Stando al rapporto sulla giustizia UE 2017, pubblicato dalla Commissione europea lo scorso 10 aprile, sebbene la metà degli Stati membri utilizzi ampiamente gli strumenti informatici nell’amministrazione della giustizia, nell’altra metà dei Paesi UE l’uso delle tecnologie informatiche rimane molto limitato. L’Italia si colloca, sotto tale profilo, in una posizione medio-bassa.
Nello stesso documento la Commissione sottolinea come il processo telematico faciliti l’accesso alla giustizia e riduca ritardi e costi.
In data 18 maggio nella Raccomandazione del Consiglio sul programma nazionale di riforma 2017 dell’Italia, la Commissione, pur dando atto che le riforme del sistema della giustizia civile adottate negli ultimi anni per aumentare l’efficienza del sistema giudiziario stanno cominciando a mostrare lentamente risultati, rileva che la durata dei procedimenti giudiziari civili continua ad essere tra le più alte nell’Unione europea e raccomanda dunque all’Italia di adottare provvedimenti al fine di ridurre i tempi dei procedimenti civili dando attuazione alle riforme e assicurando una gestione efficiente delle cause.
L’art. 40 CAD prevede che “le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti, inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informatici” secondo le disposizioni del Codice e secondo le regole tecniche di cui all’articolo 71; la norma è destinata a trovare applicazione anche nel mondo della giustizia in forza del disposto dell’art. 2, comma 6, CAD ai sensi del quale le norme del Codice si applicano anche ai processi telematici (civile, amministrativo e contabile), naturalmente in quanto compatibili e salvo che non sia diversamente disposto da previsioni speciali.
Allo stato, peraltro, gli obblighi di adeguamento previsti dalle regole tecniche dettate per dare applicazione al precetto normativo (dpcm 13 novembre 2014), risultano sospesi ai sensi dell’art. 61, comma 1, d. lgs. 179/16; non appena verranno emanate le nuove regole tecniche sul documento informatico verrà però meno la causa di sospensione e scatteranno gli obblighi di adeguamento anche per il mondo della Giustizia, come già teorizzato dalla Fondazione Italiana per l’Innovazione Forense. Conseguentemente saranno a forte rischio di legittimità provvedimenti e decisioni redatti in forma nativa analogica e digitalizzati mediante semplice scansione.
L’interrogativo
Potrebbe la firma grafometrica rappresentare il minimo comun denominatore dei fattori sopra delineati? Ovvero, potrebbe l’applicazione di tale tecnologia velocizzare determinati adempimenti burocratici in modo da liberare energie lavorative per adempimenti volti a velocizzare la trattazione dei processi? Prima di passare alle eventuali applicazioni concrete, pare opportuno premettere qualche cenno sulla natura tecnica e sul valore legale della firma grafometrica.
Innanzitutto, è doveroso distinguere la firma grafometrica tout court, o firma dinamica, dal cd. segno grafico.
La confusione è generata dal fatto che nel linguaggio comune entrambe le tipologie di firma vengono ricondotte al concetto di firma grafometrica, ma mentre la prima è una firma biometrica, giuridicamente riconducibile ad una firma elettronica avanzata (FEA), la seconda è una semplice firma elettronica. Nel regolamento eIDAS (n.910/2014) la firma elettronica è definita come una serie di “dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare”, mentre la FEA è definita (art. 26) come una firma elettronica che è connessa unicamente ed è in grado di identificare il firmatario, è utilizzata sotto il controllo esclusivo del firmatario stesso ed è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati.
L’acquisizione di una firma grafometrica consiste in un procedimento in grado di rilevare, attraverso appositi tablet muniti di sensori, ed elaborare informaticamente, attraverso appositi software, oltre al segno grafico di una firma autografa anche una serie di elementi comportamentali correlati all’apposizione della firma come la pressione, l’accelerazione, l’inclinazione, la velocità e i c.d. salti in volo. Rispetto ad altri dati biometrici (definiti all’art.4 del GDPR come dati personali, ottenuti da un trattamento tecnico specifico, relativi alle caratteristiche fisiche, fisiologiche o comportamentali di una persona fisica che ne consentono o confermano l’identificazione univoca) la firma grafometrica presenta delle peculiarità che la rendono meno affidabile (a causa della sua instabilità nel tempo e dei suoi elevati tassi di falsi negativi) nei sistemi di autenticazione ed identificazione biometrica, ma al contempo più efficace nelle procedure di sottoscrizione di documenti informatici (in quanto semplice da acquisire e abbastanza sicura sia perché non lascia tracce, sia perché la sua rilevazione richiede la partecipazione attiva del firmatario).
