Sistemi documentari, come si son comportati privati e PA durante il coronavirus

L’emergenza coronavirus ci ha offerto l’occasione di imparare, dalla crisi stessa e dai nostri errori, quanto pesi sulle attività di privati ed enti pubblici la cattiva qualità dei sistemi documentari. È importante riflettere su quanto accaduto durante l’epidemia, per capire come riprogettare il proprio rapporto con la digitalizzazione e una corretta gestione documentale.

Durante l’emergenza: le reazioni

Bisogna sottolineare che la riflessione sul ruolo della digitalizzazione nell’attuale fase di emergenza si è nutrita in questi mesi di centinaia di articoli pubblicati sia dalle newsletter specializzate sia dai quotidiani di informazione. Tanti hanno osservato quanto la trasformazione digitale della pubblica amministrazione e delle imprese abbia subito improvvise (anche se non sempre qualificate) accelerazioni. Non vi è dubbio che sia le organizzazioni sia i cittadini abbiano sperimentato direttamente – in questo periodo molto più che nel passato – la rilevanza di tecnologie, strumenti e regole in grado di gestire a distanza processi di lavoro e di comunicazione. Tuttavia, pochi anzi quasi nessuno al di fuori degli addetti ai lavori (“Il mondo degli archivi”), includendo tra gli assenti anche il mondo della informazione – hanno riconosciuto con qualche grado di consapevolezza che le reti e la banda larga non sono garanzia di efficienza, né rendono disponibili le informazioni e i documenti necessari al lavoro quotidiano se l’organizzazione dell’archivio corrente è lasciata alla fantasia e alla discrezionalità di ogni dipendente, se la digitalizzazione è avvenuta senza regole e, naturalmente, se la memoria di lavoro è malamente sedimentata negli armadi e sulle scrivanie inaccessibili a causa del lockdown.

È stato subito evidente a tutti che solo chi aveva con previdenza negli anni precedenti organizzato correttamente il proprio sistema documentario (non limitandosi quindi al formale utilizzo del registro informatico di protocollo e all’adozione altrettanto formale di un manuale di gestione) è stato in grado di reagire senza traumi, senza perdite di informazioni e in qualche giorno all’improvvisa e indispensabile fase di isolamento e di chiusura dei luoghi pubblici e degli spazi di lavoro condiviso.

Diverso, ma non disperante, il caso degli enti che avevano avviato (anche se non ancora concluso) progetti di riorganizzazione del proprio sistema documentario, sia in termini di piani di classificazione e fascicolazione sia definendo con lungimiranza e coerenza la formazione e la gestione di documenti informatici e la creazione di archivi digitali inclusivi di processi di riproduzione a norma della documentazione analogica. Chi si è trovato in questa situazione, pur non disponendo di un quadro operativo consolidato, ha potuto approfittare dell’occasione per superare le resistenze che spesso accompagnano cambiamenti organizzativi di questa portata e, soprattutto, per avviare un percorso condiviso grazie alla disponibilità di strumenti di comunicazione a distanza, facili da usare e di costo limitato. Soprattutto ha catturato l’attenzione di tutti sulle criticità e sull’importanza del percorso avviato, a partire dalle soluzioni temporanee e interlocutorie da definire con urgenza.

Chi invece, cioè la maggior parte delle amministrazioni pubbliche e ancor più dei privati, aveva rinviato gli investimenti in questo campo non cogliendone la portata strategica è stato costretto comunque nell’emergenza a correre ai ripari per non fermare del tutto le proprie attività, senza nessun supporto e con prospettive incerte. In molti hanno adottato soluzioni improvvisate di riconversione digitale che, conclusa la fase attuale, dovranno ripensare con molta attenzione per valutarne la robustezza e correggerne le storture organizzative o le incongruenze di conformità alle disposizioni e agli standard. In questo caso, è bene sottolineare che non si tratta tanto o solo di considerare la validità giuridica e il valore probatorio dei documenti formati, riprodotti o trasmessi ricorrendo a iniziative estemporanee, quanto di riprogettarle all’interno di una dimensione infrastrutturale che tenga conto del ruolo che i servizi documentali hanno per la trasparenza, per la correttezza delle attività pubbliche, per salvaguardia dei dati e della loro accuratezza e autenticità, a partire da quelli necessari alla gestione della stessa emergenza. La crisi che abbiamo attraversato e che non è ancora conclusa dovrebbe averci insegnato che la questione è complessa e merita tutta la nostra attenzione.

