Le misure per il sostegno dell’innovazione o degli investimenti per le imprese passano attraverso pratiche gestite dagli enti pubblici in forma digitale o online. La compilazione in formato cartaceo e della dimensione dello sportello “fisico” con orari e legato alla presenza dell’operatore sono aspetti che sarebbero più che obsoleti nel mondo odierno. Ma talvolta anche i sistemi digitali presentano aspetti criptici o problematici, i quali possono creare ritardi e inefficienze con conseguenze serie. Vediamo alcune indicazioni per non commettere errori nel richiedere le misure più diffuse.
Tratteremo di Smart e start, Brevetti+, Nuova impresa a tasso zero, misure attive presso il Mise e gestite da Invitalia, oltre alla Sabatini ter o Credito imposta ricerca e sviluppo che dipendono dalla nuova Legge di bilancio 2020. Sono solo alcuni degli incentivi per l’innovazione presenti al momento, ma rappresentano un campione sufficiente per rappresentare alcuni errori e attenzioni da prestare.
Le spese oggetto dell’agevolazione
Innanzitutto, la nostra attenzione dovrebbe rivolgersi alle spese che potrebbero essere interessate da questi incentivi digitali. La natura dei beni o delle spese che intendiamo sostenere infatti è molto importante. Quasi mai questi incentivi permettono l’inserimento di spese indifferenziate, ma anzi sono molto dettagliati sulle diverse tipologie ammesse. Spesso poi vengono inserite delle % massime che riguardano questa o quella categoria di beni. Per orientarci in questo ambito, è importante ricordare la macro-distinzione tra beni cosiddetti strumentali ed i beni destinati alla trasformazione/vendita: solo i beni che non sono oggetto di trasformazione o rivendita e che vengono soltanto utilizzati nella ns. attività economica per permettere le fasi di trasformazione sono i beni “strumentali”.
Vengono definiti anche beni “capitali” o Immobilizzazioni Materiali o Immateriali. Quest’ultima definizione fa riferimento ai principi contabili i quali prevedono che beni che hanno una vita utile maggiore di 12 mesi possano definirsi durevoli e quindi “ammortizzabili”, a certe condizioni. Questi beni, di solito di costo elevato e che rappresentano acquisti non ripetitivi nella vita aziendale sono quelli più spesso oggetto di agevolazione, proprio con l’intento di sostenere una fase di Investimento dell’azienda.
Diversamente, le materie prime o le merci destinate alla vendita di solito non sono ammesse ad incentivi, proprio per la loro natura continuativa. Talvolta, tuttavia, può essere incluso negli incentivi un determinato ammontare di questi costi in percentuale rispetto al totale delle altre voci o ad altri importi. Altre voci di costo cui prestare attenzione sono le Consulenze e il costo per lavoro. Quanto alle Consulenze, spesso non sono ammesse in tutti i campi, ma devono avere un legame stretto con l’oggetto dell’investimento. Non sono ammissibili, ad esempio, le spese per la consulenza amministrativa, contabile e fiscale annuale ordinaria, che riguardano un’area che viene comunque svolta dall’azienda, a prescindere dall’incentivo.
Per il Costo del Lavoro, spesso l’incentivo riguarda solo i lavoratori più qualificati, ad esempio con certi livelli di titolo di studio, nelle materie scientifiche economiche o che ha esperienze di lavoro qualificanti, sostitutive in parte del titolo di studio. È il caso del credito per la ricerca e sviluppo e di smart e start. Inoltre, nel caso in cui lavoro sia un costo ammissibile è spesso indispensabile rendicontare le ore effettivamente dedite alle attività agevolabili (che non sono tute le ore svolte dal lavoratore) con dei timesheet precisi che siano sottoscritti dal responsabile e dal Legale Rappresentante.
In tutti i casi, è bene sapere, prima ancora di applicare per l’agevolazione, che, nel 90% dei casi, i costi da sostenere devono essere svolti tutti successivamente all’ottenimento della delibera di approvazione del progetto, inoltre dovranno essere pagati anticipandoli dall’Azienda, con mezzi tracciati ovviamente, cioè bonifico, assegno, carte di credito o debito, e spesso si dovrà chiedere di indicare in fattura dal fornitore alcuni codici o indicazioni testuali precise relative all’agevolazione stessa. Questo viene chiesto per evitare che la stessa fattura di costo venga utilizzata per più bandi o incentivi, quando non è ammesso. Pertanto, se gli investimenti che sono oggetto del vostro interesse sono già stati sostenuti, una gran parte di questi incentivi si rivela non applicabile. Esistono tuttavia delle misure a posteriori, che si ottengono mediante l’iscrizione in bilancio o in dichiarazione dei redditi, ma che presuppongono comunque l’adozione dei necessari provvedimenti di rilevazione e rendicontazione delle spese nelle modalità richieste durante l’anno.
Deposito domanda
Ipotizzando di aver individuato le spese possibili che possono interessarci per l’agevolazione e che sosterremo successivamente, con le modalità richieste, dobbiamo procedere all’invio della domanda secondo i formati richiesti. Ogni ente pubblico, purtroppo, adotta la sua modalità. E i formati richiesti sia dei documenti che degli allegati sono spesso variabili. Tuttavia, è praticamente sempre necessario un dispositivo di firma e/o autenticazione digitale, i quali possono essere: lo SPID per il Legale rappresentante, oppure la firma digitale, oltreché la pec della società. Pertanto, occorre verificare di avere nella propria disponibilità i suddetti dispositivi funzionanti e attivi perché da malfunzionamenti degli stessi può derivare il rigetto della domanda.
