Sono stati 268.552 i depositi di atti di cui 58.766 ricorsi effettuati al termine del primo anno di operatività del Processo Amministrativo Telematico, con 22.357 depositi non andati a buon fine, per errori tecnici da parte degli utenti nel procedimento di deposito digitale. Mentre nel primo trimestre del 2018 sono stati effettuati 113.719 depositi di atti di cui 15.033 ricorsi, con soli 10.574 depositi non andati a buon fine. La percentuale degli atti rifiutati per errore tecnico dopo un inizio addirittura del 21% è scesa a una soglia fisiologica che negli ultimi mesi si è assestata più o meno all’8%.
Formazione e informazione alla base del successo del PAT
Per arrivare a tali risultati è stata importante, oltre alla cura del dato tecnico per garantire la funzionalità del sistema, anche la gestione dell’informazione verso gli utenti e la formazione di tutto il personale della Giustizia Amministrativa, magistrati e addetti agli uffici.
C’è stata anche un’opera di informazione e di assistenza continua agli avvocati con predisposizione di FAQ (Frequently Asked Questions), pubblicate sul nostro sito istituzionale, in risposta ai possibili dubbi che potevano sorgere in sede applicativa e con un servizio di help desk telefonico e via e-mail.
La Segreteria degli Uffici giudiziari poi, nel caso di irregolarità nelle modalità di deposito degli atti, per l’assenza o l’incompletezza di alcuni adempimenti (ad es. omissione della sottoscrizione digitale degli atti o della certificazione di conformità con l’originale) avvisano l’avvocato di tale carenza (con le cosiddette comunicazioni di cortesia), mettendolo così in condizione di poter sanare le irregolarità.
Confronto continuo con gli avvocati
Questi risultati sono stati possibili anche grazie al confronto continuo, serrato e dialettico con gli avvocati, attraverso un apposito Tavolo tecnico istituito presso la Giustizia Amministrativa con i rappresentanti delle avvocature, per verificare e risolvere le problematiche legate alla prima fase di avvio del processo amministrativo telematico.
L’importanza del fattore umano
L’esperienza ci sta confermando sempre di più l’importanza del fattore umano. Ogni riforma che coinvolge l’uso della tecnologia ha, infatti, due fattori determinanti: quello tecnico e quello umano, quest’ultimo importante tanto quanto quello tecnico. Per la riuscita di una riforma come questa è necessario, infatti, che l’innovazione sia “compresa” da chi la utilizza, sia all’interno della struttura della Giustizia Amministrativa, sia da parte degli utenti e che non venga frenata da remore psicologiche.
La carta nei processi come la coperta di Linus
Per i magistrati, come primo impatto, chiaramente l’abbandono della carta ha portato a qualche disorientamento. A questa ragione deve ricondursi la momentanea necessità del deposito anche di una copia cartacea degli atti processuali – che viene vista da qualcuno come la coperta di Linus – perché comunque la scomparsa della carta comporta la modifica radicale del modo di lavorare, un cambio di mentalità; senza considerare che la lettura degli atti esclusivamente sullo schermo costituisce per molti una novità cui ci si deve abituare.
In ogni caso forse i maggiori timori li avevano gli avvocati che temevano, comprensibilmente, le possibili rigidità dello strumento informatico.
Le norme tecniche alla base del PAT
Il processo amministrativo telematico funziona, infatti, sulla base di specifiche norme tecniche, che disciplinano puntualmente le modalità di formazione e deposito degli atti, dettando determinati requisiti e, in sostanza, descrivendo i formati e le dimensioni dei file da depositare, le modalità di deposito, quelle di asseverazione, di sottoscrizione e una serie di altri dettagli tecnici.
Gli avvocati avevano timore di una rigida e formalistica applicazione delle norme tecniche con conseguente inammissibilità di depositi non perfettamente conformi alle norme e irripetibili per scadenza dei termini perentori.
Prova di questo timore è che nei giorni immediatamente precedenti all’avvio del nuovo processo telematico gli avvocati si sono affrettati a depositare i ricorsi cartacei, per non cimentarsi con le incombenze legate alle nuove modalità telematiche.
Decisioni equilibrate sulle novità della riforma
In realtà, tuttavia, la giurisprudenza ha reagito in senso antiformalistico, con decisioni di contenuto equilibrato e consapevole della novità della riforma. E’ stato dato massimo risalto al principio di conservazione degli atti e, in particolare, alla regola generale secondo cui non può considerarsi nullo un atto che abbia comunque raggiunto lo scopo cui era per legge preordinato. E’ stato, inoltre, richiamato un principio generale secondo cui la rilevanza dei vizi fondati sulla violazione di norme di procedura non è diretta a tutelare l’interesse all’astratta regolarità del processo ma a garantire l’eliminazione del pregiudizio subito dal diritto di difesa della parte in conseguenza della violazione. Sono stati considerati irrilevanti, quindi, ai fini dell’invalidità quelle violazioni che non comportano un vulnus al diritto di azione e difesa delle parti, consentendo comunque alle parti stesse di accedere agli atti e al giudice di decidere. La violazione si rivela, infatti, solo formale e non comporta invalidità quando, nonostante il mancato rispetto della norma tecnica, l’atto processuale sia stato portato nella piena conoscenza della controparte e del Collegio, via sia certezza sulla sua paternità, data di sottoscrizione e trasmissione, nel rispetto del contraddittorio.
