Il prossimo 15 luglio 2023 entrerà in vigore D.lgs. n. 24/2023 che recepisce la Direttiva (UE) 2019/1937 relativamente alla regolamentazione della segnalazione degli illeciti.
Per adeguarsi alla normativa sarà fondamentale per l’azienda cambiare la cultura aziendale e istituire al meglio un canale interno.
Ricordiamo che il Decreto riconduce ad un unico testo normativo la disciplina relativa alla tutela delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o del diritto dell’UE o condotte lesive di cui si sia venuti a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.
Con l’introduzione del Decreto legislativo n.24/2023 l’Italia ha compiuto un importante passo avanti nel rafforzamento delle tutele per i whistleblower.
L’importanza di promuovere una cultura organizzativa favorevole al whistleblowing
La promozione di una cultura organizzativa favorevole al whistleblowing è di fondamentale importanza per garantire il corretto funzionamento e la crescita sostenibile delle organizzazioni. Di seguito sono riportati alcuni punti chiave sull’importanza di promuovere tale cultura:
- Rilevare tempestivamente irregolarità e comportamenti non etici: una cultura organizzativa favorevole al whistleblowing incoraggia i dipendenti a segnalare tempestivamente irregolarità, comportamenti illegali o non conformi alle normative o agli standard etici. Questo permette di identificare e affrontare le problematiche prima che possano causare gravi danni all’organizzazione.
- Prevenire e mitigare i rischi: il whistleblowing fornisce un importante strumento di prevenzione dei rischi. La cultura organizzativa che valorizza il whistleblowing favorisce la consapevolezza tra i dipendenti riguardo ai potenziali pericoli e alle possibili violazioni. Ciò consente di adottare misure preventive e mitigative tempestive, riducendo così il rischio di danni reputazionali, legali o finanziari per l’organizzazione.
- Promuovere la trasparenza e l’integrità: una cultura organizzativa favorevole al whistleblowing sottolinea l’importanza della trasparenza e dell’integrità. I dipendenti sono incoraggiati a comportarsi in modo etico e a rispettare le normative e le politiche aziendali. Questo contribuisce a creare un ambiente di lavoro sano, in cui i valori etici sono al centro delle decisioni e delle azioni.
- Creare fiducia tra i dipendenti: una cultura organizzativa che promuove il whistleblowing crea un clima di fiducia e apertura tra i dipendenti e l’organizzazione. Sapere che le segnalazioni di illeciti o comportamenti scorretti sono prese sul serio e trattate in modo confidenziale incoraggia i dipendenti a parlare apertamente senza timore di ritorsioni. Ciò favorisce un clima di fiducia reciproca e consente all’organizzazione di affrontare le criticità in modo efficace.
- Migliorare la gestione dei rischi e la conformità normativa: le segnalazioni di whistleblower possono rivelare lacune nelle politiche, nei processi o nelle procedure. Una cultura organizzativa che valorizza il whistleblowing favorisce il miglioramento continuo, consentendo all’organizzazione di identificare e affrontare i problemi di conformità normativa, migliorare la gestione dei rischi e adottare misure correttive tempestive.
- Favorire l’innovazione e la responsabilità: una cultura organizzativa favorevole al whistleblowing promuove l’innovazione e la responsabilità. I dipendenti sono incoraggiati a esprimere le proprie idee, suggerimenti e preoccupazioni, sapendo che saranno ascoltati e che la loro voce avrà un impatto significativo sull’organizzazione. Ciò stimola un ambiente di lavoro collaborativo e responsabile, in cui l’innovazione e il progresso sono incoraggiati.
In conclusione, promuovere una cultura organizzativa favorevole al whistleblowing è fondamentale per garantire la trasparenza, l’integrità e la responsabilità all’interno delle organizzazioni. Favorisce la prevenzione dei rischi, la gestione efficace delle problematiche e il miglioramento continuo, contribuendo alla creazione di organizzazioni più forti, etiche e resilienti.
L’istituzione del canale di segnalazione interno
Alla luce di quanto esposto, dunque, uno degli aspetti fondamentali del whistleblowing è la corretta gestione del canale di segnalazione interno. È essenziale che le organizzazioni rendano disponibile un ambiente di segnalazione sicuro e confidenziale per i whistleblower che decidono di denunciare attività illecite.
Il Decreto legislativo n.24/2023 stabilisce chiaramente le modalità di gestione del canale di segnalazione interno. Il canale interno deve consentire di effettuare segnalazioni in forma scritta anche con modalità informatiche (piattaforma online) o orale, attraverso linee telefoniche o in alternativa con sistemi di messaggistica vocale. Su richiesta della persona segnalante anche tramite un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.
