Dopo alcuni mesi di uso della versione di Copilot 365, l’integrazione dell’AI di Microsoft all’interno della piattaforma 365, si può fare un primo punto sulla sua utilità ed efficacia nel lavoro quotidiano.
L’integrazione dell’AI generativa in Microsoft 365
L’integrazione dell’AI generativa in Microsoft 365 segue uno schema comune (in effetti si tratta di un sistema RAG) in cui i diversi applicativi producono prompt per GPT attingendo agli indici già disponibili attraverso la ricerca unitamente a una struttura che Microsoft denomina “Semantic Index” dove sono annotate ulteriori informazioni che possono aiutare l’AI ad elaborare il contenuto di email, documenti, conversazioni, ecc.
Copilot 365 non è solo una chat basata su AI generativa che consente di interagire con tutte le informazioni a cui si ha accesso sulla piattaforma (quindi non solo i propri dati, ma anche quelli contenuti in documenti condivisi con l’utente), Microsoft ha integrato le funzioni di AI nei vari strumenti declinandone le funzionalità in modo che sia più facile interagire nel contesto piuttosto che dover spiegare a una chat le proprie necessità.
In questo articolo ci concentreremo sulle funzioni di Copilot 365 per Microsoft Teams, una delle meglio riuscite al gigante di Redmond.
Introduzione a Copilot per Microsoft Teams
Una delle mie prime interazioni con Copilot è stato all’interno di Microsoft Teams durante le riunioni e ne ho subito apprezzato due funzioni: la possibilità di chiedere durante una riunione cosa è stato detto fino a quel momento, perché si è perso un intervento di qualcuno; la possibilità di chiedere le minute della riunione che sono nella maggior parte dei casi accurate e riassumono in modo chiaro i punti salienti e indicano gli action item discussi durante la riunione.
Il prezzo da pagare per ottenere questi servizi è quello di abilitare la trascrizione della riunione, azione annunciata a tutti i partecipanti e che non sempre potrebbe essere apprezzata.
Le funzionalità sono rese accessibili da pannelli come quello riportato nella seguente figura.
L’interazione con Copilot è riservata, anche se, nel caso di una riunione, la trascrizione sarà disponibile per tutti i partecipanti. Tuttavia, le domande possono rivelare interesse per aspetti specifici e pertanto restano riservate nell’interazione con l’assistente intelligente.
La funzione “Altri prompt”
La funzione “Altri prompt”, presente in tutte le applicazioni Microsoft 365 che usano Copilot, è un buon punto di partenza per capire quali funzioni specifiche l’assistente mette a disposizione della particolare applicazione. Oltre ai prompt suggeriti (e la mia gratitudine personale per “Riepiloga la riunione”), è possibile porre domande su interventi di persone specifiche che l’AI annoterà con dei link che portano alla parte della trascrizione da cui proviene l’informazione.
La funzione di interazione
È importante osservare come la funzione di interazione facendo domande specifiche è anche disponibile nelle chat esattamente con la stessa modalità. In questo caso è possibile cercare informazioni e ottenere riassunti ponendo domande come, ad esempio:
Oltre alla possibilità di interagire con la trascrizione e la chat di una riunione, o più in generale con i contenuti delle chat, è anche possibile aprire una chat direttamente con Copilot selezionando la funzione come se fosse un interlocutore come tanti altri sempre visibile in cima alla lista delle chat.
Nell’interfaccia di chat appaiono evidenti suggerimenti per l’uso dell’assistente:
In questo caso l’interazione non si limita all’analisi delle interazioni su Teams, ma di fatto si ha accesso a tutti i dati, con particolare attenzione al calendario.
Il prompt “Aiutami a prepararmi per riunione”
Tra i prompt molto apprezzati in questo contesto sicuramente troviamo “Aiutami a prepararmi per riunione”, un prompt che se selezionato consente di indicare una delle riunioni in calendario che si sostituiranno al segnaposto in grigio. Se si vogliono riferire file, appuntamenti ed altri elementi in Microsoft 365 è sufficiente digitare “/” nel prompt per ottenere un selettore di informazioni da indicare nella richiesta.
In questo contesto è possibile anche porre domande generiche tipo “Cosa ha detto Mario Rossi nell’ultimo mese?”, consentendo di recuperare il filo sia di interazioni personali che legate a riunioni del team.
Affidabilità e limiti dello strumento
I due mesi d’uso di questo strumento mi hanno sorpreso per l’utilità: l’assistente in modo molto naturale aiuta a organizzare quel mare magnum di informazioni che la nostra vita digitale ormai produce in modo incontrollato. Ma come tutte le tecnologie di AI generativa è importante fare i conti con i limiti e gli errori.
I riassunti e le minute generate sono per lo più corrette, anche se ogni tanto l’AI si confonde e gli action-item vengono attribuiti alla persona sbagliata. È importante quindi rivedere l’output per assicurarsi che rappresenti in modo fedele gli avvenimenti e gli elementi discussi.
Un altro aspetto rilevante è, nel caso di riunioni lunghe, l’impossibilità di ottenere dei verbali della riunione. La minuta e la sintesi sono sicuramente buone, ma a volte è necessario verbalizzare e in questo caso l’assistente non riesce a produrre se non una paginetta per una riunione di due ore. Nel contesto della verbalizzazione, ad esempio di un consiglio universitario, si tratta di un limite non indifferente chiaramente legato al numero massimo di token che il modello LLM è autorizzato a generare. Si può cercare di chiedere di espandere i singoli punti, ma si tratta di un lavoro non banale da compiere.
Conclusioni
Complessivamente però i risultati sono degni di nota e dopo poco tempo mi sono già abituato ad avere minute che un tempo costavano molta fatica “umana” e che ora possono essere delegate, al costo di una revisione, alla macchina.
Resta il fatto che questo contribuirà a inflazionare la generazione di testo rendendo sempre più difficile leggere tutto, è solo questione di tempo e chiederemo all’AI di leggere queste informazioni per noi, e solo allora scopriremo il nuovo mondo in cui l’uomo delegherà in parte la lettura e la scrittura alla macchina.