La stessa attenzione va prestata alla quantità, natura e formato degli allegati richiesti e dell’eventuale documentazione richiesta. Per esperienza dello scrivente, spesso caratteri c.d. speciali nel nome dei documenti, formati non rispettati, allegati incompleti possono costituire errori bloccanti per l’invio della pratica i quali spesso non sono cosi chiaramente evidenziati dall’Ente gestore. In altre parole, la domanda “si blocca”, senza che il sistema spieghi l’errore e si possono perdere anche diversi giorni per capire quel è l’errore formale, così ritardando la protocollazione e, se la domanda viene esaminata in ordine cronologico, come spesso è, diminuire le nostre possibilità di accoglimento della stessa.
Altri elementi da tenere sott’occhio, in parte formali, sono la forma giuridica richiesta per partecipare alla domanda: sono ammesse ditte individuali, società di persone o società di capitali? O tutte queste forme? E’ richiesto che sia attiva? o solo Iscritta al Registro delle Imprese? È richiesto un numero minimo o massimo di mesi/anni di vita? Ad esempio, l’agevolazione più essere riservata ad imprese con meno di 60 mesi di vita (le agevolazioni dedicate alle startup) oppure a società con non almeno 24 mesi di vita (agevolazioni per lo sviluppo e il consolidamento). In questa fase preme anche verificare se ci sono requisiti sulla compagine sociale (ad esempio una certa % del genere meno rappresentano o di soggetti con un’età inferiore ad un certo limite). Queste indicazioni possono essere necessarie per la partecipazione oppure attribuire maggior punteggio nell’analisi della stessa. Pertanto anche la scelta di chi ammettere alla compagine sociale, in caso di società ancora da costituire, può modificare le chance di ottenimento dell’agevolazione e va pertanto ponderato.
Ma soprattutto, quando ci apprestiamo a compilare la domanda, dobbiamo sempre verificare di essere pertinenti con l’oggetto e lo “spirito” dell’incentivo stesso. Esso infatti può intendere incentivare l’innovazione, sia essa digitale, che di prodotto o processo, oppure può voler sostenere fasi specifiche di vita d’impresa (ad esempio l’apertura di una nuova sede, il procedimento di internazionalizzazione), o avere il proprio focus su alcune tipologie specifiche di beni di Investimento (ad esempio per i beni oggetto di Industria 4.0, presenti all’allegati A e B del Decreto stesso). Se riteniamo di essere “in tema”, questo dovrà emergere più e più volte nella documentazione che prepareremo e apparire chiaro e lampante all’occhio esterno di chi esaminerà la nostra domanda. Infine, anche l’area geografica cui ci rivolgiamo con la ns. attività rileva. La sede operativa o legale può essere richiesta in un’area specifica, quella che l’ente ritiene di voler agevolare, o una certa % delle nostre attività in termini di ricavi o costi deve derivare dal una certa area e ciò può riguardare l’estero o meno.
Come comportarsi ottenuta l’agevolazione
Ipotizzando di aver ottenuto delibera di approvazione per la agevolazione richiesta, qual è il comportamento da tenere durante la vita dell’investimento e dopo lo stesso, per non rischiare revoche o rettifiche all’agevolazione stessa o peggiori problemi in termini di contenzioso e sanzioni? Fino al termine dell’investimento richiesto, dobbiamo aderire al comportamento prescritto dal regolamento per l’agevolazione. In particolare, è possibile che il bilancio o le spese siano oggetto di Revisione Legale, se cosi richiesto (ad esempio per il Credito Ricerca e Sviluppo) o necessitino della redazione di una perizia di un Esperto, ad esempio per i beni connessi secondo Industria 4.0, superiori ad un certo ammontare.
Le spese poi vanno rendicontate con pagamenti tracciati, i quali vanno svolti nel rispetto dei tempi prescritti per l’investimento. Ad esempio, se il programma ha una durata di 24 mesi, le spese vanno sostenute in questo lasso di tempo e non oltre. Se si capisce che si ha necessità di una proroga va richiesta per tempo e non a posteriori perché può essere causa di decadenza dell’agevolazione. Anche la tipologia di fornitori e il nominativo va rispettata. Talvolta il singolo fornitore può cambiare rispetto a quanto ipotizzato in origine, ma non può cambiare la natura e tipologia di beni, altrimenti si rischia la rettifica in meno dalla agevolazione stessa. Infine, un’indicazione positiva; spesso è ammessa l’anticipazione dell’Ente degli importi deliberati, cioè si possono ricevere prima di sostenere la spesa relativa, ma a fronte di ciò, è richiesto deposito in banca o fidejussione a garanzia. È un’opportunità da ponderare, in caso se ne abbiano le possibilità.
Anche il rimborso a SAL (cioè a Stato Avanzamento Lavori) è una modalità agevolativa. Infatti, permette di ricevere la copertura degli importi investiti prima del termine, secondo le percentuali via via sostenute. Ad esempio, si spende il 30% del totale spese del bando e si chiede la copertura dello stesso 30%, quindi si sostiene un ulteriore 20% e si chiede nuovamente la copertura delle spese. L’attenzione in questi casi da tenere è il rispetto del numero massimo di rate ammesse e dell’ammontare % minimo richiesto per poter chiedere copertura ei costi. Ad esempio, è ammesso inviare SAL solo dopo aver sostenuto almeno 20% dei costi.
La conservazione dei documenti
Un’ultima avvertenza, che apparirà logica, è quella di conservare adeguata documentazione di tutto il processo per poter svolgere positivamente eventuali controlli a posteriori da parte degli enti preposti. Nella presente analisi abbiamo volutamente escluso le indicazioni i tipo economico/finanziario/patrimoniali utili per le agevolazioni stesse, perché troppo estese per essere trattate congiuntamente, e le quali saranno oggetto di una specifica analisi successiva.
