Investire nel Business Process Management (BPM) è diventato cruciale per le imprese moderne, come dimostrato dal significativo incremento dell’automazione delle attività per migliorare i processi aziendali negli ultimi anni.
Le valutazioni mostrano infatti una crescita significativa tanto da raggiungere la previsione dei 26,18 miliardi di dollari nel 2028.
Numeri importanti, che sottolineano quanto le aziende di oggi stiano guardando alle soluzioni offerte dall’automazione dei processi con sempre più attenzione.
Senza contare che nei prossimi anni ci si aspetta che diversi fattori come l’apprendimento automatico e l’intelligenza artificiale, guidino una crescita ancora più significativa ed elevata nel mercato.
Perché implementare un BPM nella propria azienda
Avviare un progetto BPM significa risolvere le sfide aziendali più rilevanti, grazie a un maggior controllo e a una miglior trasparenza.
Durante il processo, è possibile monitorare costantemente lo stato di avanzamento del lavoro, identificare quale sarà il passo successivo e anticipare eventuali criticità, garantendo una maggiore efficienza operativa.
È allora evidente come un progetto gestito con il BPM possa apportare enormi benefici: dalla significativa riduzione dei costi, al miglioramento della qualità di prodotti e servizi offerti. Basti pensare che, secondo Gartner, l’utilizzo del framework di gestione dei processi aziendali, aumenti il tasso di successo del progetto del 70%.
Come avviare concretamente un progetto BPM nella propria azienda
Facciamo ordine con la presentazione degli step da seguire.
Identificare, documentare e comprendere i processi
La mappatura dei processi fornisce una base solida per l’ottimizzazione. Aiuta a identificare le aree di miglioramento e a pianificare le modifiche necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto.
È necessario quindi identificare i processi aziendali da analizzare, i quali potrebbero includere: processi operativi, di produzione, di vendita, di assistenza clienti, ecc.
In secondo luogo, è utile aggiungere dettagli alle attività e agli elementi chiave di ciascuno di essi.
Questi potrebbero essere, per esempio, informazioni come: i responsabili di ogni passaggio, i tempi di esecuzione, le risorse coinvolte e le interazioni con altri processi. Rilevare poi le dipendenze e le connessioni tra i vari processi è essenziale per migliorare la coerenza e l’efficienza complessiva. Infine, durante la mappatura vanno valutate le aree in cui si verificano ritardi, errori o inefficienze.
Creare un team
La formazione di un gruppo dedicato al progetto che includa membri con competenze tecniche e conoscenza dei processi aziendali è fondamentale. Questo team sarà responsabile dell’implementazione e del monitoraggio del sistema BPM. Infatti, una volta implementata una soluzione di Business Process Management è bene monitorare costantemente i processi, raccogliendo dati e valutando regolarmente i risultati ottenuti rispetto agli obiettivi prefissati.
Non va infatti dimenticato che il BPM è un processo interattivo e, basandosi su risultati e feedback, rende possibile apportare miglioramenti continui al fine di adattarsi alle mutevoli esigenze aziendali.
Stabilire gli obiettivi da raggiungere
È fondamentale identificare chiaramente i risultati che si vogliono raggiungere con l’implementazione del BPM, considerando le esigenze aziendali correlate al processo. È possibile raggiungere questo traguardo definendo chiaramente gli obiettivi generali che sono stati discussi, rivisti e concordati con i membri coinvolti. Per esempio, anziché “migliorare l’efficienza”, un obiettivo specifico da raggiungere potrebbe essere “ridurre i tempi di esecuzione del processo X del 20% entro sei mesi”. Questo aiuta sia l’azienda a prefissare fini concreti, sia il BPM a ottenerli.
Scegliere la soluzione ideale
Dopo averla realizzata, è bene rivedere la documentazione del progetto per assicurarsi che funzioni, stabilendo anche il modo in cui applicarla. A questo punto si può iniziare a valutare le soluzioni di cui si hanno bisogno: metodologia, partner, tecnologia. La soluzione deve adattarsi all’attività e non viceversa. La scelta di una soluzione BPM ben rispondente alle esigenze specifiche dell’azienda è fondamentale per massimizzare i benefici del progetto. Investire tempo nella ricerca e nella valutazione delle opzioni disponibili prima di prendere una decisione è fondamentale.
Raggiungere gli obiettivi: il BPM è il miglior aiuto
Riassumendo, è molto importante essere chiari sull’ambito, sugli obiettivi e sul supporto interno del progetto BPM. Solo dopo aver seguito gli step necessari si è pronti a ottenere vantaggi significativi dall’applicazione dello strumento in un’organizzazione. Chiaramente, l’obiettivo finale di ogni implementazione è raggiungere l’efficienza dei processi per fornire soddisfazione al cliente e incrementare anche il ROI aziendale. E le statistiche dimostrano la concreta produttività di questo tipo di soluzioni: secondo un sondaggio sulle esperienze BPM dei loro clienti, l’81% delle organizzazioni aziendali che lavorano su iniziative BPM appunto vedrà un tasso di rendimento interno superiore al 15%.
Questo strumento diventa quindi l’asset strategico differenziante che permette di ottenere una interconnessione aziendale capace di abbattere silos e migliorare l’allineamento tra dipartimenti, reparti e persone.
