I contributi legati agli avvisi digitali del PNRR sono ottenibili a fronte di una progettualità molto semplice, avendo come fulcro la definizione dei servizi (elencati nell’avviso cloud ma comunque valutabili per tutti gli avvisi) che l’Ente eroga, scelti fra un insieme di 95 servizi ai quali possono esserne aggiunti altri oppure tolti quelli della lista base che l’Ente non svolge. Ancora più importante è la possibilità di inserire attività poste in essere a partire da febbraio 2020 la cui spesa non viene considerata un cofinanziamento. Questo poiché la modalità di rendicontazione è la dimostrazione del risultato raggiunto e non la dimostrazione con fatture delle spese sostenute pari al contributo ricevuto.
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Vogliamo quindi capire come possiamo migliorare il rapporto tra spesa e impatto per l’ente locale: in prima battuta è fondamentale sapere cosa ogni ente locale potrebbe realizzare con i fondi PNRR, perché se l’obiettivo è limitato a quanto richiesto dagli avvisi è possibile e probabile che tutti i fondi finiscano in quel solo pensiero. Proviamo a elaborare un ragionamento per fasi, valido sia per dipendenti comunali, che per PO, per Dirigenti, per segretari comunali e amministratori, oltre che per i fornitori.
Fase 1 – rendicontazione
Il primo e più importante obiettivo per ogni ente che partecipa all’avviso, è rendicontare correttamente l’avviso raggiungendo gli obiettivi associati. Per evitare qualsiasi tipo di problema, il consiglio, sempre seguendo l’articolo sopra indicato, è quello di fare tutto, solo e quanto viene richiesto da ogni avviso, limitandosi al minimo indispensabile senza strafare. Questo perché altrimenti si rischia di non ricevere i soldi degli avvisi e senza soldi tutto quanto posso fare si ferma alla Fase 1. Attenzione quindi in questa fase a negoziare per bene con il fornitore quanto viene fornito, perchè se finisco tutti i soldi in questa fase, non accederò alle fasi successive.
La probabilità che rimangano risorse è molto alta per quanto sopra indicato circa le modalità di richiesta dei fondi (in particolare attività già svolte prima dei bandi) e la consistenza dei medesimi. Attenzione particolare a questo aspetto, cioè che le modalità di concessione dei fondi non vincolano i medesimi a spese di natura informatica: questo significa che potrebbe essere forte la tentazione dei Servizi Finanziari di registrare l’entrata e destinare l’uscita, nella logica di pareggio della variazione di bilancio, per tutt’altro scopo. E qui siamo, ovviamente ad un possibile secondo fine corsa, ovvero ad una situazione assolutamente da evitare, in relazione anche alle FAQ Arconet 48 e 49.
Altro avviso per un buon utilizzo: i fondi sono una tantum. Questo significa che anche a partire dalla fase 1 si dovrà fare molta attenzione a pensare alla sostenibilità economica futura di quanto si va a realizzare. Faccio un esempio: se la migrazione in cloud avviene su servizi forniti dalla software house, ricordiamoci che il bando prevede ad esempio 120 mila euro, per la spesa di 18 servizi, per i costi del cloud per il primo anno dopo la realizzazione. Gli anni dopo chi paga? L’Ente ha solo 18 servizi da mettere in cloud oppure molti di più? La spesa corrente annuale a quanto ammontava negli anni precedenti? Sono domande che vanno calate nel contesto dell’Ente per trovare le giuste risposte.
Ricordiamo alla fine della fase 1, per creare una base comune di ragionamento, che gli avvisi sono lump sum, quindi rendicontati ad obiettivi. Se raggiungo gli obiettivi (tutti gli obiettivi dell’avviso) posso ricevere fondi che poi posso spendere “come voglio” negli ambiti di pertinenza (ovvero in digitale e non in buche delle strade)
Fase 2 – Gestire i fondi avanzati
Nella Fase 2, ovvero una volta rendicontati gli avvisi e ricevuti i fondi, l’ente dovrà saldare i fornitori coinvolti nella Fase 1, ma poi avrà degli avanzi (se l’ente spende tutti i soldi in Fase 1, c’è qualcosa che non ha funzionato nel rapporto con il fornitore). Come usare i fondi avanzati? la prima cosa che consigliamo di realizzare è superare il concetto di “necessario” della Fase 1, andando a completamento di tutto quanto è necessario per fare un’adozione FULL associata ai temi degli avvisi a cui si è partecipato. Cosa vuol dire adozione FULL? Il concetto è spiegato nell’articolo sopra indicato. A scopo riassuntivo, possiamo dire che alla fine della Fase 2 avremo:
- Avviso IO: tutti (o tutti quelli che ritengo utili) messaggi informativi e di pagamento che vengono inviati correttamente su IO
- Avviso pagoPA: tutti i servizi di pagamento sul circuito pagoPA con relative integrazioni di rendicontazione del tributo e riconciliazione contabile
- Avviso SPID/CIE/eIDAS: attivo gli accessi su tutti i servizi che offro ai cittadini, mediante protocollo OpenID Connect
- Avviso Cloud: se riesco elimino il server dall’ente, se non riesco porto in cloud tutte le basi dati dell’ente partendo da quelle più importanti
- Avviso Servizi Digitali: il sito dell’ente rivisitato secondo avviso corrispondente e diventa centro dell’erogazione di almeno tutti i servizi indicati nell’avviso. Potrebbe anche erogare più servizi di quelli indicati.
