Posticipata al primo gennaio 2022 la decorrenza dell’utilizzo esclusivo ed obbligatorio delle nuove Linee Guida sui sistemi di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici come predisposte da AgID: la proroga, disposta con Determinazione dirigenziale n. 371 datata 18 maggio 2021, ha in questi termini prolungato il periodo di adeguamento inizialmente in scadenza il 7 giugno 2021, concedendo ad operatori del settore e a titolari dei documenti di disporre di un arco temporale più congruo per procedere ad una più completa e adeguata pianificazione degli interventi di natura contrattuale, organizzativa e procedurale necessari.
L’impatto della proroga Agid su linee guida formazione, gestione e conservazione documenti informatici
Il differimento del termine iniziale di utilizzo esclusivo delle nuove Linee Guida garantisce anche la possibilità di una migrazione graduata e graduale verso la piena operatività delle nuove regole: ciò significa che non si devono sospendere le attività che erano state pianificate per non farsi trovare impreparati alla scadenza iniziale, ma al contrario si deve continuare sulla strada della implementazione ed aggiornamento, così da ottenere il massimo risultato possibile per un pieno ed integrale adeguamento ben prima della nuova data di avvio esclusivo.
Conservazione dei documenti, ecco tutte le regole nelle linee guida Agid
I tempi più lunghi di adeguamento devono infatti rappresentare uno stimolo per programmare e pianificare al meglio le implementazioni necessarie, considerando gli impatti a livello organizzativo, contrattuale e procedurale necessarie quali ad esempio l’individuazione del responsabile della conservazione, anche sotto il profilo della sua esternalizzazione.
La proroga concessa da AgID, assolutamente apprezzabile e tale da incontrare le esigenze degli operatori, origina proprio dalle interlocuzioni avute con le associazioni di categoria e le amministrazioni pubbliche interessate: recependo inoltre le richieste di modifica pervenute, AgID non si è solamente limitata a riconoscere un periodo di adeguamento maggiore rispetto a quello inizialmente stabilito ma, oltre a correggere alcuni refusi nel testo delle linee guida, ha anche introdotto alcuni importanti cambiamenti, nell’ottica della semplificazione, ai fini della gestione ed individuazione dei metadati che devono accompagnare i documenti informatici sin dal momento della loro formazione aggiornando gli allegati 5 e 6. Considerando la numerosità degli interventi apportati, la stessa Agenzia ha ritenuto meritevolmente opportuno approvare e pubblicare anche un documento contenente la sintesi delle modifiche.
Le linee Guida su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
Da un punto di vista contenutistico, le Linee Guida si occupano, come anticipato, di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, evidenziando come le stesse costituiscano singole fasi concatenate tra loro di un unico processo. Proprio con l’obiettivo di semplificarne la gestione complessiva, aggregando in un complesso regolamentare unitario disposizioni sinora dettate e contenute in diversi decreti presidenziali, le Linee guida costituiscono il riferimento operativo esclusivo in materia andando a sostituire le precedenti regole tecniche di cui ai DPCM datati 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014, rispettivamente sui sistemi di conservazione e sulla formazione e gestione dei documenti informatici, a partire da Gennaio 2022. Destinatari delle linee guida sono non solo le pubbliche amministrazioni, gli enti gestori di pubblici servizi e le società a controllo pubblico, ma anche i privati ed i soggetti privati che erogano servizi alla PA.
Tra le principali innovazioni che richiedono – se già non realizzate – una complessa ed articolata attività di revisione dei contratti in essere, dei dati di riferimento, oltre che una verifica dei processi di conservazione adottati, nonché delle modalità di formazione e gestione dei documenti informativi, una posizione di assoluto interesse assume la figura del responsabile della conservazione che, secondo le indicazioni finora fornite da AgID, avrebbe dovuto essere “interno” all’organizzazione “produttrice” del documento informatico, potendo delegare tutte o parte delle sue funzioni al responsabile del servizio di conservazione.
Le nuove Linee Guida, nel ridisegnare e specificare, tra l’altro, i ruoli necessari nel processo di conservazione, prevedono che, all’interno della Pubblica Amministrazione, tale figura sia identificata nell’organigramma e nella persona di un responsabile o funzionario interno formalmente nominato con adeguate competenze legali, informatiche e archivistiche. Nel caso di soggetti privati, il ruolo del responsabile della conservazione può invece essere svolto anche da un soggetto esterno all’organizzazione che detiene il documento, a condizione che si tratti di un soggetto terzo rispetto al Conservatore.
In considerazione ed attuazione dei principi di interoperabilità e trasparenza, sono aumentati inoltre il numero e la tipologia dei metadati utilizzati per indicizzare, identificare e ricercare i documenti inviati in un sistema di conservazione. Sono state individuate infine apposite modalità operative per ottenere la certificazione di processo che garantisca, in caso di dematerializzazione massiva di documenti analogici, la corrispondenza del contenuto e della forma della copia informatica con l’originale analogico, senza dover ricorrere allo strumento del confronto puntuale dei documenti.
Di assoluto rilievo anche la rivisitazione delle modalità di formazione dei documenti informatici: oltre alla sua creazione tramite l’utilizzo di strumenti software che assicurino la produzione di documenti nei formati previsti, lo stesso può essere generato a valle di un processo di sua acquisizione per via telematica o su supporto informatico, di una copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico nonché di una copia informatica di un documento analogico. Ulteriore modalità è quella che deriva dalla memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente. Infine, il documento informatico si forma anche dalla generazione o dal raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
Novità apportate in sede di proroga
Quanto alle integrazioni apportate alle linee guida, di assoluto interesse è la rimodulazione delle regole operative con cui realizzare il processo di conservazione. Erano infatti emersi dubbi tra gli operatori circa le modalità di sottoscrizione dei pacchetti informativi nelle varie fasi del processo. Il pacchetto di archiviazione, generato dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo quanto stabilito nel manuale di conservazione, così come il pacchetto di distribuzione, prodotto ai fini dell’esibizione richiesta dall’utente, devono essere sottoscritti con firma digitale, qualificata o avanzata del responsabile della conservazione o del responsabile del servizio di conservazione o anche con il sigillo elettronico apposto dal conservatore esterno.
La versione aggiornata dell’allegato 5 permette inoltre di superare alcune delle difficoltà incontrate dagli operatori non pubblici, in riferimento ad alcuni metadati non applicabili, di fatto, alle realtà di natura privata: ci si riferisce tra gli altri alla obbligatoria indicazione del codice identificativo del registro all’interno del quale il documento viene annotato, divenuto necessario solo in presenza di protocollo o repertorio. Allo stesso modo, quanto alle informazioni circa i “soggetti” coinvolti e competenti sul documento, sebbene siano stati introdotti nuovi ruoli, non ne è più obbligatoria l’indicazione del codice fiscale o della partita Iva come metadato di ricerca.