La semplicità materiale dell’acquisizione di una firma grafometrica si scontra, tuttavia, con la rigorosità (a parere di chi scrive, peraltro, ineludibile) delle regole tecniche di cui al dpcm 22 febbraio 2013 e degli adempimenti prescritti dal Garante privacy nel provvedimento generale del 12 novembre 2014 (e relative linee guida). Da un lato, infatti, il dpcm del 2103 pone una serie di obblighi stringenti sia a carico dei soggetti che erogano soluzioni di firma elettronica avanzata che a carico di coloro che realizzano soluzioni a favore dei primi. Dall’altro, il provvedimento del Garante prevede accanto ad un ventaglio di misure di sicurezza informatiche (tra cui, in particolare, sistemi di immediata cifratura dei dati in fase di acquisizione e trasmissione), una serie di adempimenti “burocratici” che, con grande lungimiranza, anticipano alcuni degli snodi essenziali del nuovo GDPR (dall’analisi dei rischi alla comunicazione al Garante dei data breach).
Sotto il profilo giuridico, da un lato l’articolo 21 del CAD stabilisce che il documento informatico sottoscritto con FEA ha l’efficacia di cui all’art.2702 del codice civile (la scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione); dall’altro l’art.21, comma 2 bis, CAD prevede che le scritture private di cui all’art.1350, comma 1, nn.1 a 12, del codice civile se fatte con documento informatico debbano essere sottoscritte, a pena di nullità, con firma elettronica qualificata o digitale, mentre le scritture di cui all’art.1350, comma 1, n.13 possono essere sottoscritte con FEA, salvo il caso di sottoscrizione autenticata. A sua volta, l’art.25 CAD prevede che si intende come riconosciuta, ai sensi dell’art.2703 c.c., la firma elettronica o qualsiasi altro tipo di FEA autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale. L’autenticazione della firma elettronica da parte del pubblico ufficiale avviene mediante apposizione della sua firma digitale.
Al momento l’unica esperienza in materia di firma elettronica autenticata da pubblico ufficiale è quella adottata dal Consiglio Nazionale del Notariato il quale ha optato per l’adozione di una soluzione basata sulla firma grafometrica biometrica.
Ma è davvero necessario ricorrere sempre alla firma grafometrica (intesa come firma biometrica) oppure in ambiente pubblico sarebbe sufficiente l’acquisizione digitale della sottoscrizione autografa al raggiungimento degli scopi istituzionali?
In effetti è forse possibile la ricerca di una soluzione meno impegnativa dal punto di vista tecnologico e del trattamento dei dati personali ma ugualmente in grado di garantire che la firma (elettronica) esplichi a pieno le proprie funzioni tipiche, in particolare la riconducibilità delle affermazioni “scritte” su un documento elettronico a un determinato soggetto. E la base normativa per tale soluzione potrebbe essere rappresentata proprio dal sopra citato art. 25 CAD, in particolare dal secondo comma che regolamenta espressamente l’acquisizione digitale della sottoscrizione autografa e detta le disposizioni per procedere all’autentica di questa.
E’ indubbio che una sottoscrizione apposta su di un tablet che non catturi dati biometrici del firmatario sia in effetti una “sottoscrizione autografa” che viene apposta su un device elettronico e poi acquisita per via “digitale”. Bene, se ciò è vero, una soluzione simile potrà trovare proficua applicazione soprattutto nel mondo processuale, dove le dichiarazioni sottoscritte digitalmente potranno essere autenticate da Giudice e Cancelliere, ovvero da due pubblici ufficiali. Ove implementata, una tale tecnologia consentirebbe la gestione informatica di una serie molto importante di procedimenti che richiedono la sottoscrizione personale delle parti del processo, che spesso sono sfornite di dispositivi per l’apposizione di firma digitale; ci si riferisce in particolare alla sottoscrizione dei verbali di conciliazione e, soprattutto, delle sottoscrizioni previste dall’art. 711 c.p.c. nell’ambito del procedimento di separazione consensuale.
La digitalizzazione dei documenti in analisi, evidentemente, creerebbe un effetto domino positivo dal momento che ne consentirebbe l’immediata acquisizione nel fascicolo informatico (in pratica, con un semplice clic e dopo la firma digitale da parte del giudice e del cancelliere), sgravando così le cancellerie dalla gestione del documento analogico che successivamente deve essere scannerizzato. Si libererebbero così forze umane che potrebbero essere impegnate in attività di coadiuvazione del magistrato e di preparazione delle udienze, che potrebbero così essere celebrate più celermente e fruendo di una miglior organizzazione documentale.
E, si noti, una tecnologia così “leggera” sarebbe già applicabile al processo civile telematico in quanto perfettamente compatibile con le vigenti regole e specifiche tecniche; il file munito di firma grafometrica sarebbe infatti un comune pdf e verrebbe recepito senza alcun problema negli applicativi di cancelleria. Un passo di tale genere, ove compiuto, sarebbe certamente innovativo e però farebbe sentire ancora più forte la mancanza del grande assente nel processo civile telematico: un sistema di conservazione dei documenti informativi a norma del dpcm 3 dicembre 2013. In effetti, il completamento in senso pienamente informatico del sistema di gestione documentale dei fascicoli di cancelleria renderebbe ancor più evidente la necessità di istituire archivi informatici in regola con le vigenti normative.
