La crescita digitale rappresenta una priorità per lo sviluppo dell’Italia, che deve incrementare gli investimenti negli asset tecnologici, sulle competenze umane e infrastrutturali, su nuovi modelli digitali, organizzativi e procedurali. A Roma una start-up innovativa e una Commissione di conciliazione delle controversie di lavoro rappresentano un esempio concreto nel mondo del legaltech e della gestione digitale di documenti giuridici, dimostrando che si può andare nella giusta direzione.
Va sottolineato che l’innovazione nella gestione documentale presuppone il continuo e necessario aggiornamento tecnologico in qualsiasi ambito produttivo e/o dei servizi, dal sistema amministrativo e giudiziario, a quello sanitario, delle infrastrutture, agli ambiti sociali, scolastici e culturali in genere.
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Il caso della Commissione di Certificazione dell’Università Roma Tre
I sistemi di Digital Transaction Management (“DTM”) ovvero di Electronic Document Management (“EDMS”) consentono la gestione, la condivisione, la sottoscrizione e l’archiviazione di file documentali in modo organizzato e massivo, la catalogazione automatizzata, l’ottimizzazione delle modalità di comunicazione e d’interazione, assicurando lo sviluppo dell’intero ciclo di vita dei documenti: dalla loro creazione, all’approvazione con firma digitale, all’archiviazione, fino alla conservazione a norma.
Per comprendere appieno i vantaggi applicativi e procedurali di una piattaforma DTM nella gestione di una notevole mole di informazioni e dati documentali, abbiamo voluto presentare un business case. Lo raccontano Silvia Ciucciovino e Ilario Alvino, rispettivamente Professore Ordinario di Diritto del Lavoro presso l’Università degli Studi Roma Tre, Dipartimento di Economia e Prof. Ordinario di Diritto del Lavoro della Sapienza – Università di Roma, Presidente e membro della Commissione di Certificazione Università Roma Tre (“CdC”)” e l’avvocata Francesca Silvestrini, co-founder di Join Your Bit (“JYB”), la start-up innovativa che ha realizzato TrustedBiz, una piattaforma digitale di Digital Transaction Management in cloud, nata per digitalizzare i processi delle aziende e firmare i documenti in modo semplice, sicuro e nel pieno rispetto della data protection e della sicurezza.
Il nodo dell’onere della prova documentale
Secondo la definizione storica di Carnelutti per documento si intende l’oggetto materiale idoneo a rappresentare e/o dare conoscenza di un fatto. Ma se la materialità è sostituita da un algoritmo? Devono comunque restare ferme le caratteristiche del documento: il contenuto (fatti e dichiarazioni), la provenienza (le dichiarazioni sono state rese proprio da colui che ne è l’autore), la data (la certezza temporale) e la sottoscrizione (l’indicazione grafologica dell’autore). Dunque, anche nell’ambito di documenti digitalmente creati, è necessario che gli stessi facciano fede pubblica, oppure che ne sia dimostrata l’autenticità, la lettura e la comprensione, l’evidenza della manifestazione della volontà delle parti coinvolte (la scrittura privata riconosciuta legalmente o giudizialmente, fa piena prova fino a querela di falso della provenienza delle dichiarazioni da parte del sottoscrittore).
L’affidabilità giuridico-contrattuale di un documento passa naturalmente anche dalla firma elettronica, che attribuisce la riferibilità dell’autore ad atti creati on line e garantiti da sistemi di conservazione ed immutabilità digitale. La protezione giuridica del documento digitale non può dunque prescindere da soluzioni di protezione della sovranità digitale, dall’integrazione di soluzioni di sicurezza informatica e da sistemi di conservazione documentale affidabili e sicuri. E’ evidente che i rischi sulla sicurezza cyber delle informazioni custodite nei documenti sono tanto più ampi quanto più i processi delle organizzazioni siano dematerializzati ed oggetto di trasformazione digitale. Un più alto livello di compliance alla normativa in materia documentale e di data protection diventa parte essenziale di qualsiasi soluzione di conservazione documentale, archiviazione digitale e firma elettronica.