Novità della normativa e errore scusabile
Inoltre, anche nelle ipotesi in cui l’applicazione di tale principio non è stato possibile per la particolare gravità del vizio, si è comunque fatto ricorso all’istituto del cosiddetto errore scusabile. Quest’ultimo, nell’ordinamento italiano, consente di evitare la sanzione della nullità per le violazioni di legge ritenute giustificabili alla luce di particolari circostanze, quali l’oggettiva incertezza della normativa o l’esistenza di contrasti giurisprudenziali. Si è, quindi, tenuta in considerazione la novità della normativa – si tratta di un vero e proprio cambiamento “epocale” – con le inevitabili incertezze interpretative, “neutralizzando” le possibili conseguenze pratiche negative delle violazioni poste in essere dalle parti.
PAT e firma digitale
Se c’è stato, quindi, uno sforzo interpretativo della normativa del processo telematico è stato nel senso permissivo di limitare il più possibile le ipotesi di nullità o inesistenza dell’atto non conforme alla normativa, anche nel caso più “classico” dell’assenza di sottoscrizione con firma digitale.
I casi affrontati in giurisprudenza in quest’ottica sono stati diversi, da quelli del vizio di sottoscrizione dell’atto con firma digitale, all’assenza di asseverazione sulla procura o sulla copia cartacea notificata, alla mancata redazione dell’atto nel corretto formato nativo digitale, sino all’ ipotesi limite del deposito in forma cartacea.
Ad esempio, l’assenza della firma digitale del difensore sul ricorso è stata rimediata, nell’ottica del raggiungimento dello scopo, dall’avvenuta notifica dell’atto in forma cartacea che conferisce certezza della sua provenienza dallo stesso difensore.
Violazioni tecniche e nullità dell’atto
Allo stesso modo sono stati considerati irrilevanti gli errori di formato degli atti, ovverosia il mancato rispetto del formato digitale previsto dalla normativa tecnica (deposito in formato copia immagine anziché nativo digitale). E’, infatti, sufficiente per il raggiungimento dello scopo che l’atto sia firmato digitalmente e sia leggibile dalle parti e dal giudice.
In tale ottica si è arrivati ad affermare che tutte le violazioni delle regole tecniche del processo telematico non comportano la nullità dell’atto ma solo la sua irregolarità, con possibilità di regolarizzarlo entro un termine perentorio.
In sostanza, i giudici hanno interpretato la normativa tecnica cum grano salis, senza intenti sanzionatori, e questo ci fa essere ottimisti per il futuro.
Peraltro, il legislatore italiano, prevedendo possibili dubbi interpretativi, ha dettato una disposizione che contempla, per tre anni, la possibilità da parte del Tribunale di primo grado, in caso di contrasti giurisprudenziali sulla normativa riguardante il processo telematico, di investire della questione l’Adunanza Plenaria del Consiglio di Stato che è l’organo nomofilattico della Giustizia Amministrativa italiana. Tuttavia, sinora, seppure qualche incertezza interpretativa c’è stata, tale strumento normativo non è mai stato utilizzato.
Ripensare le modalità di lavoro
Non c’è dubbio che l’introduzione dell’informatica nel sistema non comporta solo l’uso di strumenti tecnologici ma anche la necessità, e al tempo stesso l’occasione, di ripensare tutte le modalità di lavoro, di re-ingegnerizzare le procedure – sicuramente verranno meno alcune figure professionali – con un incremento di efficienza che va oltre il mero uso della tecnologia, portando un cambio di mentalità.
L’impatto del digitale sul linguaggio giuridico
Un altro campo è quello dell’uso dello strumento digitale sul linguaggio giuridico usato nelle Corti. L’uso diffuso dell’informatica comporta l’esigenza di imporre regole di tecnica redazionale e di sinteticità degli atti, che possono tendere a divenire prolissi, per la possibilità di attingere a una grande quantità di dati on line, e riportare con facilità interi brani. Per questa ragione nel nostro sistema sono stati previsti dei limiti di lunghezza agli scritti di parte e il Presidente del Consiglio di Stato ha invitato tutti i magistrati a predisporre pronunce chiare e sintetiche.
Leggi anche: Processo amministrativo telematico, il caso eccellente della Giustizia Amministrativa
