La digitalizzazione è il futuro degli studi dei commercialisti. Gli automatismi e le novità messe in campo dall’Agenzia delle Entrate sono il preludio ad un processo che porterà a una profonda evoluzione nell’ambito delle attività professionali dei commercialisti.
Gli Studi devono puntare sempre più su servizi a valore aggiunto per i propri clienti e sull’efficientamento e ottimizzazione nella gestione dei processi. L’introduzione di un modello organizzativo digitale in grado di automatizzare attività a basso valore aggiunto, supportare il processo decisionale del professionista con sistemi di Intelligenza Artificiale, e garantire la gestione dei processi in maniera integrata coinvolgendo clienti e fornitori, ove necessario, permetterà di incrementare il tempo da dedicare ad attività ad alto valore aggiunto.
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La compliance si presenta come un punto di partenza ideale per l’ingresso della digitalizzazione negli Studi. Ma i professionisti sono pronti?
Lo studio di Alavie
Da una indagine di Alavie – società di consulenza per la gestione della conformità normativa, con particolare focus su Antiriciclaggio – emerge che nella scelta di come assolvere agli adempimenti antiriciclaggio, solamente il 32% dei commercialisti opta per il digitale. Dall’analisi risulta inoltre che il 100% dei commercialisti adempie al primo step del processo di gestione antiriciclaggio, ovvero all’identificazione del cliente. Tuttavia, solo una minoranza, ovvero il 41%, provvede al controllo costante e monitora, quindi, l’evoluzione del profilo di rischio del cliente e, di conseguenza, eventuali anomalie che potrebbero insorgere.
Le difficoltà evidenziate nell’attuazione del controllo costante derivano dalla scarsità di tempo e risorse nello Studio da poter dedicare a tali controlli, infatti il 54% commercialisti si affida al solo personale interno, con una gestione manuale e cartacea.
La compliance come porta verso la digitalizzazione
La compliance si configura come un primo tassello verso la piena digitalizzazione degli Studi perché obbliga a disporre di procedure oggettive, ripetibili e continuative, controllate e dimostrabili. I processi di compliance devono infatti attenersi ad una precisa analisi e valutazione dei rischi e adattare le procedure e le decisioni verso il miglioramento continuo e l’ottimizzazione dei processi. La compliance impone, inoltre, di documentare tutte le azioni svolte. Tali caratteristiche rendono i processi di compliance adeguati ad una completa digitalizzazione e possono costituire il punto di partenza per procedere in un’accurata analisi organizzativa dello Studio con l’opportunità di cogliere tutti i vantaggi che lo strumento digitale è in grado di fornire.
La semplificazione dei processi e la certezza del governo di tali processi garantiscono infatti al professionista la tranquillità di avere un sistema di compliance pienamente attivo e funzionante, permettendo allo Studio di liberare risorse da dedicare a servizi a più alto valore aggiunto per i propri clienti. In tale contesto il professionista può rafforzare la posizione di guida e punto di riferimento per i propri clienti proprio in ambito di gestione del rischio aziendale e della compliance.
I vantaggi della digitalizzazione
La digitalizzazione si configura come un alleato per i professionisti, perché consente di ridefinire il modello organizzativo, permettendo l’introduzione di KPI di valutazione delle performance di Studio e la misurazione garantisce l’opportunità di prendere consapevolezza ed ottimizzare costi e risultati. Questo contribuisce a creare una nuova visione e cultura nella gestione dello Studio.
Gli strumenti digitali, infatti, mettono a disposizione del professionista un sistema di valutazione dei processi in grado di aggregare dati, effettuare misurazioni e verificare i livelli dei servizi dei clienti, i costi e i benefici, per adottare strategie volte al miglioramento continuo.
Si tratta di un supporto sia per i compiti più semplici e time consuming, che per quelli più strategici correlati alla valutazione dei livelli di rischio, fornendo quindi un sistema di supporto alle decisioni completo e strutturato.
Modelli integrati possono fornire ad esempio soluzioni informatiche che garantiscano il reperimento di informazioni da database condivisi, l’acquisizione di documenti in forma automatizzata e la possibilità di condividere documenti da far firmare con firma digitale al proprio cliente senza che sia necessario fissare un appuntamento in Studio, né stampare e firmare fisicamente i materiali.
La digitalizzazione permette così di creare un ecosistema professionista-cliente che garantisce notevoli benefici per entrambi in termini di risparmio di tempo, risorse e ottimizzazione dei servizi.
Digitalizzazione per una più alta sostenibilità
Infine, la digitalizzazione è un supporto fondamentale per l’implementazione dei criteri ESG, sempre più al centro dell’attenzione dei commercialisti, come dimostrato anche dalla UNI 11871:2022 che rende possibile, a partire dal 2023, la “certificazione di qualità” per gli Studi di commercialisti e Legali. La norma coniuga i principi della UNI EN ISO 9001 sui sistemi di gestione per la qualità con quelli della UNI ISO 31000 sul risk management. Tra i principali obiettivi della UNI 11871:2022 vi è la promozione della sostenibilità degli Studi nelle tre aree fondamentali di tutela dell’ambiente, della sfera lavorativa e dell’impegno sociale.
Per quanto concerne la sostenibilità ambientale, gli strumenti fondamentali previsti dalla UNI 11871:2022 riguardano proprio la dematerializzazione dei documenti. Se prendiamo ad esempio gli adempimenti legati alla normativa antiriciclaggio, è stato calcolato che gestire il fascicolo cliente per 100 anagrafiche porta a consumare ben 10 kg di carta senza valutare costi e inquinamento dovuto alla stampa. Inoltre, anche lo svolgimento delle operazioni a distanza, reso possibile dalla digitalizzazione, garantisce una diminuzione delle emissioni, riducendo le trasferte tra le sedi del professionista e dei clienti.
Conclusioni
Si aprono per gli Studi notevoli margini di recupero di efficacia organizzativa. La priorità sta nella maggiore digitalizzazione delle attività, per un efficientamento nell’utilizzo delle risorse e, soprattutto, la certezza di mantenere la conformità normativa nel tempo. Le soluzioni che oggi la tecnologia ci propone sono complementi fondamentali del lavoro dei Professionisti. Un sistema automatizzato di gestione del Sistema Antiriciclaggio ha infatti un impatto sostanzialmente nullo sull’operatività di Studio ed è in grado di fare la differenza in termini di efficacia e costi, garantendo al Professionista la tranquillità della compliance completa e, al contempo, il miglioramento del livello dei servizi per i propri clienti.
