Nell’ambito del TIAP – Trattamento informatizzato degli affari penali, le eventuali discrepanze tra fascicolo processuale cartaceo e quello digitale possono causare problemi, con impatti rilevanti sulla possibilità di utilizzo degli atti che risultano essere presenti solo nel fascicolo analogico.
Secondo gli auspici che vengono da più parte formulati un domani – ogni stima temporale è sotto questo profilo perlomeno azzardata – avremo un fascicolo processuale del tutto informatizzato e relegheremo nel mondo dei ricordi i faldoni, ma allo stato attuale non è affatto così. I due esemplari dello stesso fascicolo coesistono e generano, proprio per questa coesistenza, possibili problemi processuali tutt’altro che irrilevanti. Finché vi è piena coincidenza tra la versione analogica e quella digitale del fascicolo non si pone nessun problema. Il discorso cambia radicalmente, invece, quando il primo contiene atti che non figurano nel secondo.
TIAP, i rischi di incongruenze tra i fascicoli
L’applicativo ministeriale TIAP è diventato il principale – talvolta l’unico – metodo di consultazione dei fascicoli processuali per lo più delle indagini preliminari (ma non mancano casi nei quali l’informatizzazione ha riguardato anche il fascicolo del dibattimento). Prendendo in prestito le parole spese alcuni anni fa dalla Suprema Corte, la ragion d’essere del Trattamento Informatizzato degli Affari Penali è quella di raggiungere “l’obiettivo di pervenire alla digitalizzazione del fascicolo stesso, attraverso la scannerizzazione e la classificazione degli atti che ivi confluiscono” (Cass. I, 44424/16).
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Come possiamo ben immaginare, la questione principale riguarda l’utilizzabilità degli eventuali atti presenti soltanto in formato cartaceo, ed assenti nella versione digitalizzata del fascicolo processuale. L’eventualità potrebbe riguardare in prima battuta la sfera operativa del giudice per le indagini preliminari che dovesse per ipotesi decidere in ambito cautelare; ma non si può escludere che ad essere coinvolto sia anche la sfera di competenza del giudice del dibattimento laddove l’atto eventualmente presente nel solo fascicolo cartaceo sia connotato dalla irripetibilità originaria e vada, pertanto, a dover comunque corredare il fascicolo del dibattimento.
La normativa sulla legittimità
L’impostazione della giurisprudenza di legittimità – ci riferiamo sempre alla citata sentenza 44424/16 – non è delle più rigorose in termini di pretesa di perfetta coincidenza tra i due esemplari del medesimo fascicolo. Tra le pieghe della motivazione di quella decisione, infatti, rinveniamo una “definizione” di copia digitale del fascicolo cartaceo che lascia piuttosto perplessi. La prima, creata mediante la scannerizzazione, sarebbe “di natura virtuale più o meno corrispondente, per completezza, al fascicolo originale di formato cartaceo”.
In quel “più o meno” vi è l’eloquente riferimento alla eventualità che i due fascicoli non coincidano, mentre nell’utilizzo della parola “originale” comprendiamo bene quale sia la natura giuridica degli atti caricati al TIAP: sono niente di più che delle semplici copie, mentre i documenti originali, per l’appunto, sono sempre i corrispondenti atti in formato cartaceo. Questa prospettiva, soprattutto sul versante della pretesa di coincidenza tra le due “versioni” del medesimo fascicolo, poteva forse essere comprensibile durante il periodo di rodaggio dell’applicativo ministeriale. Appare certamente inattuale oggi, dato che il TIAP è ormai una realtà di uso comune assolutamente irrinunciabile, tanto più che le esigenze di remotizzazione dovute alla pandemia tuttora in atto rendono sempre più necessario operare “a distanza” anche rispetto all’attività che più di tutte genera assembramenti negli uffici di cancelleria: la consultazione dei fascicoli.
Quando assegnare prevalenza al fascicolo cartaceo
La natura di copia attribuita agli atti informatizzati presenti nel sistema TIAP è comprovata dalla individuazione del momento genetico dei documenti ivi memorizzati. Essi nascono sempre in formato cartaceo, e poi sono ottenuti mediante scansione digitale. Indiscutibilmente, l’asserzione della Cassazione – dalla quale si ricava qual è l’originale e quale la copia di un determinato documento – è corretta.
Posto ciò, va osservato che normalmente i vari uffici giudiziari stipulano con gli ordini degli Avvocati appositi protocolli nei quali disciplinano il servizio offerto dal TIAP. E’ prassi degli uffici, a questo proposito, attestare mediante apposita timbratura della copertina dei fascicoli, che gli atti sono stati inseriti nel sistema TIAP per essere poi resi fruibili all’utenza. Questo passaggio dà il crisma della conformità tra i due esemplari, analogico e digitale, del medesimo fascicolo.
Cosa dice la Cassazione
Decidendo in un caso nel quale non vi era la prevista attestazione di coincidenza dei rispettivi contenuti, la Cassazione (Cass., V, 27315/19) ha stabilito il principio secondo cui va assegnata valenza predominante al fascicolo cartaceo – con conseguente utilizzabilità di tutti gli atti ivi contenuti anche laddove non fossero presenti al TIAP – tutte le volte in cui la predetta attestazione di conformità rispetto alla versione digitalizzata sia assente.
Quindi, in questa ipotesi, le parti processuali dovranno fare affidamento sulla versione analogica del fascicolo processuale e non potranno invocare l’inutilizzabilità del materiale eventualmente non presente nella corrispondente copia informatica caricata al TIAP. Leggendo al contrario il principio appena sintetizzato, risulta che non possano essere utilizzati quei documenti assenti nel fascicolo dematerializzato, se di quest’ultimo si è data attestazione di conformità a quello cartaceo. Gli atti non scannerizzati non potranno entrare a far parte del patrimonio conoscitivo del giudice, a meno che non sia in qualche modo sanato – ove possibile – il loro difetto di conoscenza.
Gli oneri per i legali
L’attestazione di conformità, quindi, solleva il difensore dall’onere di “collazionare” i due fascicoli. Questo orientamento giurisprudenziale riposa su un fondamento indiscutibilmente solido: “Non si rinviene nell’attuale sistema processuale una espressa previsione relativa alla perfetta sostituibilità formale tra fascicolo informatizzato presente nel TIAP e fascicolo cartaceo”.
Bene, se così stanno le cose dobbiamo dire che il compito numero uno della parte processuale che intenda consultare al TIAP un fascicolo dovrà essere intanto quello di verificare che sulla copertina del fascicolo risulti espressamente attestata la conformità tra l’esemplare cartaceo e quello che si sta in quel momento consultando. Difficile immaginare il superamento di un simile principio, almeno fino a quando gli atti al TIAP non saranno che delle semplici copie degli originali in formato cartaceo. Rinvenuta per ipotesi l’assenza della dichiarazione di conformità, il difensore dovrebbe – tempi processuali permettendo – sempre reperire il fascicolo cartaceo per sincerarsi che non vi sia diversità di contenuto con quello elettronico.
