Si son fatte attendere 10 anni queste regole tecniche su copie, duplicati, documenti e fascicoli informatici delle pubbliche amministrazioni e ora che sono arrivate – con il DPCM 13.11.2014 in G.U. 12.1.2014 – suscitano parecchie perplessità.
Nel frattempo infatti, laddove si è fatto qualcosa nelle pubbliche amministrazioni, si sono utilizzati i concetti correnti e si sono adottate procedure che possono oggi confliggere con queste nuove regole: così ciò che doveva esser una guida allo sviluppo nella nuova normativa, di 10 anni fa, si trasforma nel pericolo di dover ripartire da capo, avendo perso molto tempo.
In particolare nel processo telematico, afflitto da un eccesso di normativa, c’è il problema di coordinare le regole tecniche tipiche di questo, di cui al d.m. 44/2011, che si diceva esecutivo del codice della amministrazione digitale (CAD) con queste altre regole che si dicono altrettanto esecutive del CAD, ma in parte confliggono, soprattutto in materia di copie.
Il Consiglio Nazionale Forense sottolinea rischi di nuovi adempimenti che potrebbero complicare le cose senza apportare nulla in termini di efficienza e protesta perché non si è tenuta in conto la esigenza di salvaguardare gli sviluppi conseguiti in materia di processo telematico. Il nuovo DPCM “impatta anche la normativa del porcesso telematico introducendo formalismi nella produzione del documento informatico, delle copie informatiche e nella loro attestazione a conformità, che non si coniugano con le esigenze di semplicità, speditezza, agevole comprensibilità, che sarebbero auspicabili nell’ambito del processo”.
In effetti si tratta di esigenze non solo del processo, ma di tutta la comunicazione e gestione informatizzata in genere della P.A..
Queste norme per altro sono poco precettive: esse stesse ammettono in molti punti eccezioni, che le rendono delle raccomandazioni più che norme imperative, come quando all’art. 3 si prevede la firma digitale di chi estrae una scansione, ma solo “laddove richiesta dalla natura dell’attività” e specifica che tale copia per scansione “può” – non deve – essere sottoscritta digitalmente o ellettronicamente.
In alcuni punti queste regole cadono nell’ovvio, come quando si sforzano di descrivere come può essere formato un documento informatico (art. 3) o definiscono il duplicato come un file che contiene la stessa sequenza di bit “del documento informatico di origine”, ripetendo quanto detto dal CAD e quanto nella nozione comune.
Sui formati la normativa opera una descrizione che ammette poi la possibilità di nuovi formati, molto opportunamente, perché altrimenti si sarebbe tradotta in un grosso freno allo sviluppo della tecnica: ma allora sfugge la funzione della descrizione tutta.
Dove poi viene mancata una occasione è sulla prescrizione dei metadati, che invece avrebbero potuto costituire la base dello scambio di informazioni fra le amministrazioni e non solo fra queste. Fra i metadati obbligaotri vi è il nome e cognome, di chi li forma e, in via opzionale, del detsinatario, ma si omette il codice fiscale, preferendo dunque un indicatore a volte ambiguo (quanti Mario Rossi o Alessandro Longo ci possono essere nel nostro paese?) all’indicatore univoco delle persone adottato da decenni nel nostro paese e chiave primaria di numerosi database anagrafici e non solo.
La sensazione è quella di norme fatte perché andavano fatte, che potevano essere opportune all’inizio della normativa, nel 2005. Dovevano essere di rango secondario per una agevole e pronta modifica in relazione alle evoluzioni tecniche.10 anni dopo, giungono però a sproposito: di queste regole tecniche – timide e non coordinate con altre regole nel frattempo intervenute – si sentiva poco bisogno, anche perché il CAD con i suoi concetti aveva dimostrato nel frattempo di poter fare ampiamente da solo.
Intervento semplificatore ed opportuno avrebbe potuto essere, invece, quello di abolire il richiamo a queste regole tecniche nel CAD.
Non si dimentichi che buona parte dei linguaggi informatici mondiali va avanti sulla base di regole volontarie elaborate da commissioni prive di formale autorità, non su norme statali.
Per quanto riguarda il coordinamento con il processo telematico va osservato che questo ha sue fonti autonome, iniziando dal dpr 123 del 2001 che trova la sua legittimazione nelle legge Bassanini bis e che legittimano poi le regole tecniche del PCT: fonti speciali autorizzano a ritenere che prevalga la normativa processuale, in quanto speciale.
Del resto la teoria processuale ritiene estranea al novero della pubblica amministrazione la attività giudiziaria.
Vi sono dunque buone ragioni per non ritenere queste regole tecniche applicabili al processo: tuttavia taluni richiami, come per esempio in materia di copie degli avvocati per la dimostrazione della notificazione, costringeranno giudici ed avvocati a fare i conti anche con questa normativa.
Di fronte a possibili differenti interpretazioni su questo punto forte è il rischio di interpretazioni contrastanti. Ancora più forte ne esce perciò la esigenza di rivistazione in senso semplificatorio della disciplina processuale, che finalmente intenda l’informatica non come una contaminazione di una procedura cartacea, ma come lo strumento moderno di efficienza e trasparenza con cui si svolge il processo.
