Questionario antiriciclaggio per i commercialisti, come compilarlo: tutti i consigli

Un questionario antiriciclaggio per i commercialisti, per vigilare sui professionisti e il loro operato. L’iniziativa è del Cndcec – Consiglio nazionale dottori commercialisti ed esperti contabili, che ha messo a disposizione degli Ordini territoriali provinciali il documento “Antiriciclaggio: questionario per l’adempimento degli obblighi di vigilanza sugli iscritti (art. 11 D.Lgs. 231/2007, come modificato dal D.Lgs. 125/2019)”.

Nel questionario, allegato all’informativa nr. 108/19 del 28 novembre 2019 indirizzata agli Ordini Provinciali, è indicato che poiché i dati aggregati relativi all’attività di promozione e vigilanza svolta dagli Ordini Territoriali dovranno pervenire al Cndcec entro il 28 febbraio 2020, occorre rendere disponibile il questionario entro il 31 dicembre 2019, richiedendone la compilazione entro il 31 gennaio 2020.

Il format del questionario antiriciclaggio

Il format è mirato a conoscere per ogni studio:

• L’organizzazione dello studio professionale e degli adempimenti antiriciclaggio
• Le procedure di adeguata verifica della clientela adottate
• I sistemi e le modalità di conservazione documentale
• Le segnalazioni operazioni sospette eseguite dallo studio

I criteri di compilazione sono i seguenti:

• ad ogni argomento viene assegnato un quesito che ne prende il nome e il numero, come sopra individuati;
• il questionario è unico per tutti i destinatari, ai quali viene trasmesso a mezzo PEC e dai quali viene restituito all’Ordine territoriale per competenza entro la data indicata sulla lettera di invio con lo stesso mezzo;
• il questionario contiene la formula per l’autorizzazione al trattamento dei dati prevista dal regolamento vigente in materia di privacy e protezione dei dati a cui viene data massima garanzia di riservatezza da parte dell’Ordine destinatario del questionario compilato;
• l’Ordine territoriale, ricevuto il questionario compilato con autodichiarazione che i dati in esso contenuti sono veri e reali, ne controlla il contenuto e se non rileva alcuna irregolarità lo accoglie con esito favorevole e registra l’assolvimento degli obblighi in esso descritti. In caso contrario si apre la procedura di convocazione e confronto ai fini del controllo del corretto adempimento degli obblighi di vigilanza ad esso imposti dalla legge;
• il questionario ha valenza interna e non può essere esibito a terzi per dimostrare aspetti in esso contenuti come elemento di prova.

Resta in ogni caso nell’autonomia degli Ordini territoriali la decisione relativa alle modalità di svolgimento di tali attività di vigilanza.

I quesiti per i commercialisti

Ecco qui di seguito i quesiti specifici contenuti nel modello completo del questionario:

Primo quesito – Organizzazione dello studio professionale e degli adempimenti antiriciclaggio

• Generalità del destinatario del questionario
• Il professionista svolge la propria attività prevalentemente come:
  • studio individuale
  • studio associato
  • STP
• Risorse umane che operano nello studio (o nello studio principale)
• La formazione in materia di antiriciclaggio/fdt è stata assolta
• Lo studio professionale ha nominato il Responsabile Antiriciclaggio?
• Per quali dei seguenti adempimenti sono state adottate specifiche procedure e/o modulistica standardizzata all’interno dello studio?

• Formazione
• Adeguata Verifica
• Conservazione
• Segnalazione SOS
• Comunicazione MEF

Secondo questito – Adeguata verifica della clientela (art. 17 e ss)

• Il professionista ha effettuato l’adeguata verifica del cliente e del titolare effettivo in occasione del conferimento dell’incarico per l’esecuzione delle prestazioni professionali continuative?
• Il professionista ha effettuato l’adeguata verifica del cliente e del titolare effettivo in occasione del conferimento dell’incarico per l’esecuzione delle prestazioni professionali occasionali, non riconducibili a un rapporto continuativo, con mezzi di pagamento trasmessi o movimentati di importo pari o superiore a 15.000 euro?
• Il professionista ha adottato misure di adeguata verifica proporzionate al rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo concretamente rilevate?
• Il professionista ha provveduto ad identificare i clienti, gli eventuali esecutori e i titolari effettivi?
• Il professionista ha raccolto la dichiarazione scritta del cliente contenente tutte le informazioni necessarie e aggiornate per consentirgli di adempiere agli obblighi di adeguata verifica (titolare effettivo, scopo e natura della prestazione professionale)?
• Il professionista verifica se il cliente è una persona politicamente esposta?

