Copilot 365, come usarlo per migliorare la produttività aziendale e personale

L’avvento dell’IA generativa (algoritmi in grado di produrre nuovi contenuti partendo da una richiesta) ha il potenziale di rivoluzionare il modo di fare le cose, in tutti i mercati e in tutte le organizzazioni, pubbliche o private, a prescindere dalle loro dimensioni.

Nell’ecosistema dei servizi, delle piattaforme e dei prodotti Microsoft, il Copilot per Microsoft 365 è un’implementazione di queste innovazioni tecnologiche relativa agli ambiti della produttività, con l’obiettivo di migliorare l’efficienza e la creatività di tutti gli utenti.

Come funziona Copilot 365

Dietro le quinte, questo strumento sfrutta:

• modelli linguistici di grandi dimensioni (Large Language Model, LLM, che includono modelli pre-addestrati – come i Trasformatori Generativi Pre-addestrati – GPT – come l’ultimo, e più famoso, GPT-4)
• il contenuto in Microsoft Graph (funzionalità che consentono di accedere ai dati archiviati nei vari servizi della suite Microsoft 365)
• le applicazioni di Microsoft 365 che possono essere utilizzate quotidianamente: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, ecc.

L’idea di questa integrazione è quella di fornire un’assistente intelligente in tempo reale, consentendo agli utenti di potenziare sia la produttività, sia le competenze.

Come integrare Copilot 365 con le applicazioni Microsoft

Come si intuisce dal nome dello strumento, Copilot non ha l’obiettivo di sostituire il “pilota”, piuttosto quello di affiancare chi ha la responsabilità delle attività, lavorando in sinergia con le applicazioni di tutti i giorni: che si stia scrivendo un documento in Word, creando una presentazione in PowerPoint, gestendo le e-mail in Outlook o seguendo delle chat in Teams, Copilot è stato progettato per poter fornire supporto, suggerimenti intelligenti e tempestivi.

L’idea alla base di Copilot, che ha portato a implementare e rendere disponibili queste funzionalità, è quella di far lavorare in sinergia le applicazioni e i propri file, mail, chat, … in maniera contestuale.

Ad esempio, Copilot in Word è stato progettato per assistere le persone nei loro processi di di creazione, comprensione e modifica dei documenti. Allo stesso modo, Copilot nelle altre applicazioni fornisce supporto e aiuto contestuale all’ambito in cui ci si trova, per migliorare l’efficienza del lavoro e la propria produttività.

Proviamo a vedere possibili applicazioni, suggerimenti e idee su come poter sfruttare le potenzialità di questo strumento.

Qualche esempio che non vuole essere un elenco esaustivo, quanto provare a dare un’idea di come poter iniziare a utilizzare questa funzionalità, calata in ogni strumento a disposizione.

Word

• Bozza con Copilot: utilizzare Copilot per generare testo, con o senza formattazione, in documenti nuovi o già esistenti.
• Revisione del documento: Copilot può aiutare a rivedere e migliorare il documento, suggerendo modifiche al testo per migliorare chiarezza, grammatica e stile.
• Arricchire un documento: Copilot permette di recuperare informazioni e dettagli utili per poter arricchire il contenuto del documento. “Puoi darmi dettagli circa la costruzione della Freedom Tower di New York?”
• Chat: Copilot permette di fare domande sul contenuto del documento, per migliorare la propria conoscenza e ottenere risposte utili.
• Multilingua: Copilot permette di costruire un documento in una lingua (es. spagnolo) partendo da una presentazione Power Point – sfruttando la conoscenza che ottiene da quanto scritto nelle slide e nelle note – scritta in un’altra lingua (es. inglese). “Prepare un documento in spagnolo, usando un linguaggio professionale, utilizzando questa presentazione…”

Excel

• Creazione di formule: Copilot può aiutare nel creare formule complesse in Excel, fornendo esempi e spiegazioni su come funzionano.
• Analisi dei dati: Copilot può fornire suggerimenti su come analizzare i tuoi dati nei fogli di lavoro, ad esempio suggerendo quali grafici utilizzare o come organizzare i tuoi dati.

PowerPoint:

• Creazione di presentazioni: Copilot può aiutare nel creare presentazioni efficaci in PowerPoint, suggerendo layout, temi e contenuti.
• Preparazione per le presentazioni: Copilot può aiutare nel preparare ed esporre le presentazioni, fornendo suggerimenti su come migliorare le proprie abilità di presentazione.
• Conoscenza: “Puoi darmi l’elenco dei punti principali trattati nella presentazione?”.

