Come scegliere il gestionale ERP adatto all’azienda

Un gestionale ERP è oggi imprescindibile per le aziende e, al contrario di quanto si possa pensare, anche le piccole e medie imprese traggono benefici dal suo utilizzo.

Importante però scegliere il più adatto alle proprie esigenze: è una questione fondamentale per ogni organizzazione.

Consigli per la scelta di un software ERP

Il primo consiglio è anche il più essenziale: per scegliere la soluzione ERP ottimale occorre conoscere in modo approfondito i processi e i flussi aziendali. Non è da escludere che, valutando l’adozione di un software ERP, un’azienda riveda le proprie procedure interne per attualizzarle. Molte imprese hanno flussi interni ed esterni disegnati in un passato anche remoto e, benché siano stati rivisti e corretti con il passare del tempo, non sono ottimizzati alle necessità presenti.

Dopo avere valutato e, se occorre, rivalutato i flussi e le procedure aziendali per identificare le reali esigenze, vanno messi sul piatto altri fattori che conducono alla scelta di un software ERP. Tra questi:

• Funzionalità del software ERP: ogni dipartimento aziendale ha esigenze imprescindibili ed è attorno a queste che una soluzione ERP va scelta, personalizzata e implementata. Soprattutto, deve essere il software ad adeguarsi alle esigenze dell’impresa e non il contrario
• Sicurezza, privacy e compliance: non c’è soltanto il GDPR che impone una rigorosa analisi del percorso che seguono i dati da e verso i Data center (questo vale, come vedremo, per le soluzioni ERP Cloud). Con l’approvazione dell’AI Act da parte del Parlamento europeo, laddove una soluzione ERP includa funzionalità di Intelligenza artificiale, occorre il rispetto delle norme vigenti. Non di meno, occorre essere certi che la soluzione scelta garantisca elevati standard di cyber security
• Costo dell’adozione: non c’è soltanto il costo delle licenze, dell’installazione o dell’uso dell’ERP, occorre considerare anche il costo della formazione del personale e questo conduce al prossimo punto
• Facilità d’uso: un ERP deve garantire un alto livello di personalizzazione e ciò deve essere possibile in modo immediato e senza che siano necessarie competenze di spessore. Un software intuitivo e facile da usare ha una curva di apprendimento meno irta e ciò coincide con minori costi di formazione.

La questione dei costi non può essere fine a sé stessa. I vantaggi offerti da un ERP sfruttato al massimo delle sue potenzialità consente risparmi già sul breve periodo e ciò suggerisce la necessità di un’analisi costi-benefici minuziosa e ponderata.

Definire le proprie esigenze

Di fatto si tratta di individuare quali sono i settori aziendali che dovranno essere coperti da una soluzione ERP e quali persone dovranno essere coinvolte nel progetto, a partire dal management fino ai dipendenti operativi.

A complicare le cose interviene una peculiarità dei software ERP, ossia l’integrazione tra i diversi moduli, l’integrazione con i software in dotazione agli stakeholder e le possibilità di automazione dei flussi e dei processi aziendali.

Si tratta, come detto in apertura, di un esercizio di organizzazione aziendale che può portare a snellire o a rimodernare alcune procedure interne.

Valutare le diverse soluzioni disponibili

Il mercato offre diverse soluzioni e queste, come vedremo, possono essere molto diverse tra loro. A fare la differenza, per esempio, possono essere la scalabilità, le logiche di sicurezza del software e, parallelamente, il supporto tecnico pre e post installazione che il fornitore è in grado di erogare.

La scelta deve essere ponderata prendendosi il tempo necessario e senza cedere all’incalzare dei fornitori che possono avere politiche commerciali insistenti, se non persino aggressive.

Richiedere preventivi

Oltre ai costi, il preventivo deve indicare espressamente i tempi di implementazione della soluzione ERP, così come il tempo di entrata in servizio dopo una fase più o meno lunga di test che, non di rado, possono indurre l’azienda a lavorare in parallelo sia sull’ERP sia sulla soluzione software precedente.

Non da ultimo, è opportuno che nel preventivo ci siano chiari riferimenti ai costi relativi all’adozione di ulteriori moduli ERP e alle attività necessarie per integrarli nell’architettura software del cliente.

