Le Linee guida di Agid sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici hanno apportato modifiche importanti nel settore. Sono indicazioni capaci di rivoluzionare completamente la gestione elettronica documentale e delle informazioni digitali. Vediamo che cosa cambia e quali gli scenari che si presentano.
Le modifiche più importanti
Il DLGS 235/2010 aveva da tempo demandato ad Agid la redazione delle linee guida che vanno ad abrogare addirittura due Decreti del Presidente del Consiglio dei ministri che finora erano fondamentali: il DPCM del 13 novembre 2014 e il DPCM del 3 dicembre 2013. In realtà ad essere precisi, rimangono in vigore alcuni articoli del DPCM del 3 Dicembre 2013 e cioè quelli relativi al processo di conservazione digitale, secondo le disposizione del OAIS e dell’UNIScinro. Possiamo quindi confermare che in termini di conservazione, nulla è cambiato, se non qualche piccola modifica per quanto riguarda le utenze relative al processo di conservazione. Questo vuol dire che i sistemi di conservazione ad oggi in funzione, compresi quelli dei conservatori accreditati attuali, non dovranno subire grosse modifiche.
Tuttavia, ci sono modifiche importanti. Nelle linee guida ci sono dei concetti che rimarcano le cose buone dei due precedenti DPCM. Come ad esempio si rimarca la modalità di formazione del documento, che non è soltanto il prodotto di un file con una certa estensione, ad esempio PDF, ma anche e direi soprattutto, vista l’evolversi della tecnologia, il prodotto di processi informatici e telematici. Ad esempio form via web, moduli, raggruppamento di un insieme di dati o registrazioni, anche provenienti da più base di dati. Quindi, in pratica, il documento diventa un’informazione strutturata e più complessa di un PDF.
Proprio per quanto concerne la formazione e la corretta gestione di questi documenti, al fine di garantire l’immodificabilità e l’integrità nel tempo, viene inserita la possibilità di utilizzare oltre alla firma digitale anche la firma elettronica avanzata, così come sarà possibile versare il documento in un sistema di gestione documentale che assicuri le caratteristiche oggettive di cui sopra, senza necessariamente versare il documento in un sistema di conservazione. Questo vuol dire che il versamento in un sistema di conservazione non è sempre obbligatorio, se il sistema di gestione documentale garantisce già l’immodificabilità e l’integrità. Tra l’altro sarà molto difficile per questi sistemi documentali complessi, realizzare queste caratteristiche oggettive, sia tecnicamente sia in termini di processo informatico.
Il formato dei documenti
Bisogna però fare molta attenzione. Perché quanto indicato sopra, vale solo e soltanto qualora i documenti vengano formati attraverso software di scrittura e nei formati previsti come ad esempio PDF, TXT, XML. Diversamente, se i documenti vengono formati attraverso quanto indicato nel punto 1), per garantire immodificabilità ed integrità, oltre alla firma digitale o elettronica avanzata, sarà necessario conservare a norma Agid e quindi versare in un sistema di conservazione, tutte le singole operazioni e registrazioni, compresi i logi, di tutto il processo di formazione dei documenti.
Questo è un aspetto molto molto importante, che porta con se una rivoluzione enorme dal punto di vista di gestione del documento informatico. In effetti, ad oggi, la maggior parte dei documenti vengono prodotti non più da software di scrittura, ma da software e applicazioni web che gestiscono direttamente l’aggregazione dei dati e la redazione di web form e moduli. Quindi per tutte le aziende che andranno a gestire documenti di questo tipo, sarà obbligatorio e necessario versare i documenti ed i processi di formazioni, compresi i log, in un sistema di conservazione. Un’altra novità delle Linee Guida, è la presenza della Certificazione di Processo che permette la realizzazione di processi di dematerializzazione massivi che comportano quindi non il raffronto per singolo documento, ma appunto la certificazione di tutto il processo, atta a garantire che la versione digitale sia la stessa di quella dei documenti analogici dematerializzati. Le linee guida aprono anche un nuovo mercato ai responsabili della conservazione digitale. In effetti, per i soggetti diversi dalle PA, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto anche da un soggetto terzo all’organizzazione, purché terzo rispetto ad un eventuale conservatore accreditato a cui l’organizzazione si è affidata.
Errori cui porre rimedio
Le ultime due considerazioni, invece, sono errori a cui Agid dovrebbe rimediare. Nel processo di conservazione, viene inserita come opzionale, la sottoscrizione del rapporto di versamento. Per chi scrive, questo dovrebbe essere invece un obbligo e non un opzione, in quanto il rapporto di versamento è una prima ricevuta che il responsabile del servizio di conservazione o il responsabile della conservazione, forniscono all’azienda o all’utilizzatore che ha affidato i suoi documenti al processo di conservazione.
Nel rapporto di versamento, infatti, viene indicata la lista dei documenti da conservazione, i rispettivi metadati con i rispettivi Hash. Un’idea risolutiva, che potrebbe essere aggiunta nello standard Unisincro, potrebbe essere quella di inserire un tag nel file XML del pacchetto di archiviazione che contenga la base64 del rapporto di versamento con la relativa impronta. Tra le altre cose questo è conforme a quanto indicato dallo standard OAIS. In questo modo ho la possibilità di conservare nel processo di conservazione il rapporto di versamento e posso sempre recuperarlo in modo certo ed efficace grazie alla decodifica della base64 e della relativa impronta.
L’ultima nota dolente, è la relativa alle infrastrutture. Non è ben chiaro infatti per i conservatori accreditati, quando è necessario qualificarsi secondo la Circolare Agid n. 3 del 9 Aprile 2019 ed essere presente nel MarketPlace “Catalogo dei servizi Cloud per la PA qualificati”. A parere di chi scrive, sembrerebbe che questa qualifica, sia necessaria solo e soltanto qualora il conservatore accreditato fornisca il servizio di conservazione prettamente in CLOUD, diversamente non sarebbe necessaria questa qualifica, in quanto le componenti tecnologiche hardware e software, siano separate fisicamente e logicamente da altri sistemi.