Gli strumenti necessari

In particolare le amministrazioni e le imprese – nel pianificare la riqualificazione dei processi di trasformazione digitale – dovrebbero dotarsi di alcuni strumenti essenziali di gestione documentale per gestire il lavoro a distanza, verificando che:

• gli strumenti e i processi per la formazione/ricezione dei documenti informatici e la riproduzione digitale conforme agli originali dei documenti analogici ricevuti siano correttamente gestiti dalla piattaforma documentale in modo da assicurare che ogni documento (digitale nativo o digitalizzato) sia registrato nel sistema (nel protocollo informatico o in altri repertori) con data certa ed eventuali annotazioni che ne documentino e, quindi, comprovino anche a distanza di tempo la validità originaria;
• la comunicazione dei documenti non si basi esclusivamente sui servizi di posta elettronica certificata e ordinaria (pur necessari), ma si utilizzino canali e forme di scambio e condivisione più efficienti che includano il ricorso a portali dotati di servizi interattivi (naturalmente integrati con il sistema di gestione documentale);
• la riproduzione digitale di documenti analogici sia sempre accompagnata da servizi di certificazione di processo che attestino la creazione di copie conformi agli originali;
• sia rispettato il principio per cui i documenti siano sempre classificati e inseriti in fascicoli informatici o aggregati in serie di documenti della stessa forma e tipologia opportunamente identificati (repertoriati) e descritti;
• i fenomeni contraddittori ma tutti devastanti di frammentazione, ridondanza e dispersione che hanno caratterizzato gli ultimi decenni della produzione documentaria analogica non si riproducano nel mondo digitale, con la scusa di una smaterializzazione di emergenza.

In questa fase di crisi enti e imprese hanno dovuto tutti mettere a fuoco, con urgenza e spesso senza il supporto di esperti del settore, i problemi ora ricordati, alcuni per la prima volta, altri per misurare la validità e la solidità di quanto implementato.

L’accelerazione della digitalizzazione della PA

Pur con i limiti che ho già rilevato, ritengo che la trasformazione digitale della pubblica amministrazione e delle imprese abbia subito in queste ultime settimane una positiva, certamente non pianificata, accelerazione che merita, anzi richiede a questo punto una svolta che consenta di superare sia i difetti dovuti all’inevitabile improvvisazione del momento sia la trascuratezza del passato. Non è questione di nuove risorse, ma di un cambiamento di prospettiva che tenga semplicemente conto di alcune banali osservazioni:

• è emerso che non ci sono soluzioni tecnologiche miracolose e che non si possono saltare (senza rischi, senza sprechi, senza perdita di qualità) i passaggi preparatori, riferibili soprattutto alla presenza di strumenti di lavoro e alla intermediazione organizzativa interna alle strutture, che il legislatore nazionale ha peraltro ben definito (anche se in pochi li hanno applicati): titolari, piani di conservazione, manuali di gestione e conservazione, massimari di selezione e scarto, regole per la formazione condivisa, normalizzata e non arbitraria dei documenti e dei fascicoli sono garanzie di rapidità e di efficacia;
• è apparso evidente che, per essere operativi, serve soprattutto la disponibilità di tecnologie diffuse, mature e consolidate: si è sentita chiaramente, per esempio, in questa fase la mancanza di una politica nazionale lungimirante e coerente di investimenti per lo sviluppo della fibra ottica che avrebbe garantito quei livelli di banda e di connessione che hanno gli altri paesi europei e che è senza dubbio un requisito indispensabile per la digitalizzazione;
• infine, molte amministrazioni hanno dovuto constatare che la scorciatoia basata sul rispetto formale delle disposizioni non serve e non è servita dato che gli obblighi di lockdown e la riorganizzazione del lavoro con ambienti e prodotti di smartworking hanno messo a nudo tutte le ambiguità e le incertezze di policy e strumenti mai sperimentati, mentre si era costretti ad attivare modalità necessariamente digitali di comunicazione e di condivisione di informazioni e documenti, di flussi di lavoro e gestione di procedimenti.

Un sistema archivistico digitale ben organizzato, dotato degli strumenti di gestione giusti, flessibili, innovativi e soprattutto rigorosi, è invece in grado di sostenere molte delle criticità informative e di sicurezza generate dal distanziamento obbligato dall’emergenza e, naturalmente, dalle nuove forme di comunicazione che già ora sono disponibili e che sempre più dovremo utilizzare (anch’esse peraltro obbligate da norme pluridecennali).

Conclusione

In conclusione, la crisi che stiamo vivendo e che ha travolto gli stili di vita di miliardi di persone ha mostrato quanto vitale possa essere la funzione documentaria se affidata a buoni professionisti e se gestita con accuratezza. Oltretutto, qualificare questa funzione può aiutare a ripensare e a riprogettare in modo diverso il rapporto che istituzioni e cittadini hanno sviluppato in questi anni con il mondo delle informazioni, recuperando su larga scala principi e capacità critiche (pensiamo al problema delle fake news o alla mancanza di strumenti per il controllo dei dati) che sono sempre stati e sono ancor più oggi alla base di una democrazia sana e riconoscendo che:

• la mediazione consapevole e il saper fare fondato su metodi rigorosi sono strumenti indispensabili di un governo intelligente e umano delle tecnologie e dell’innovazione e di un percorso di alfabetizzazione digitale che non può certo limitarsi al pur fondamentale utilizzo degli strumenti di smart working,
• i processi di trasformazione necessari e i giusti obiettivi di smantellamento di prassi e procedure burocratiche inutili e paralizzanti avranno successo se supportati dalla qualità degli strumenti e delle persone cui affideremo i nostri dati e la memoria del nostro operare (a cominciare da quelli che sono stati o avrebbero dovuto essere raccolti dalle istituzioni sanitarie e di ricerca nel corso di questa terribile pandemia).