I Dipartimenti Legali interni all’azienda stanno diventando una realtà sempre più presente nelle grandi realtà economiche. E, come tutto l’ecosistema legale, si stanno affidando a innovazioni tecnologiche che puntano a efficientare le attività rafforzando privacy e sicurezza. Ecco una panoramica delle tecnologie adottate e un’analisi dei vantaggi offerti.
I vantaggi della svolta innovativa
I benefici che i dipartimenti legali interni possono ottenere delle innovazioni sono essenzialmente 3:
- Tecnologie che aiutano con i processi interni
- Tecnologie che permettono essere più efficienti
- Tecnologie che permettono di lavorare da remoto
Tecnologie che aiutano con i processi interni. I processi svolti dai dipartimenti legali hanno una differenza sostanziale con le law firm: i dipartimenti hanno una molteplicità di processi che permettono le comunicazioni con il resto della struttura aziendale. Tra le tecnologie più interessanti per i dipartimenti legali interni, vi sono quelle che permettono l’e-billing, in particolare quando fanno interagire il forecast con il budget e gli altri processi contabili della società.
Altra importante innovazione è legata al GDPR e alla protezione della privacy. Il dipartimento legale interno deve intervenire tempestivamente in caso di errore umano che pregiudichi la privacy di soggetti terzi o in caso di attacco informatico.
Per migliorare questi due flussi, diverse startup stanno progettando soluzioni in grado di snellire e velocizzare le comunicazioni tra i soggetti interni alla società ed il dipartimento legale. Diversi sono i tool che creano un sistema automatico di alert, che prima avverte l’utente, e poi, in caso di violazione, avvia la corretta procedura di comunicazione con il dipartimento legale.
Molto spesso questi progetti nascono per far fronte alle necessità derivanti dalla normativa nazionale o internazionale. Chiaro è l’esempio del GDPR, una normativa che ha creato un need forte nel mercato legal, al punto da spingere decine di startup alla progettazione di prodotti in grado di soddisfare le necessità di ogni società, in particolare in presenza di dipartimenti legali interni.
Innovazione per il whistleblowing
Altro caso analogo è quello che sta iniziando grazie alla direttiva Whistleblowing del Parlamento Ue e del Consiglio riguardante la “protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione”. Le nuove norme imporranno la creazione di canali sicuri per effettuare le segnalazioni sia all’interno di un’organizzazione – privata o pubblica – che alle autorità pubbliche. Garantiranno inoltre un livello di protezione elevato per gli informatori contro le ritorsioni e obbligheranno le autorità nazionali a informare adeguatamente i cittadini e a impartire ai funzionari pubblici una formazione su come trattare le segnalazioni.
In previsione dell’entrata in vigore della direttiva, diverse sono le soluzioni che permettano di essere compliant, molte sono in fase di sviluppo e molte altre sono già sul mercato.
Tecnologie al servizio dell’efficienza
Il tempo è una delle risorse più importanti per i dipartimenti interni, che di solito hanno un numero limitato di addetti, i quali devono confrontarsi giornalmente con molte operazioni ripetitive, spesso senza nessun automatismo. Esempio tra i più noti è quello legato alla compilazione e alla creazione di documenti legali; molto spesso l’avvocato deve creare dei documenti che sono uguali o solo leggermente diversi dalla documentazione precedentemente creata. In questa situazione viene in aiuto un sistema che, attraverso l’analisi del database dei documenti creati in passato, riesce a supportare l’avvocato nella creazione di documenti simili, permettendo in pochi click di comporre il documento in tutte le parti “ripetitive” e poi di completare il documento con la redazione delle nuove parti.
Tutti i processi di automazione sono fondamentali perché la priorità dei dipartimenti legali interni è quella di essere sempre pronti e di riuscire a rispondere in modo veloce e completo a tutte le richieste provenienti dalla Business Unit.
Tecnologie per il lavoro da remoto
È sempre più forte la necessità di poter intervenire o gestire situazioni, sia ordinarie che straordinarie, fuori dall’orario di ufficio e spesso in luoghi diversi dagli edifici societari. Lo smart working sta diventando una pratica comune, non solo per necessità private dell’impiegato, ma soprattutto a causa delle modifiche normative che richiedono interventi veloci e mirati in caso di brecce o attacchi cyber. Allo stesso tempo permane la necessità di avere un sistema che permetta di fare tutto ciò senza abbassare il livello di sicurezza delle informazioni e dei documenti prodotti. Questa necessità è stata per lungo tempo l’ostacolo maggiore allo smart working ed a tutte le piattaforme cloud.
I fornitori di prodotti innovativi
Come già accennato, due di solito sono i soggetti che decidono di sviluppare prodotti tecnologici innovativi, le startup ed i dipartimenti stessi. Questi due soggetti hanno due motivazioni completamente diverse: le startup puntano a creare un prodotto che gli permetta di guadagnare risolvendo uno o più problemi dei propri (futuri) clienti. Nuovo invece è il fenomeno dei dipartimenti legali che iniziano ad autoprodurre prodotti, specialmente software.
In questo caso, la motivazione è completamente diversa: di solito il dipartimento decide di iniziare questo processo per risolvere un problema o semplificare un processo che gli sembra suscettibile di miglioramenti, per poi decidere di mettere il software a disposizione degli altri dipartimenti legali. Gli ottimi risultati ottenuti dai dipartimenti che hanno creato prodotti innovativi, stanno portando al forte aumento di realtà che decidono di autoprodurre soluzioni e poi mettere queste soluzioni sul mercato.
Tutte quante queste innovazioni puntano ad un futuro nel quale l’avvocato che lavora in un dipartimento legale interno, sarà in grado di lavorare sfruttando al meglio il proprio tempo e le proprie capacità, permettendo alla società di essere sempre pronta a qualsiasi evenienza. Questo permette alla società non solo di correre meno rischi, ma di essere anche più flessibile a tutti cambiamenti ai quali viene sottoposta qualsiasi realtà odierna perché, come detto, ci troviamo in un mondo che cambia ad una velocità incredibile, sia per quanto riguarda le nuove tecnologie, sia per quanto riguarda le nuove normative.
