L’intelligent document processing permette alle aziende di ottimizzare la gestione dei documenti, migliorando l’efficienza operativa e garantendo un flusso di lavoro più fluido e automatizzato. Questa tecnologia si basa sull’integrazione di strumenti avanzati per l’estrazione, la classificazione e l’analisi delle informazioni contenute nei documenti, sia cartacei che digitali.
Infatti, grazie all’intelligent document processing le organizzazioni possono ridurre gli errori manuali, velocizzare le operazioni di elaborazione e garantire un accesso immediato ai dati strutturati. Importante, nell’adottare questa innovazione, puntare sull’integrazione tecnologica e su una strategia personalizzata in base alle proprie esigenze aziendali, per valorizzarne il potenziale.
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Intelligent document processing, le tecnologie necessarie
L’intelligent document processing di ultima generazione non è un’entità astratta e isolata, ma si basa su una sinergia tra diverse tecnologie avanzate, ciascuna delle quali svolge un ruolo essenziale nel garantire un’elaborazione documentale efficace e automatizzata. Le principali innovazioni coinvolte sono:
- Machine learning: questa tecnologia consente ai sistemi di apprendere dai dati storici e migliorare progressivamente la capacità di classificare e categorizzare i documenti. Grazie agli algoritmi di apprendimento automatico, è possibile affinare l’accuratezza del riconoscimento e ottimizzare il processo di archiviazione.
- Natural language processing: l’elaborazione del linguaggio naturale permette di interpretare il contenuto testuale di documenti complessi, identificando informazioni chiave e facilitando l’estrazione automatica dei dati rilevanti. Ciò è particolarmente utile per contratti, report finanziari e documenti legali.
- Data capture intelligente: questa tecnologia consente di digitalizzare documenti cartacei e trasformarli in dati strutturati pronti per essere elaborati dai sistemi aziendali. In particolare, il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) avanzato migliora ulteriormente la precisione nell’acquisizione dei dati.
- Robotic process automation: la RPA automatizza le attività ripetitive legate alla gestione documentale, come l’inserimento dati, l’invio di notifiche e la riconciliazione contabile. Questo riduce il carico di lavoro manuale e garantisce un’elaborazione più rapida e senza errori.
L’impatto sull’operatività aziendale è importante: la gestione documentale efficiente in azienda è strategica per migliorare performance ed efficacia, riducendo tempi e costi.
Come l’intelligent document processing rivoluziona i flussi di lavoro
L’impatto dell’intelligent document processing sui processi è reale, concreto e rivoluzionario. Grazie all’intelligent document processing, le imprese possono finalmente superare le inefficienze tipiche delle procedure manuali e non solo: la capacità di estrarre automaticamente dati strutturati da documenti non strutturati, come PDF o immagini, è particolarmente utile per settori che gestiscono volumi elevati di documenti complessi, come per esempio la contabilità, il settore legale e le risorse umane.
Un ulteriore vantaggio significativo è rappresentato dall’integrazione con strumenti di decision intelligence, come sottolinea Dimitri Zanella, Business Unit Director di Present: “Motori di ricerca basati su intelligenza artificiale avanzati permettono ricerche basate su concetti e relazioni tra documenti, non solo per parole chiave. Le chatbot, invece, assistono gli utenti nella compilazione di pratiche e documenti, segnalando errori o suggerendo eventuali sezioni da completare. Non ultima, la robotic process automation consente di inoltrare automaticamente documenti ai responsabili competenti, attivando notifiche e richieste di approvazione e assegnando priorità ai documenti urgenti”. Tutto a vantaggio della produttività e dell’efficienza operativa, senza mai trascurare la compliance alle normative di settore.
Intelligent document processing, i consigli di Present
Certo la tecnologia non basta per valorizzare il potenziale dell’intelligent document processing in azienda: a fare la differenza è la strategia di implementazione. Fondamentale optare per un’integrazione pensata ad hoc per inserirsi all’interno dell’ecosistema informativo aziendale già esistente. Questo metodo consente di massimizzare i benefici delle tecnologie implementate, garantendo una piena personalizzazione in base alle esigenze specifiche di ogni realtà operativa: “In Present – specifica Zanella – uniamo a questo approccio anche un forte supporto consulenziale per assicurare un elevato livello di competenza tecnica. In particolare, utilizziamo ARXivar, piattaforma di enterprise content management che utilizza funzionalità avanzate di machine learning, classificazione documentale e gestione intelligente delle informazioni, e Tungsten Automation, soluzione di automazione intelligente che si integra perfettamente con i sistemi esistenti, sfruttando il natural language processing per analizzare e interpretare dati e documenti in modo autonomo, accelerando le operazioni di elaborazione. Queste tecnologie, integrate all’interno della suite Pride elaborata da Present, permettono di abilitare una digital transformation avanzata, migliorando la gestione documentale e garantendo alle aziende maggiore efficienza e conformità normativa”.
L’intelligent document processing, implementato strategicamente e integrato con le migliori soluzioni sul mercato sfruttando la sinergia tra machine learning, NLP, RPA e data capture, rappresenta dunque un asset fondamentale per le imprese che vogliono far evolvere i flussi operativi, riducendone allo stesso tempo i costi. Un passo decisivo lungo il percorso di evoluzione digitale, verso la massima efficienza e il miglioramento continuo dei processi aziendali.
Contenuto realizzato in partnership con Present