Ciucciovino racconta che la Commissione di Certificazione dell’Università Roma Tre è una delle prime costituite in Italia e delle più affermate per mole e rilevanza dell’attività espletata. Istituita a marzo 2011, la Commissione di Certificazione Roma Tre svolge tutte le funzioni che la legge attribuisce alle Commissioni di certificazione universitarie: “la certificazione di tutti i contratti in cui sia dedotta direttamente una prestazione di lavoro; in ambito conciliativo operiamo nella soluzione stragiudiziale delle controversie di lavoro; in tutti i casi in cui la funzione conciliativa è facoltativa o obbligatoria; forniamo assistenza e consulenza, in relazione sia alla stipulazione del contratto e del relativo programma negoziale, sia alle modifiche del programma negoziale concordate in sede di attuazione del rapporto; nella stipulazione di accordi individuali di modifica delle mansioni, della categoria legale e del livello di inquadramento e della relativa retribuzione, nelle dimissioni e risoluzioni consensuali dei rapporti di lavoro”.
“Dal 2015 ad oggi abbiamo gestito circa 20.000 pratiche, tra procedimenti di certificazione e accordi di conciliazione”.
“La Piattaforma di TrustedBiz- dice Silvestrini – assicura l’inalterabilità dei documenti, la riservatezza delle informazioni ad essi legati e la disponibilità dei documenti in qualsiasi momento. La dematerializzazione dei documenti riduce l’utilizzo di carta stampata, ottimizza gli spazi di archiviazione e i costi di gestione dei processi interni (in linea con gli obiettivi di miglioramento della produttività, riduzione delle inefficienze operative e di promozione di un modello lavorativo ecosostenibile dei nostri clienti ed in conformità ai traguardi da raggiungere in ambito ambientale, economico, sociale e istituzionale entro il 2030 per lo sviluppo sostenibile)”.
Ciucciovino spiega che la Commissione di Certificazione RomaTre, da sempre attenta al lavoro e alla digitalizzazione come binomio nel quale la tecnologia aiuta a crescere, ha intrapreso da tempo un percorso di trasformazione digitale del proprio modello di lavoro per esigenze di speditezza e flessibilità dei procedimenti, in risposta sia alle richieste di un’utenza molto esigente, sia per sicurezza di produzione e conservazione documentale.
“Inoltre, la nostra Commissione opera sull’intero territorio nazionale e la possibilità di gestire a distanza le attività è di fondamentale importanza anche per rendere accessibili i servizi da remoto. Da molto tempo abbiamo intrapreso una progressiva smaterializzazione della nostra attività e già da molti anni operiamo in modalità telematica. Con la Piattaforma TrustedBiz abbiamo voluto fare un passo ancora più avanti, adottando una soluzione completa, sicura, tecnologicamente avanzata e facile da utilizzare, che ci consente di eliminare centinaia di documenti cartacei, semplificarne la ricerca sicura sui documenti digitalizzati e, risultato più importante, di ridurre drasticamente i tempi di preparazione e svolgimento delle attività conciliative in modalità completamente telematica e nel pieno rispetto della privacy”.
Il ruolo delle firme elettroniche qualificate
Come spiega Silvestrini, l’adozione di firme elettroniche qualificate è il primo passo per garantire l’integrità e il non ripudio dei documenti, requisiti obbligatori per assicurare il valore probatorio al pari della forma scritta. È tuttavia necessario garantire anche che la visualizzazione e la sottoscrizione dei documenti siano tracciati, protetti, trasparenti e sempre sotto controllo dell’utente. TrustedBiz consente agli utenti della Piattaforma l’utilizzo e il pieno controllo delle proprie firme elettroniche qualificate standard e conformi al Regolamento Europero eIDAS, oltreché la partecipazione collaborativa al workflow approvativo e la conservazione a norma secondo quanto previsto dalla normativa vigente in materia. L’ideazione e la configurazione di TrustedBiz è basata sul rispetto dei principi di privacy by design e by default.