Implementare il software

Dopo avere effettuato un’analisi approfondita dell’organizzazione aziendale che includa anche l’infrastruttura hardware e quella software, è necessario creare un gruppo interno di dipendenti che seguirà l’implementazione del software ERP.

Durante l’implementazione, che avviene affiancando il gruppo interno a quello del fornitore della soluzione ERP, è necessario definire gli accessi, i permessi e i dati da migrare.

Fase delicata ed essenziale per il successo del progetto che dovrà essere testata affinché ci sia la certezza del corretto funzionamento del software scelto.

Fornire formazione agli utenti

Anche la formazione dovrebbe essere graduale. Durante l’implementazione del software vanno individuati dei key-user, ossia utenti che provano l’ERP in modo costante durante l’implementazione individuando criticità e modalità migliori per svolgere i rispettivi compiti.

A seguire, è necessario fornire formazione a tutti gli utenti, possibilmente dando ai key-user il compito di fare in modo che tutti i loro colleghi siano in grado di usare il software ERP in modo fluido.

Funzionalità da considerare

Ogni azienda ha delle necessità specifiche e può avere bisogno di funzionalità particolari ma, a prescindere da ciò, un ERP deve offrire alcune funzionalità imprescindibili, tra queste:

• Modularità e integrazione: i software ERP sono modulari laddove ogni modulo si adatta a uno specifico settore aziendale. Occorre quindi essere certi che i software in uso all’azienda siano integrabili con i diversi moduli ERP i quali, ovviamente, dialogano tra loro anche in virtù del fatto che scrivono e leggono dati dal medesimo database
• Scalabilità e flessibilità: una soluzione ERP deve adattarsi all’azienda che ne fa uso e deve seguirne la crescita e le esigenze future
• Interfaccia utente e personalizzazione: l’interfaccia utente deve essere semplice e intuitiva e, parallelamente, altamente personalizzabile affinché migliori l’esperienza d’uso
• Sicurezza e conformità: soprattutto per quanto riguarda le soluzioni ERP Cloud, il software deve garantire alti standard di cyber security e, non di meno, la privacy e la compliance nel rispetto delle norme vigenti
• Reportistica: è elemento fondamentale per l’impresa perché, sulla scorta delle elaborazioni e delle rappresentazioni dei dati, vengono prese decisioni anche strategiche
• Supporto del fornitore: non si estingue con l’implementazione del software ERP ma deve essere costante nel tempo e includere diversi livelli di servizio, anche in materia di protezione dei dati.

Il supporto è spesso vituperato quando, in realtà, dovrebbe essere un elemento cardine nella scelta di una qualsiasi soluzione software.

Tipologie di implementazione (on-premise, Cloud, ibrido)

Anche i software ERP sono distribuiti in modi differenti, così come ormai conviene a qualsiasi altro software per le imprese.

La modalità on-premise è quella che prevede l’installazione del software ERP su hardware dell’impresa cliente che si fa carico di tutto, a partire dall’installazione fino alla manutenzione, sicurezza informatica e fisica incluse.

C’è poi la modalità ERP Cloud che è in assoluto la più diffusa. Il fornitore del software ERP lo mette a disposizione dei propri clienti facendo pagare loro un abbonamento. Le operazioni di manutenzione, le attività utili all’aggiornamento del software e di sicurezza ricadono tra le responsabilità del fornitore stesso.

C’è una via di mezzo, chiamata ERP ibrido, che combina le modalità on-premise e in Cloud. Per esempio, un’azienda può decidere di usare il software ERP in Cloud ma di mantenere all’interno del perimetro aziendale i dati. Questo tipo di distribuzione a due livelli non è del tutto atipico.

Budget e costi di implementazione

La valutazione dei costi è cruciale anche per evitare soluzioni low cost, attraenti ma rischiose perché potrebbero non essere ottimali per un’azienda o rivelarsi fallaci sul lungo periodo.

I costi devono essere chiari e, dopo avere accettato il preventivo adatto all’azienda, occorre che vengano riportati in modo trasparente anche nel contratto che lega l’impresa al fornitore scelto.

L’azienda, tuttavia, deve controllare periodicamente il Total Cost of Ownership (TCO) per gestire al meglio l’implementazione dell’ERP, perché si può cedere alla tentazione di automatizzare processi, di installare feature oppure di procedere con personalizzazioni non realmente necessarie.