Teams

• Organizzazione di riunioni: Copilot può aiutare nell’organizzare riunioni in Teams, fornendo suggerimenti su come pianificare l’agenda, invitare i partecipanti e gestire la riunione.
• Collaborazione: può fornire suggerimenti su come migliorare la collaborazione del gruppo di lavoro in Teams, ad esempio suggerendo come utilizzare le funzionalità di chat e condivisione dei file.
• Riunioni: permette di ottenere un sunto dei temi trattati e discussi, suggerendo azioni e punti rimasti aperti. “Preparami una mail, in italiano, con note e azioni discusse nel meeting”
• Recupero informazioni: Durante una riunione potrebbe capitare di distrarsi. Avere a disposizione Copilot per chiedere qualcosa come “puoi dirmi se abbiamo parlato di XYZ?” può essere utile, oltre che interessante
• Supporto all’attività giornaliera: Dopo un’intera giornata passata in viaggio si potrebbe chiedere “Che cosa ho nella mia inbox adesso?”
• Recuperare informazioni: Accelerare il recupero di file che possono essere utili. “Sai dirmi in quali presentazioni parlo di XYZ?”
• Sintesi attività: Supporto nel riepilogare quanto fatto e discusso in diversi strumenti e in differenti momenti. “Puoi darmi un sommario di chat, email e documenti circa XYZ relativi all’ultima settimana?”.

Outlook

• Gestione della posta elettronica: Copilot può aiutare a gestire la posta elettronica in Outlook, fornendo suggerimenti su come organizzare la tua casella di posta, creare regole per smistarla al meglio e gestire gli allegati.
• Gestione di lunghi scambi di mail: Copilot permette di generare dei riassunti in grado di raccogliere quanto scritto e riportato nelle mail, senza la necessità di doverle (ri)leggere tutte. Poter ottenere un sunto di un lungo thread di mail con un solo click è un vantaggio molto interessante
• Pianificazione del calendario: Copilot può aiutare a pianificare il calendario in Outlook, fornendo suggerimenti su come creare appuntamenti, impostare promemoria e gestire i conflitti di programmazione.

L’integrazione con le applicazioni di Microsoft 365 ne permette un utilizzo immediato, senza la necessità di dover installare, nè configurare alcunché.

Dietro le quinte, queste funzionalità sono in grado di lavorare utilizzando, in particolar modo, due elementi: Microsoft Graph e l’Indice Semantico per Copilot.

Usare l’indice semantico per Copilot

Questo secondo elemento, senza entrare in particolari tecnicismi, è il meccanismo che utilizza il modello linguistico per comprendere la domanda fatta dall’utente, costruire l’interrogazione più opportuna verso il patrimonio informativo a disposizione (che sia un elenco di mail, il contenuto di una chat, o il testo di un lungo documento), recupera i dati di questa interrogazione e costruisce in linguaggio naturale la migliore risposta possibile: significativa e multilingua.

Questo è lo strumento che permette di cercare rapidamente tra miliardi di vettori (che, per dirlo in maniera semplice, sono le rappresentazioni matematiche di caratteristiche o attributi del patrimonio informativo a disposizione) così da essere in grado di relazionare e connettere insieme le informazioni più rilevanti rispetto al compito che l’utente sta assegnando (“forniscimi i cinque punti più interessanti discussi nel documento”) per poter costruire la migliore risposta possibile.

In una semplificazione del flusso di lavoro, ecco come lavora la funzionalità:

• Ricezione del Prompt: Copilot riceve un prompt di input, ad esempio una domanda, da un utente all’interno di un’applicazione (Word, Excel, …)
• Pre-elaborazione: Copilot pre-elabora la richiesta di input attraverso un approccio chiamato “grounding”. Questo processo affina la specificità della richiesta, permettendo all’utente di ottenere risposte più pertinenti al suo compito specifico. Il prompt può includere testo da file di input o altri contenuti rilevati da Copilot.
• Accesso ai dati: Copilot accede solo ai dati a cui un singolo utente ha già accesso, sfruttando i controlli di accesso basati sui ruoli esistenti.
• Elaborazione della risposta: Copilot invia il prompt al modello LLM (Large Language Model) sottostante affinché possa effettuare l’opportuna elaborazione. Successivamente, prende la risposta dall’LLM e la elabora ulteriormente. Questa post-elaborazione include altre chiamate di “grounding” a Microsoft Graph, controlli IA responsabili, verifiche di sicurezza, conformità e privacy, se necessario genera comandi che devono essere eseguiti dall’applicazione stessa (si pensi, ad esempio, alla richiesta di formattazione di un testo).
• Restituzione della risposta: Copilot restituisce la risposta all’applicazione, dove l’utente può esaminarla / valutarla e continuare, se necessario o utile, la conversazione con il Copilot stesso
• Registrazione delle interazioni: La richiesta dell’utente e la relativa risposta di Copilot vengono registrate come “contenuto delle interazioni”. Questa cronologia delle interazioni rappresenta l’interazione di Copilot con l’utente.

In sintesi, Microsoft Copilot per Microsoft 365 elabora e orchestra in modo iterativo questi servizi per produrre risultati rilevanti per l’organizzazione. Questi risultati sono contestuali e basati sui dati dell’organizzazione, rendendo Copilot uno strumento per migliorare non solo l’efficienza ma anche la creatività.

Conclusioni

In conclusione, Copilot per Microsoft 365 è uno strumento in grado di migliorare la produttività personale e aziendale grazie alla sua capacità di fornire assistenza intelligente e personalizzata.