Firma digitale, così è utile alle risorse umane

L’introduzione massiccia del lavoro da remoto da parte della maggior parte delle imprese, unita alla diffusione di fenomeni come la Great Resignation, ha senza dubbio movimentato e profondamente mutato il mercato aziendale, aprendo a tutti, per esempio, opportunità lavorative all’estero senza necessariamente prevedere un trasloco.

In questo contesto, dunque, in cui i dipendenti di un’azienda sono spesso dislocati in più parti d’Italia, se non del mondo, la firma elettronica ritorna molto utile. Ecco perché.

Le sfide per le risorse umane nell’era del lavoro da remoto

L’era del lavoro da remoto ha reso necessario per il comparto delle Risorse Umane ripensare le proprie pratiche, grazie all’impiego di strumenti tecnologici per facilitare la propria quotidianità, supportando la raccolta, l’elaborazione e l’utilizzo dei dati su persone e processi.

Queste urgenti necessità tecnologiche sono state confermate anche dai dati raccolti dall’Osservatorio HR Innovation Practice del Politecnico di Milano, che hanno evidenziato come, rispetto al 2021, nel 2022 gli investimenti in strumenti digitali per il settore HR siano aumentati del 15% in quasi la metà delle aziende.

Nello specifico, le imprese italiane investono soprattutto in employee engagement, comunicazione interna, formazione e digitalizzazione dell’onboarding, con l’obiettivo di preservare e trattenere sia le risorse già all’interno dell’organizzazione, sia i neoassunti, prestando attenzione a ogni aspetto dell’esperienza del dipendente.

Tra gli strumenti che, in qualità di impresa CA accreditata presso AgID dal 2001 e qualificata dal 2017 come Trust Service Provider secondo il regolamento eIDAS, abbiamo riscontrato essere di maggiore supporto al comparto HR, troviamo sicuramente la firma elettronica.

I vantaggi dei sistemi di firma elettronica

Nello specifico, sistemi di firma elettronica in grado di gestire workflow di firma anche molto complessi, possono comportare numerosi vantaggi che potremmo riassumere facilmente in quattro punti principali.

Efficientare l’on-boarding

La fase di onboarding delle risorse, ovvero il momento di primo contatto delle organizzazioni nei confronti dei dipendenti dopo il recruiting, è diventata ormai cruciale per le aziende che intendono trattenere i talenti di cui necessitano. Ritengo che sia proprio qui infatti che le compagnie, a prescindere dalle dimensioni, si giocano molte opportunità.

La firma elettronica consente di firmare le pratiche per l’assunzione o i moduli privacy in modo veloce e sicuro, anche da mobile, risparmiando tempo nella gestione e nella condivisione dei documenti. Questo vuol dire quindi velocizzare le pratiche di selezione, aspetto sempre molto apprezzato dai candidati, e facilitare le assunzioni di dipendenti residenti in città e paesi diversi. Inoltre, questa pratica consente di eliminare l’uso di carta e ridurre lo spazio di archiviazione necessario, senza compromettere la sicurezza.

Facilitare i rapporti con le agenzie per il lavoro

Per selezionare le proprie risorse, sempre più aziende italiane si rivolgono oggi alle Agenzie per il Lavoro, già molto diffuse all’estero. Secondo Assolavoro, infatti, i lavoratori assunti con contratto di somministrazione sono aumentati del 23% tra il 2020 e il 2021. La firma elettronica può diventare quindi uno strumento estremamente importante per queste realtà che si trovano a dover gestire un processo di business complesso e articolato, che prevede la firma di un contratto da due parti – l’azienda e il lavoratore – attraverso, appunto, la mediazione dell’Agenzia. Servirsi di strumenti di digital transaction management, come la firma elettronica, consentono in questo caso di evitare di duplicare inutilmente i documenti previsti dalla transazione e di concludere la procedura in modo rapido e completamente da remoto.

Ottenere velocemente la presa visione di comunicazioni massive

Come abbiamo già accennato, nell’epoca del remote working, in cui i dipendenti di un’azienda sono spesso distribuiti in più parti d’Italia, se non del mondo, la firma elettronica ritorna utile anche in casi che richiedono una gestione del processo di firma di accordi aziendali o di presa visione delle comunicazioni prodotte in ambito HR. Grazie a questa tecnologia è infatti possibile ottenere in modo rapido firme a norma di legge da parte di tutta la popolazione aziendale, senza quindi avere la necessità di organizzare meeting o raduni aziendali o avviare macchinose pratiche di scambio e-mail di documenti digitalizzati, che spesso richiedono tempi molto dilatati e che comportano un alto margine di errore. Inoltre, le piattaforme di firma elettronica spesso permettono il controllo sullo specifico invio e sul completamento complessivo del processo di sottoscrizione.

Semplificare i processi interni

Infine, anche il dipartimento HR presenta sempre più la necessità di conservare a norma i documenti archiviati e avere un accesso agile e veloce ai dati conservati. La firma elettronica consiste, infatti, in uno dei punti di partenza per la raccolta e la messa a sistema di informazioni e numeri che, se integrati correttamente, possono fornire insights importanti sull’andamento dell’azienda e quindi supportare decisioni oggettive e basate sui dati.

Conclusioni

Ritengo davvero significativo l’aumento degli investimenti in digitalizzazione in questo settore, considerato per anni come un comparto “umanistico” e slegato dalla necessità di innovazioni tecnologiche e che invece oggi si sta rilevando tra quelli che più possono giovarne. Lo riscontriamo ogni giorno nel nostro lavoro quotidiano in cui sempre più spesso ci troviamo a supportare le imprese nell’impostare workflow di firma personalizzati e dettagliati, che prevedano per esempio la visualizzazione del documento da più persone prima di essere firmato, o la necessità di siglare ogni pagina o ancora se le firme devono essere fatte in successione o contemporaneamente da tutti i firmatari.