- Avviso PN (piattaforma delle notifiche): da definire quando uscirà l’avviso
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Fase 3 – Realizzare il piano triennale dell’informatica nella PA
Il PNRR è un momento nella storia della PA Italiana, un punto di grandi opportunità e possibilità che ci può aiutare a realizzare degli obiettivi definiti dagli avvisi. Se alziamo lo sguardo andando oltre il timeframe PNRR (ovvero 2021-2026) ci rendiamo conto che il percorso verso e per la digitalizzazione della PA è definito dal Piano Triennale dell’Informatica per la pubblica amministrazione. Quindi se dopo la Fase 1 e la Fase 2 sono avanzati fondi, potremmo utilizzarli per raggiungere gli obiettivi del Piano Triennale, cosa oltre che ragionevole doverosa, per il RTD, per l’ente, per cittadini e imprese.
Tra gli altri temi da affrontare nel piano Triennale potremmo in particolare fare riferimento a:
- opendata
- fascicolazione
- cybersecurity
- formazione
- accessibilità
- …
Ne potremmo annoverare molti altri, del resto è meglio fare riferimento al proprio Piano Triennale o parlarne con il proprio RTD. Ci permettiamo di osservare che questa fase, in una condizione ideale, potrebbe essere il “core” di tutto il progetto, che utilizzerebbe risorse mai rese disponibili prima nell’ambito digitale. Ovvero, si tratta di realizzare una progettazione integrata che metta insieme la fase 1 “il necessario” per il PNRR, la fase 2 “il FULL” e automazione e backoffice e fase 4 e 5 ovvero l’innovazione e l’ICT (che vedremo tra poco).
Quello che proponiamo è di provare a lavorare su un progetto integrato che metta insieme tutte le fasi pensando ad un orizzonte temporale e progettuale di medio periodo dove il punto di arrivo è un Ente diverso da quello che si aveva prima del progetto. Lo scopo è la realizzazione di un piano triennale, che partendo dai suoi paradigmi principali, (es. sicurezza e interoperabilità, declinati su dati, infrastruttura, servizi e piattaforme abilitanti) possa prevedere il timing di tutte le attività necessarie, ovvero un cronoprogramma (come richiesto dal piano triennale) con una precisa individuazione di obiettivi e tempi per la loro realizzazione.
Accanto a questo piano delle azioni c’è un piano di allocazione delle risorse economiche, con individuazione sia dei capitoli di spesa necessari che della tempistica di spesa, così da poter dare spessore e valore reale alle azioni declinate e facendo in modo che la programmazione non diventi un libro dei sogni, ma abbia una copertura economica, una tempistica e una attuazione. Questa modalità di progettazione e valutazione in riferimento agli avvisi di padigitale2026 è sicuramente la più complessa e richiede un coinvolgimento di tutti i Dirigenti/PO/funzionari (non solo quelli ICT!) di un ente e la centralità del ruolo del RTD e del suo ufficio
La Fase 4 – L’innovazione
Arrivati alla Fase 4 abbiamo realizzato:
- Fase 1: quanto richiesto dagli avvisi
- Fase 2: raggiunto il massimo livello di implementazione associato ai temi degli avvisi
- Fase 3: realizzato quanto richiesto dal piano triennale
Ora diamo un po’ spazio alla fantasia con l’innovazione.
- Vogliamo costruire un chatbot che aiuti l’urp, il servizio anagrafe, il servizio mensa rispondendo alle domande ripetitive dei cittadini (spesso il 20% delle domande copre l’80% delle richieste. La parte di Pareto potrebbe diventare la parte presidiata da un chatbot mentre la parte di domande particolari gestita da un operatore umano. A questo proposito, avete mai pensato che nella PA del futuro non troppo lontano potrebbero esserci un po’ di dipendenti umani e un po’ di robot che fanno task ripetitivi o rispondono a domande?)
- Vogliamo poter aggiungere qualche collega robotico (rpa) che faccia attività ripetitive e basso valore aggiunto?
- Vogliamo progettare dei servizi grazie alle indicazioni di designers.italia.it?