La trasformazione al digitale: com’è avvenuta
Ma come è avvenuto il processo di trasformazione dal cartaceo al digitale?
La Commissione ha svolto un preliminare approfondimento di tutte le implicazioni di questa trasformazione, tenendo conto dell’esperienza maturata in molti anni di attività, della conoscenza approfondita del procedimento conciliativo, degli attori coinvolti e della natura giuridica dei documenti sottoposti a dematerializzazione. Successivamente si è proceduto ad individuare una soluzione che potesse fornire tecnologia e funzionalità necessarie a garantire la validità giuridica della conciliazione nel rispetto di requisiti di sicurezza e privacy, nonché una interfaccia semplificata nella trasparenza e nella verifica del procedimento conciliativo. L’ attenzione al rigore e alle esigenze dell’utenza sono una nostra caratteristica distintiva di cui siamo fieri e che giustifica la fiducia che tanti operatori ripongono nella nostra Commissione.
L’agenda digitale italiana: dal 2006 ad oggi
In Italia si parla ufficialmente di “Agenda Digitale” e di percorsi di digitalizzazione (nel settore pubblico) almeno da gennaio 2006, con l’entrata in vigore del Codice dell’Amministrazione Digitale (“CAD”), poi modificato nel 2012, con il dichiarato scopo di favorire l’innovazione, la crescita economica e la competitività.
Da allora, sono divenuti realtà i diritti di cittadinanza digitale dei cittadini e delle imprese, la “carta della cittadinanza digitale” ed, infine, il sistema SPID (credenziale unica – username e password, secondo fattore di autenticazione One Time Password – che rappresenta l’identità digitale e personale di ogni cittadino) e ha visto la luce anche il Regolamento europeo e-IDAS – electronic IDentification Authentication and Signature (eTS electronic Trust Services – Reg. EU n. 910/2014 del 23 luglio 2014), in vigore in Italia dal 2016 ed avente ad oggetto le condizioni per il riconoscimento reciproco in ambito di identificazione elettronica e le regole comuni per le firme elettroniche, l’autenticazione web ed i relativi servizi fiduciari per le transazioni elettroniche.
Arrivando ai giorni nostri, nell’ambito del programma Next Generation EU la Missione 1 del PNRR (Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza) si pone l’obiettivo di rilanciare la competitività e la produttività del Sistema Paese, per le quali non si può più prescindere dal rafforzamento di ogni aspetto della digitalizzazione e innovazione nei processi produttivi, peraltro totalmente trasversali ad ogni ambito industriale e socio-culturale.
Lo sviluppo digitale e le imprese italiane
Nonostante l’ampia normativa esistente, l’Italia si posiziona piuttosto indietro rispetto agli altri paesi europei a livello di digitalizzazione a causa della limitata diffusione di competenze digitali, della bassa adozione di tecnologie avanzate (es. le tecnologie “in cloud”), ma anche e soprattutto per la scarsità di investimenti in digitalizzazione e innovazione da parte delle piccole e medie imprese, che caratterizzano il tessuto imprenditoriale italiano.
Una spinta allo sviluppo dei processi digitali è stata ancora più di recente fornita dalle Linee Guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), entrate in vigore lo scorso primo gennaio 2022. Le Linee Guida rappresentano un tentativo di riordino normativo in materia di gestione e conservazione dei documenti informatici e sono strumento necessario a garantire effetti giuridici a processi documentali, non soltanto in ambito pubblico, ma anche in quello privato, assicurando sicurezza, integrità, immodificabilità dei documenti e, in maniera manifesta e inequivoca, la loro riconducibilità all’autore.
Documenti cartacei e firme con la penna nera sono diventati (quasi) obsoleti. Ciononostante, la rilevanza giuridica di contratti e sottoscrizioni non può essere pretermessa e va anzi garantita anche tramite comportamenti digitali altrettanto giuridicamente rilevanti, capaci di assicurare l’imputabilità giuridica alle parti coinvolte, l’integrità, la certezza e la sicurezza dei dati (personali e non) in essi riportati, oltreché la loro immodificabilità cronologica.
