La trasformazione digitale vera e profonda delle imprese si concretizza anche attraverso un ripensamento dei processi. Non si tratta solo di acquisire una nuova tecnologia, ma di ridisegnare i flussi relativi a un’attività adottando un punto di vista diverso sfruttando l’innovazione, per puntare alla semplificazione delle proprie operazioni e a maggiore efficienza nella fornitura dei servizi.
Per attuare al meglio la reingegnerizzazione dei processi è prioritario riprogettarli contemplando da subito gli aspetti che oggi per le aziende sono irrinunciabili, tra cui la sicurezza, la personalizzazione, l’efficienza. Considerando i processi documentali, una soluzione pensata per processi digital by design basata su cloud e con trust service eIDAS compliant integrati rappresenta una leva di cambiamento importante per spingere la digital transformation.
Reingegnerizzazione dei processi documentali, perché serve un cambio culturale
L’acquisto di un software non comporta, di per sé, alcun cambiamento sostanziale nella gestione dei flussi documentali aziendali se alla sua implementazione non viene affiancata una profonda ristrutturazione dei processi. Si tratta di un percorso complesso che va necessariamente affrontato con il supporto di un partner tecnologico esperto. Non sempre, infatti, le imprese dispongono nel loro organico degli specialisti con le giuste competenze per affrontare in modo proficuo questa sfida e, considerando il problema dello skill mismatch tra domanda e offerta di professionisti sul mercato del lavoro, acquisire nuovi talenti in tempi brevi può risultare molto difficile. Affidarsi a un partner esterno che sia in grado di accompagnare l’azienda verso la sua evoluzione digitale è la strada giusta per risparmiare tempo, risorse e budget.
Il partner ideale è infatti una figura che offre un supporto costante e completo durante il percorso di innovazione e possa assicurare la propria presenza anche dopo, non abbandonando le aziende una volta introdotta la propria soluzione tecnologica ma gestendo in modo ottimale il follow up e garantendo eventuali aggiornamenti a seconda di cambiamenti normativi, tecnici o di sicurezza. Per lavorare al meglio in sinergia, è però importante in primo luogo comprendere, a ogni livello dell’organizzazione, quanto sia prioritario lavorare sulla reingegnerizzazione dei processi per concretizzare davvero la trasformazione digitale. Passare dalla teoria alla pratica richiede:
- Individuare il partner adatto alle proprie peculiarità
- Stabilire obiettivi e kpi da soddisfare
- Avere il quadro completo dei processi attualmente svolti e studiare con gli specialisti quali vanno ridisegnati e in che modo, scoprendo lacune e cause di rallentamento, ad esempio dei flussi documentali
- Conoscere i vantaggi di processi digital by design e le opportunità delle soluzioni cloud native
- Comprendere con l’aiuto degli esperti quali interventi servono davvero per il proprio percorso di innovazione: è possibile, infatti, che si tenda a sovrastimare o sottostimare le proprie necessità, con il rischio di sperpero di budget acquistando soluzioni di cui non si ha bisogno oppure di non disporre di servizi indispensabili perché ritenuti erroneamente superflui.
- Implementare la soluzione tecnologica adatta, con attenzione alla normativa in materia di gestione documentale e relativa alla data protection,
Da non trascurare inoltre la formazione al personale, affinché a tutti i livelli in azienda si conoscano i cambiamenti apportati e le persone siano in grado di servirsi al meglio della nuova tecnologia.
Application modernization e strumenti per ridisegnare i processi
Processi digital by design hanno il vantaggio di accelerare e concretizzare la trasformazione digitale anche dei flussi documentali, apportando notevoli semplificazioni e garantendo benefici che, altrimenti, non sarebbero facilmente ottenibili. Nel reingegnerizzare i propri processi di gestione dei documenti è utile quindi adottare un approccio di questo genere usufruendo di una soluzione cloud native, per avere:
- Flussi documentali più veloci, snelli e flessibili
- Applicazioni altamente personalizzabili
- Garanzia di procedure Gdpr compliant, che sono per esempio costruite rispettando i principi privacy by design e by default sanciti dalla normativa europea
- Un ambiente virtuale di lavoro collaborativo, che consente a diversi team di operare in sicurezza nello stesso workflow documentale
- Una gestione più efficiente ed efficace dei propri dati.
Introducendo nel percorso di reingegnerizzazione il modello dell’application modernization e disponendo di una soluzione cloud native è possibile trasformare i propri processi in flussi altamente efficienti, con applicazioni personalizzate secondo le proprie esigenze basate su un’architettura a microservizi, più snella ed efficace. Questo permette un elevato livello di customizzazione delle applicazioni e di valorizzare in maniera efficace il proprio patrimonio di dati, realizzando una completa trasformazione digitale della gestione documentale.
Reingegnerizzazione dei processi, la partnership tra Aruba Enterprise e Siav
Per trarre il maggior vantaggio da questi aspetti, Aruba enterprise e Siav hanno siglato una partnership per proporre una soluzione che permetta di beneficiare del cloud e dei trust service di Aruba e della piattaforma di gestione documentale di Siav. La soluzione permette di creare processi documentali digital by design con i servizi fiduciari integrati. Ciò significa che nello stesso flusso di lavoro, senza cambiare ambiente e dunque senza rallentare il procedimento ed evitando di esporsi a rischi di cybersecurity, è possibile garantire nativamente il valore legale dei documenti trattati. La soluzione è cloud native ed è basata sull’infrastruttura Aruba, che garantisce elevate flessibilità, scalabilità e personalizzazione, oltre a fornire nativamente un framework Gdpr compliant. Infatti, i data center di Aruba sono proprietari e si trovano tutti su territorio italiano, nessun dato gestito viene trasferito in Paesi extra Ue: ciò richiede il massimo rispetto della normativa europea sulla data protection, con garanzie sui fronti della privacy e della sicurezza.
I vantaggi della piattaforma digital by design sono riassumibili in:
- Poter beneficiare dei vantaggi di una soluzione cloud native basata su architettura a microservizi, che garantisce grande flessibilità, personalizzazione e rapido rilascio delle applicazioni, procedendo alla reingegnerizzazione dei processi di gestione documentale in modo efficace, rivoluzionando le attività a essi legati,
- Infrastruttura cloud basata in Italia, che assicura processi Gdpr compliant,
- Integrazione con i trust service Aruba, che è qtsp – qualified trust service provider europeo, adeguati alla normativa eIDAS: nello stesso flusso documentale si dispone di posta elettronica certificata, firma elettronica, conservazione digitale
- Il gestore documentale di Siav ottimizza processi altamente strategici per le aziende rendendoli più rapidi grazie all’automatizzazione,
- Ambiente di lavoro collaborativo che facilita l’intervento immediato di diversi team evitando possibili rallentamenti,
- Garantisce il valore legale dei documenti lungo tutto il processo che li vede coinvolti, rendendoli sempre facilmente reperibili, fruibili, consultabili.
Inoltre, si può contare sull’esperienza di Aruba enterprise e Siav nei rispettivi settori, in modo da avere partner tecnologici sempre aggiornati nei relativi ambiti e pronti a intervenire in caso di necessità, di cambiamenti normativi o tecnici, fornendo consulenza e accompagnando le imprese in un efficace percorso di trasformazione digitale.
Articolo realizzato in partnership con Aruba enterprise
