Facile, rapido e comodo come inviare una normale mail. Per comprendere appieno l’innovazione portata dalla PEC – Posta Elettronica Certificata, bisogna andare oltre il concetto di un mero strumento da adottare per imposizione di legge. È necessario liberarsi dei timori che sia costosa e complicata e che, in fondo, servirsi della posta tradizionale o della comune email fosse più immediato. Tutt’altro: la PEC mira proprio alla semplificazione delle procedure documentali. La sua vera natura è quella di uno strumento digitale dotato di valore legale, sicuro, intuitivo e a basso prezzo. I vantaggi che derivano dal suo utilizzo abbracciano i temi della digitalizzazione e della dematerializzazione e portano risparmio di tempo e risorse ad aziende e professionisti, sia nel privato che nel pubblico. Vediamo quali sono.
PEC, sempre più utilizzata
Superate le resistenze e le perplessità, che sempre incombono quando si deve adottare per legge una nuova tecnologia, la PEC sta diventando sempre più utilizzata. Sono passati undici anni dal decreto legge 185 del 2008, con cui la si rendeva obbligatoria per società, pubbliche amministrazioni e professionisti iscritti negli albi. Da allora, Agid monitora costantemente la diffusione della PEC: attraverso i dati che l’Agenzia pubblica sul proprio sito, è possibile analizzare la situazione. I più recenti sono aggiornati al secondo bimestre 2019 e indicano 10.518.961 caselle PEC, in crescita rispetto al primo bimestre quand’erano 10.288.183. A marzo e aprile 2019 i messaggi inviati erano 426.933.512, a gennaio e febbraio invece erano 395.882.849. L’anno scorso invece, a marzo e aprile le caselle erano 9.154.155 per 288.559.846 messaggi inviati, a gennaio-febbraio c’erano 8.950.940 caselle PEC per 297.114.421 messaggi spediti.
La crescita è dunque palese. Cercando di approfondire le cause dietro a questi numeri, si ipotizzano due fattori determinanti. Se da una parte contribuiscono ai numeri più alti nuovi professionisti e società, con i rispettivi adeguamenti alla legge, dall’altra è facile pensare come una maggiore consapevolezza sui vantaggi della PEC abbia portato a un naturale incremento del suo utilizzo.
L’utilità della PEC: il risparmio di tempo e di costi
La PEC ha una qualità su tutte che ne ha assicurato il successo: è comoda. La Posta elettronica certificata ha il valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento ma al contrario della posta tradizionale evita all’utente di dover reperire carte, di inserire a mano i dati di mittente e destinatario con il rischio di commettere errori e di fare lunghe code agli uffici postali – per poi accorgersi magari che si è scordato qualcosa con conseguente perdita di tempo, disagio e stress.
Dal proprio computer, accedendo alla casella di Posta certificata, si potrà evitare tutta questa trafila semplicemente premendo invio. Ci si chiederà allora perché sia necessario dotarsi proprio della PEC e invece non basti la semplice email. Come rivela il suo nome, la PEC è certificata, il mittente dispone della ricevuta della spedizione del messaggio e dei suoi allegati, che gli viene inviata dal gestore del servizio di posta quando viene utilizzata. Lo stesso fa alla ricezione del messaggio, inviando una ricevuta che attesti la corretta consegna. Queste ricevute hanno valore legale e sono utilizzabili in caso venga richiesta prova dell’esatto orario e giorno di invio di un documento, per esempio in caso di contenziosi. Ovviamente, le ricevute abbinate ai messaggi sono digitali, quindi non c’è nemmeno il rischio di perdere tempo a cercare i documenti cartacei in caso di richiesta.
La velocizzazione dei processi è un valore importante per aziende e professionisti, che potranno dedicare il tempo risparmiato ad altre attività oppure adempiere a richieste e obblighi in qualunque momento della giornata, senza dover dipendere dalla posta tradizionale. Risparmio di tempo si traduce anche in ottimizzazione dei costi. I costi del servizio sono spesso annuali e irrisori, nell’ordine delle poche decine di euro o anche meno a seconda dei gestori.
La sicurezza
Trattandosi di un servizio certificato e dal valore legale, la PEC garantisce un alto grado di sicurezza. Le misure adottate sono:
- La crittografia
- La firma digitale
- L’utilizzo di protocolli sicuri (POP3s, IMAPs, SMTPs e HTTPs)
Viene quindi garantita l’integrità e l’inalterabilità dei messaggi inviati e ricevuti e dei relativi allegati.
Queste caratteristiche fanno in modo che i messaggi siano ben protetti e inalterabili. Un grande vantaggio per imprese e professionisti che spesso si trovano nella situazione di dover inviare materiale contenente dati particolari, sia personali che aziendali. Con la PEC i rischi di cyber security sono ridotti. Sono inalterabili anche data e orario del messaggio, una garanzia per ogni evenienza, anche giudiziaria.
Una soluzione ecologica
La PEC in quanto servizio digitale offre tutti i benefici che, in generale, la dematerializzazione dei documenti garantisce. Il principale è l’assenza di carta. La raccomandata tradizionale è cartacea e anzi, comprende più di un foglio. La PEC è totalmente virtuale. Non è necessario stampare i messaggi o le ricevute, tutto è in formato digitale, sicuro e facilmente reperibile.
Oltre ad essere un beneficio per le ovvie ripercussioni sull’ambiente, questo aspetto green della PEC ne fa anche uno strumento di risparmio. Meno carta in ufficio significa non dover stanziare nel budget risme di carta, toner delle stampanti e delle fotocopiatrici, che possono sembrare apparentemente costi irrisori ma in realtà – date le quantità necessarie in azienda e i continui ricambi – non lo sono. Inoltre, si creano meno rifiuti, di conseguenza non si dovrà provvedere a smaltire grandi quantità di carta.
L’articolo è parte di un progetto di comunicazione editoriale che Agendadigitale.eu sta sviluppando con il partner Aruba.