- Vogliamo realizzare quell’innovazione che è anni che abbiamo in testa ma che non riuscivamo a fare per mancanza di fondi? Questo è il momento! Se non si fa innovazione con il PNRR, fondamentalmente si è utilizzato il PNRR a metà.
- Altri esempi meno “inspirational” ma più pragmatici: acquisto di nuovi software, mensa, cimiteri, ufficio tecnico, completamento acquisto moduli di software esistenti, completare tutte le integrazioni possibili tra software, integrazioni a piattaforme centrali, app per votare ai consigli comunali, spazio alla fantasia (purché sia utile e abbia impatto).
Fase 5 – L’ICT
Alla fine, sempre se avanzo dei fondi arrivati a questo punto, si possono spendere in ICT (anche se prima, facciamo innovazione e prima ancora compliance al piano triennale e a quanto richiesto dagli avvisi!): ho un vecchio firewall, vecchio switch, dei pc obsoleti, il cablaggio da rifare, un ups da comprare. Posso ragionare su molte dimensioni:
- connettività
- potenziamento connettività
- hardware
- cambio firewall
- cambio switch
- cambio router
- cambio ups
- nuovo cablaggio
- software
- antivirus in cloud
- backup in cloud
- altro
- centralino in cloud
- cambio pc fissi con notebook
- per ogni adozione cuffie e microfono
- per ogni dipendente, doppio monitor
Questa fase potrebbe essere una grande tentazione per coloro che gestiranno le risorse e sono anche appassionati di tecnologia. Ci potrebbe essere la voglia di saltare dalla fase 1 alla 5 perché servono nuovi portatili, perché con il monitor da 27 pollici si lavora meglio. Ma questi avvisi servono a transitare l’ente nel mondo digitale, non a cambiare i pc. Attenzione a queste tentazioni, anche se comprensibili se consideriamo la carenza storica di risorse e la scarsa attenzione al tema della tecnologia e dell’informatica negli Enti che ha provocato nell’ultimo decennio uno scarso rinnovo di tutto il sistema, a partire dalle postazioni di lavoro, dai sistemi di trasmissione dati, ecc. (la cui causa spesso è da cercare nella mancanza di ragionamenti associati all’ammortamento dei beni).
Detto questo, lo scopo degli avvisi e delle fasi non è cambiare i pc o introdurre tecnologia. La tecnologia è il mezzo, ma il fine è traghettare il comune dalla situazione attuale alla situazione desiderata in ambito digitale, non informatico!
Conclusioni
Nell’articolo abbiamo voluto indicare diverse fasi (livelli di ragionamento) che si possono utilizzare per valorizzare al meglio l’impatto dei fondi erogati con il PNRR.
Solo la Fase 1 richiede rendicontazione (sempre con il metodo di controllare il raggiungimento del risultato e non con la presentazione di fatture). Nelle altre fasi la rendicontazione non ha più un ruolo. Le altre fasi aiutano a capire in quante voci di spesa potrei utilizzare al meglio i fondi PNRR, e che quindi “girare” in blocco tutti i soldi ad un fornitore per fare ad esempio solo la Fase 1, può precludere molte possibilità
Importante è anche considerare che non è detto che le fasi debbano essere per forza nella sequenza indicata, anche se consigliata. Più che stravolgere l’ordine delle fasi è consigliabile decidere delle priorità per ogni fase e dare dello spazio economico ad ognuna delle fasi (evitando di spendere tutto in Fase1 o in Fase 5, perchè sono quelle che si capisco/conoscono meglio!!!)
Infine, last but not least, sarebbe importante, prima di prendere una decisione sulle priorità da dare ad ogni fase, “immaginare”, in senso di future literacy, come si vorrebbe fosse il proprio comune alla fine del PNRR, (Fase 0) ed utilizzare questa “visione” per prendere le decisioni utili a capire che peso dare ad ogni fase, e ad ogni azioni/spesa dentro ogni fase. Cosa intendiamo nel con la Fase 0? L’abbiamo detto: un’estensione della Fase 3 che non preveda solo di fare un Piano Triennale dell’informatica nella PA, ma di fare un piano triennale di sviluppo digitale dell’ente, che includa anche il Piano Triennale dell’informatica nella PA.
In tale modo sapremo meglio tarare le spese e le offerte verso i fornitori, dando il giusto peso ad ogni offerta che ci arriva. Mal che vada, se riteniamo difficile la Fase 0, possiamo comunque tenere ben presenti le 5 fasi indicate, cercando di bilanciare per bene le spese sulle 5 fasi e non spendere tutto ad esempio acquistando un software e il relativo canone per 10 anni. Questo è solo un modo di spendere i soldi girandoli al fornitore, ma senza generare impatto, innovazione e senza pensare al “domani” del proprio comune, sia in ottica digitale che generazionale.
