La nomina del responsabile della conservazione dei documenti digitali è un obbligo stabilito dalle nuove Linee guida AgID in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici: tuttavia non tutte le aziende private ne dispongono. Questa situazione però può condurre a conseguenze negative, sebbene non esistano sanzioni dirette per il mancato ottemperamento all’adempimento. Infatti, in mancanza di una figura specializzata in tale ambito documentale, eventuali errori nelle varie fasi della conservazione a norma potrebbero invalidare l’intero processo.
La mancanza di requisiti specifici dunque porta a problemi in ordine di corretta gestione della conservazione, in quanto non verrebbe svolta a norma, condizione che potrebbe risultare rilevante per esempio in caso di contenzioso. Un processo di conservazione gestito male, non in compliance con le norme in tema, potrebbe infatti rendere nulla la validità legale dei documenti digitali e, nel caso si trattasse di documenti con dati sensibili, potrebbero sorgere problemi relativi alle norme sulla data protection e la privacy, rappresentate in primis dal regolamento europeo GDPR.
Responsabile conservazione, di cosa si occupa in azienda
Le linee guida AgID hanno ampliato gli ambiti di interesse del Responsabile della conservazione nelle aziende, con una netta distinzione tra realtà private e PA. Il Responsabile è colui che attua le politiche complessive del servizio di conservazione: la necessità di avere questa figura nella propria impresa nasce dal fatto che con il diffondersi delle best practice digitali sta crescendo la necessità di fornire garanzie nel tempo sulla tutela dei documenti informatici, affinché le informazioni siano mantenute in modo corretto e rimanga inalterato il loro valore probatorio. Generando infatti numerose informazioni digitali si creano nuovi ambiti di governance per la loro corretta gestione.
Ecco perché il responsabile della conservazione assume nello scenario attuale un ruolo di primaria importanza. In concreto, nella sua attività quotidiana in azienda si occupa di diversi aspetti:
- Ha il compito formale di svolgere le corrette verifiche sulla gestione della conservazione e fare quindi tutti i controlli necessari per garantire che il processo sia compliant alla normativa, che tutte le informazioni siano corredate dalle prescrizioni di legge;
- Svolge attività proprie del processo di conservazione in ambito operativo, per esempio redige il manuale della conservazione, verifica che sia tutto in linea con quanto scritto e poi firma il rapporto di versamento, attua in seguito verifiche periodiche e si occupa di interventi volti a garantire la corretta funzionalità della conservazione;
- In caso vengano richiesti controlli dall’esterno, si occupa di relazionarsi con i pubblici ufficiali, le autorità, fornendo loro ogni informazione necessaria e funge da garante sul corretto svolgimento del processo di conservazione.
Dunque si tratta di una figura che si muove in modo trasversale per occuparsi di tutto il processo di conservazione in ogni suo aspetto. Una caratteristica questa che richieste competenze di diversa natura.
Le competenze necessarie
Il responsabile della conservazione deve in effetti disporre di un bagaglio di competenze molto ampio: in particolare, la normativa in materia prevede abbia competenze giuridiche, informatiche e archivistiche. Sono tre anime differenti che si sposano in un0unica figura, permettendo quindi di adottare un approccio olistico al processo di conservazione. Va sottolineato che questa figura importante per i soggetti pubblici deve essere necessariamente interna alla propria amministrazione, mentre per i privati può essere esternalizzata.
I vantaggi di esternalizzare il servizio
Proprio l’esternalizzazione del ruolo di responsabile della conservazione consente alle aziende private di affidare questo delicato incarico a un professionista appositamente formato, che conosce perfettamente l’ambito e ha una competenza totale su quanto la norma chiede. Solo gli addetti ai lavori tendenzialmente sono in grado di avere una competenza completa in questa particolare materia, dunque esternalizzare il servizio è un’ottima opportunità e una garanzia di svolgere in sicurezza e compliance l’attività di conservazione.
Al contrario, individuare tra il proprio personale una figura di questo genere significa investire un dipendente dell’onere di studiare la normativa specifica per la conservazione dei diversi documenti, essere in grado di gestire correttamente il processo e condurre le verifiche necessarie in tema di compliance. Difficilmente però queste capacità si trovano all’interno dell’azienda, dunque esternalizzare il servizio permette di risparmiare tempo e costi dedicati a una lunga formazione specifica, oltre ad avere la garanzia di affidarsi ad esperti del settore e dunque di svolgere gli adempimenti in modo corretto secondo la normativa.
Formazione responsabile conservazione, il caso di Ifin Sistemi
Proprio per supportare le aziende private e la PA nell’adempimento dell’obbligo di dotarsi del responsabile della conservazione, Ifin Sistemi offre la possibilità di formare queste figure fondamentali, dando un aiuto concreto sia sul fronte del quadro normativo che su quelli archivistico e tecnologico. La persona designata nell’azienda pubblica o privata per ricoprire l’incarico di responsabile viene supportata da un team di consulenti esperti di Ifin Sistemi, che lo possono aiutare in ogni fase del processo in modo che la compliance sia sempre ottimale. Ifin Sistemi supporta inoltre il responsabile designato anche nello svolgimento di audit sul sistema, per individuare e risanare eventuali anomalie che dovessero emergere.
Poiché inoltre la normativa può cambiare, Ifin Sistemi svolge un lavoro di aggiornamento sulle regole legate alla conservazione di vari documenti che richiedono specifici adempimenti: documenti di natura diversa, come per esempio quelli sanitari o i contratti, sottostanno infatti a normative differenti ed è bene essere aggiornati al riguardo.
Inoltre, come anticipato nel contesto attuale alcune aziende si stanno dimostrando proattive, altre invece si trovano nella condizione di non riuscire a individuare questa figura all’interno della propria azienda: la situazione riguarda nello specifico le imprese private, che per la normativa a differenza delle PA non sono obbligate a individuare il responsabile per forza nel proprio organigramma interno. Per chi dunque non ha la possibilità di formare questa figura professionale al proprio interno, Ifin Sistemi può occuparsi dell’esternalizzazione del responsabile della conservazione. Alle aziende private infatti viene affiancata una figura di Ifin Sistemi che ha tutte le caratteristiche previste dalle Linee guida AgID, esperta e in grado di svolgere perfettamente le attività previste dalla normativa. Non viene trascurato nemmeno l’aspetto di compliance al GDPR: Ifin Sistemi prevede anche collaborazioni con la figura del DPO.
Contributo editoriale sviluppato in collaborazione con Ifin Sistemi
