo canale.
Ciò semplificherà la gestione del ciclo attivo e velocizzerà l’adozione di eventuali rimedi in caso di errori.
Il codice destinatario nel ciclo passivo
La vera utilità del codice destinatario si realizza nel ciclo passivo. Se tutti i nostri fornitori compilano le fatture elettroniche a noi destinate indicando il nostro codice destinatario, il SdI recapiterà la fattura sul canale telematico dell’intermediario accreditato con cui abbiamo stipulato il contratto e le fatture ricevute saranno tutte visibili tramite l’interfaccia web che questi metterà a nostra disposizione. Ma è necessario che ciascun fornitore conosca il nostro codice destinatario, altrimenti la fattura verrà recapitata all’indirizzo di posta elettronica certificata, se indicato in fattura, oppure non ci verrà recapitata e sarà messa comunque a nostra disposizione nella nostra area riservata, accessibile tramite credenziali Entratel / Fisconline.
C’è tuttavia un modo per evitare di comunicare a tutti i nostri fornitori il Codice destinatario: è la registrazione, come indirizzo prescelto, presso l’Agenzia delle Entrate. Questo servizio, attivo già dal secondo semestre 2018, ha reso superflua la indicazione del Codice destinatario o della Pec nella fattura elettronica. La registrazione avviene tramite accesso al portale Fatture & Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, e può essere effettuata sia direttamente dagli utenti, che da professionisti intermediari (tramite delega), a cui è stata attribuita anche la possibilità di effettuare una registrazione “massiva” dei dell’indirizzo telematico prescelto dai loro clienti.
Il futuro: un legame con il codice fiscale
In definitiva, se un titolare di partita IVA ha registrato il codice destinatario presso l’Agenzia delle Entrate, non ha bisogno di comunicarlo ai suoi fornitori: è sufficiente che il suo fornitore metta sette zeri nel campo codice destinatario e lo SDI sarà in grado di recapitare la fattura presso il soggetto accreditato (generalmente una software house) titolare del Codice destinatario registrato presso l’Agenzia delle Entrate. La registrazione del codice destinatario serve anche ad evitare che le fatture elettroniche vengano recapitate all’indirizzo pec che eventualmente il fornitore dovesse indicare nella fattura elettronica: appena il SDI riceverà la fattura e accerterà che la partita IVA è collegata ad un Codice Destinatario registrato, non terrà in considerazione l’indirizzo pec indicato sulla fattura elettronica.
Allo stato attuale il legame esistente è tra la partita IVA e il codice destinatario, ma è allo studio la possibilità di estendere questa importante funzionalità anche ai provati, quindi a creare un legame tra codice destinatario e codice fiscale. Questo potrebbe risolvere i problemi di coloro che hanno la esigenza di ricevere e gestire le fatture elettroniche pur non essendo provvisti di partita IVA (per esempio, condomini, enti non commerciali, associazioni).
