L’articolo 40-ter del Codice dell’amministrazione digitale introduce il Sistema pubblico di ricerca documentale: un sistema che consente la ricerca dei documenti soggetti a obblighi di pubblicità legale, trasparenza o a registrazione di protocollo e dei fascicoli dei procedimenti, nonché a consentirne l’accesso online.
Il legislatore non pensa certamente a un gigantesco repository centralizzato, ma all’interoperabilità dei sistemi di gestione informatica dei documenti di tutte le pubbliche amministrazioni. Vediamo come funziona e lo stato dell’arte.
Sistema pubblico di ricerca documentale, cosa prevede
Il concetto viene chiarito dall’articolo 44 Requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici:
“Il sistema di gestione informatica dei documenti delle pubbliche amministrazioni, di cui all’articolo 52 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, è organizzato e gestito, anche in modo da assicurare l’indicizzazione e la ricerca dei documenti e fascicoli informatici attraverso il sistema di cui all’articolo 40-ter nel rispetto delle Linee guida”.
L’indicizzazione e la ricerca dei documenti e fascicoli informatici si basa necessariamente su regole omogenee di identificazione, come descritto nell’Allegato 5 alle Linee guida sul documento informatico:
“L’attività di indicizzazione, individuazione e ricerca è significativamente agevolata dalla definizione di metadati legati:
- alla tipologia – “Tipologia documentale” o “Tipologia fascicolo”
- alla registrazione – “Dati registrazione””.
I metadati di registrazione prevedono la data e il numero del documento, il Tipo registro e il Codice Registro.
- Nel caso tipo registro sia Protocollo Ordinario/Protocollo Emergenza il numero e la data saranno quelli definiti dagli articoli 53 e 57 del TUDA.
- Nel caso tipo registro sia Repertorio/Registro il numero e la data saranno quelli specifici.
L’allegato 5 non fornisce alcuna indicazione in merito al contenuto del campo codice registro, ma è facile intuire che nel caso dei repertori deve consentire di identificare lo specifico repertorio all’interno del Piano delle aggregazioni documentali e, tramite numero e data, risalire al documento registrato.
Nel caso dei repertori il codice registro e la tipologia documentale sono strettamente correlati, perché il repertorio è una serie nella quale i documenti uguali per forma e/o provenienza, ma differenti per contenuto vengono allineati in ordine cronologico e da tale ordine ricavano un numero identificativo che ha rilevanza giuridica[1].
L’iniziativa: Pa Docs
Per realizzare un sistema interoperabile appare evidente la necessità di una nomenclatura omogenea delle tipologie documentali prodotte dalle pubbliche amministrazioni. Purtroppo, l’allegato 5 non fornisce alcuna indicazione circa il contenuto del metadato Tipologia documentale che, pur essendo dichiarato come obbligatorio, è una stringa di testo libera.
Su questo tema sono in corso i lavori nell’ambito del progetto PA Docs, che ha come obiettivo la costituzione di una serie di vocabolari controllati a supporto dell’interoperabilità i cui risultati, rilasciati sotto licenza Creative Commons Attribution-Share Alike (CC-BY-SA-4.0), potranno essere recepiti all’interno del catalogo nazionale per lo scambio di dati e informazioni tra pubbliche amministrazioni (schema.gov.it).
Ma torniamo a sistema pubblico di ricerca documentale: una volta condivisi i criteri di denominazione dei tipi di documento (Deliberazione del Consiglio comunale, Deliberazione della Giunta comunale, Ordinanza del Sindaco, Determinazione del dirigente, …) occorre individuare uno standard per l’identificazione.
Lo standard URN:LEX
Fortunatamente non c’è nulla da inventare, nel 2019 AgID ha adottato lo standard URN-LEX per l’identificazione univoca in rete delle risorse documentali del patrimonio informativo giuridico[2]. URN:LEX è uno standard IETF che stabilisce una convenzione su namespace e struttura per l’identificazione univoca e persistente delle fonti del diritto.
URN:LEX è consente di identificare qualsiasi documento giuridico: (legislazione, giurisprudenza, atti amministrativi) emesso da qualsiasi autorità (Stato, Regione, Provincia, Comune, …) in qualsiasi data (passato, presente, futuro).
Lo standard URN:LEX nasce con il progetto normeinrete[3] dal quale ha avuto origine il portale normattiva. La sintassi per la composizione di un nome URN-LEX è descritta dallo standard, nella forma più semplice è formato concatenando:
- <autorità>: identificatore dell’autorità emittente
- <provvedimento>: identificatore del tipo di atto
- <estremi>: solitamente data e numero
ad esempio, il CAD è identificato dal seguente urn:
urn:lex:it:stato:decreto.legislativo:2005-03-07;82
In modo del tutto analogo possono essere codificati i documenti amministrativi, ad esempio la Determinazione dirigenziale del Comune di Bergamo n. 2595 del 6 ottobre 2023 è identificata dal seguente urn:
urn:nir:comune.bergamo:dirigente.determinazione:2023-10-06;2595
Il risolutore di URN
Il risolutore di urn è un servizio web, messo a disposizione dall’autorità emittente, che partendo da un URN provvede a recuperare il relativo documento dalla locazione fisica all’interno del sistema di gestione informatica dei documenti e a renderlo disponibile al richiedente.
In linea di principio, il servizio di risoluzione è distribuito fra varie istituzioni sulla base dei domini di competenza sugli atti pubblicati. Il vantaggio dell’adozione di un risolutore è che un qualsiasi utente, anche esterno all’Amministrazione, che voglia creare un riferimento ad un documento pubblico non è obbligato a conoscere la struttura del sito e neppure gli identificatori informatici utilizzati, ma è sufficiente che conosca gli estremi dell’atto (autorità emittente, tipo, data e numero).
Inoltre gli URN sono nomi permanenti, stabili nel tempo, di conseguenza l’evoluzione dei sistemi di memorizzazione e del formato dei documenti non influisce sui riferimenti già esistenti. Il risolutore di urn di Normattiva risponde all’indirizzo: https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls sarà quindi sufficiente passare l’urn dell’atto di interesse per ottenere il documento.
In modo analogo il risolutore di urn del Comune di Bergamo risponde all’indirizzo
https://www.comune.bergamo.it/uri-res/N2Ls : sarà quindi sufficiente passare l’urn dell’atto di interesse per ottenere il documento.
Conclusione
Sulle basi descritte, il sistema pubblico di gestione documentale potrà essere costruito come una federazione di risolutori di urn. 
Sarà sufficiente che ogni pubblica amministrazione pubblichi su indicepa.gov.it l’indirizzo del proprio risolutore di urn e che su indicepa sia reso disponibile un servizio di istradamento delle richieste al risolutore incaricato di rispondere.
Note _
- Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni Piano di classificazione (= Titolario) per gli archivi dei Comuni italiani ↑
- Circolare AgID 2/2019 Adozione di standard per la rappresentazione elettronica e l’identificazione univoca del patrimonio informativo di natura giuridica […] ↑
- AgID Linee guida per la marcatura dei documenti normativi secondo gli standard normeinrete ↑