Terzo quesito – Conservazione documentale

• Il professionista/lo studio associato/la STP ha adottato sistemi di conservazione nel rispetto della normativa sulla Privacy?
• Le modalità di conservazione adottate dal professionista/studio associato/STP assicurano una accessibilità completa e tempestiva? L’integrità dei dati e delle informazioni, nonché la loro inalterabilità dopo la loro acquisizione? La trasparenza, la completezza, la chiarezza e la storicità dei dati e delle informazioni?
• Il professionista/lo studio associato/la STP prevede un sistema di conservazione dei documenti?
• Il professionista/lo studio associato/la STP ha adeguato alle nuove disposizioni il fascicolo della clientela istituito prima del 4 luglio 2017 (data di entrata in vigore del d.lgs. 90/2017)?

Quarto quesito – Segnalazione operazioni sospette, secondo l’obbligo di segnalazione di operazioni sospette (artt. 35, 37, 38 e 39)

• Il professionista ha mai effettuato segnalazioni di operazioni sospette di riciclaggio e finanziamento del terrorismo?
• Nel caso in cui alla domanda n. 1 abbia risposto sì, il professionista ha evitato di dare comunicazione al cliente interessato o a terzi dell’avvenuta segnalazione, dell’invio di ulteriori informazioni richieste dalla UIF o dell’esistenza ovvero della probabilità di indagini o approfondimenti in materia di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo?
• Nel caso in cui alla domanda n. 1 abbia risposto sì, il professionista ha trasmesso le segnalazioni di operazione sospetta in che modo.

Compilazione tramite e-learning

È possibile la compilazione in modalità informatica. La procedura, attraverso la piattaforma e-learning “Concerto”, verrà indicata dal Consiglio successivamente. Il questionario può essere inviato ad un campione rappresentativo di iscritti, da determinarsi a cura degli Ordini territoriali.

Cosa succede in caso di mancata compilazione

La mancata compilazione del questionario dovrà essere valutata dall’Ordine territoriale ai fini del corretto adempimento degli obblighi di vigilanza ad esso imposti dalla legge. In merito, si ricorda che il D.Lgs. 125 del 2019 ha espressamente previsto che gli ordini dei dottori commercialisti, avvocati, notai e consulenti del lavoro dovranno occuparsi del monitoraggio dei propri iscritti con conseguente pubblicazione annuale delle sanzioni antiriciclaggio a cui i professionisti sono stati sottoposti dalle autorità competenti. Detta informativa riguarderà anche le sanzioni disciplinari adottate dall’ordine verso i professionisti e le segnalazioni di operazioni sospette effettuate dagli stessi. Entro il 30 maggio di ogni anno, inoltre, in relazione agli eventi dell’anno antecedente, agli Ordini viene richiesto di pubblicare (dopo averne dato comunicazione al Comitato di sicurezza finanziaria), una relazione annuale contenente:

• il numero dei decreti sanzionatori e delle altre misure sanzionatorie, suddivisi per tipologia di infrazione, adottati dalle competenti autorità, nei confronti dei rispettivi iscritti, nell’anno solare precedente;
• il numero di segnalazioni di operazioni sospette ricevute dall’organismo di autoregolamentazione, per il successivo inoltro alla Uif;
• il numero e la tipologia di misure disciplinari, adottate nei confronti dei rispettivi iscritti (ex art. 11, comma 3 e art. 66, comma 1), a fronte di violazioni gravi, ripetute, sistematiche ovvero plurime degli obblighi stabiliti dal decreto in materia di controlli interni, di adeguata verifica della clientela, di conservazione e di segnalazione di operazioni sospette.

Per tutto quanto sopra indicato si richiama l’attenzione dei professionisti sugli obblighi disciplinati dal D.Lgs. 231/2007 cosiddetto “Decreto Antiriciclaggio” con particolare riferimento alla Formazione, alle Procedure e Presidi, alla Mitigazione del Rischio, all’Adeguata Verifica, al Controllo Costante e alla Vigilanza delle Operazioni Sospette e dell’uso del Contante.