Le organizzazioni sono tenute ad istituire canali di segnalazione efficaci che, anche tramite strumenti di crittografia, garantiscano la riservatezza dell’identità del segnalante, delle persone coinvolte o menzionate nella segnalazione, nonché del contenuto della stessa e della relativa documentazione.
Il canale interno gestito su una piattaforma online deve inoltre prevedere caratteristiche che rendano semplice e veloce l’interno processo di segnalazione, che consenta il dialogo tra segnalatore e gestore della segnalazione in maniera sicura e criptata e che garantisca la massima tutela dell’operato dei gestori della segnalazione in termini di sicurezza e riservatezza. I canali interni devono essere progettati in modo da consentire un accesso selettivo alle segnalazioni solo da parte del personale autorizzato.
Questi canali devono essere facilmente accessibili e adeguatamente pubblicizzati all’interno dell’organizzazione. Inoltre, il decreto sottolinea l’importanza di rispondere tempestivamente alle segnalazioni ricevute, avviando indagini interne appropriate per affrontare le violazioni segnalate.
È necessario che le organizzazioni affidino la gestione delle segnalazioni a soggetti che abbiano le competenze necessarie per gestire in modo efficace e imparziale le segnalazioni ricevute e che avranno anche il compito di garantire la riservatezza, valutare le segnalazioni e avviare le azioni correttive o disciplinari appropriate.
Conclusioni
In conclusione, il Decreto legislativo n.24/2023 rappresenta un importante passo avanti nella protezione e promozione del whistleblowing in Italia. Le modifiche apportate forniscono una maggiore tutela per i whistleblower, incoraggiando la segnalazione interna e contribuendo ad una maggiore trasparenza e integrità nelle organizzazioni. È fondamentale che le aziende adottino un approccio proattivo nella gestione del canale di segnalazione interno, creando un ambiente sicuro e garantendo la riservatezza dei denuncianti.
Solo attraverso una cultura del whistleblowing solida e ben strutturata, possiamo sperare di costruire organizzazioni più etiche e responsabili.
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Le principali modifiche introdotte dal Decreto legislativo n.24/2023
Il Decreto ha introdotto diverse modifiche significative in ambito whistleblowing, mirate a rafforzare le tutele per i segnalanti e promuovere la trasparenza all’interno delle organizzazioni.
Esaminiamo di seguito le principali novità:
- Quadro normativo chiaro: il decreto ha stabilito un quadro normativo chiaro e definito per il whistleblowing in Italia. Ciò significa che ora esiste una base legale solida che fornisce indicazioni e protezioni ai segnalanti, equiparando di fatto la disciplina del settore privato a quella del settore pubblico.
- Ampliamento dell’ambito soggettivo: nel novero dei soggetti cui è riconosciuta protezione in caso di segnalazione sono ricompresi non solo i dipendenti, ma anche i lavoratori autonomi o con contratti atipici, gli azionisti, i membri degli organi di amministrazione e di controllo, i liberi professionisti, i consulenti, i collaboratori esterni, i tirocinanti, i volontari, i lavoratori o collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi.
- Estensione delle tutele: il decreto prevede non solo la protezione dell’identità del whistleblower ma anche l’estensione dei meccanismi di tutela a tutti i soggetti coinvolti del processo di segnalazione. Tra queste figure ci sono i facilitatori, ovvero soggetti che hanno assistito il segnalante nell’operazione di segnalazione, i colleghi e i familiari del segnalante e i soggetti giuridici collegati al segnalante.
- Divieto di ritorsione: Il decreto prevede misure di protezione specifiche per il posto di lavoro dei whistleblower. In particolare, vieta l’adozione di azioni disciplinari ingiuste o licenziamenti in risposta alla segnalazione di attività illecite.
- Incentivi per i denuncianti: il denunciante può avere accesso a forme di protezione sociale, come sostegno economico o assistenza legale, per garantire il benessere e la continuità delle attività professionali.
- Obbligo di canali di segnalazione interni: Il decreto prevede che le organizzazioni istituiscano canali di segnalazione interni efficaci. Questi canali devono essere facilmente accessibili, pubblicizzati e devono garantire la riservatezza dell’identità della persona segnalante e di tutti i soggetti coinvolti nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
- Sanzioni per le violazioni: Il decreto prevede sanzioni per le organizzazioni che violano le disposizioni in materia di whistleblowing. Ciò contribuisce a garantire che le organizzazioni adottino misure adeguate a proteggere i segnalanti e promuovere un ambiente etico e trasparente.
