L’ottimizzazione della produttività aziendale consente di ottenere grandi risultati nel breve, medio e lungo termine. Scegliere i software ideali affinché si possano raggiungere gli obiettivi prefissati può fare la differenza per fidelizzare i clienti, formare i dipendenti o semplicemente apprendere nuove dinamiche del mercato in modo rapido ed efficace.
Tra le tecnologie che meglio si adattano alla produttività c’è sicuramente l’Intelligenza Artificiale, strumento che permette ad aziende e privati di applicare tecniche di marketing mirate al fine di raggiungere il target di riferimento in modo puntuale. Gli assistenti e-mail AI per aumentare la produttività sono ormai una consuetudine nell’ambito aziendale, soprattutto per le società che desiderano offrire assistenza ai propri clienti senza necessariamente affidarsi a un team fisico di assistenti. Quali sono però i software di assistenza e-mail AI migliori e quali caratteristiche offrono a professionisti e aziende?
Assistenti email AI: produttività ed efficacia digitale
Negli ultimi mesi l’Intelligenza Artificiale ha mostrato grandi benefici per le aziende che desiderano gestire la posta elettronica in modo efficace. Grazie agli assistenti e-mail basati sull’Intelligenza Artificiale, vi è la possibilità di semplificare i flussi di lavoro e di snellire le mansioni dei responsabili non solo dell’area marketing, ma anche di coloro che usualmente hanno il compito di inviare e leggere la posta elettronica degli utenti per l’assistenza.
Utilizzando l’assistente e-mail AI si possono scrivere messaggi di posta elettronica professionali e migliorare la crescita aziendale, oltre a consentire l’apprendimento delle regole per la comunicazione digitale che può ottimizzare le competenze del team di lavoro in base al target di pubblico di riferimento.
Per quanto le aziende si affidino ogni giorno a software dedicati per l’analisi dei dati e dei comportamenti degli utenti sulla propria piattaforma online, è indispensabile che tali strumenti vengano implementati con altre soluzioni al fine di ottenere il risultato migliore. L’I.A. ha la capacità di adattarsi al target di riferimento e al brand con lo scopo di gestire al meglio le risorse, proiettando l’azienda verso il raggiungimento del proprio obiettivo nei tempi prefissati.
L’e-mail marketing, così come l’assistenza tramite e-mail consente alle aziende di comunicare costantemente con i clienti e di aiutarli nella loro fase di acquisto o di risoluzione dei problemi. L’Intelligenza Artificiale in questo caso ha il compito di analizzare puntualmente il problema e di fornire all’utenza le risposte adatte alla risoluzione dello stesso.
Migliori assistenti di posta elettronica AI per il 2024
La domanda che molti utenti si pongono è: ma cosa rende efficace una email? La risposta a questo quesito trova riscontro in una comunicazione efficace durante la fase di invio e ricezione delle email tra azienda e utenza. Scrivere email efficaci in cui sono riportate informazioni chiare e utili al consumatore finale, permetto sia di risparmiare tempo al mittente che al destinatario. L’IA permette, quindi, di analizzare il testo dei messaggi di posta elettronica e di adattarne la risposta in base alle necessità, creando un ulteriore testo chiaro e preciso sulla risoluzione del problema richiesto dal cliente.
L’assistente e-mail AI può, quindi, gestire la posta elettronica con strumenti avanzati basati sull’intelligenza artificiale, aiutando le aziende a scrivere testi rapidi, chiari e facili da interpretare. Questo strumento permette anche di aiutare il team di vendita che desidera perfezionare la propria campagna marketing, modificando o suggerendo le grafiche migliori e adattando i toni in base al target.
Le potenzialità di uno strumento di questo tipo sono evidenti, così come i benefici per le aziende, ma quali assistenti scegliere tra i tantissimi disponibili sul mercato? Nel 2024 le soluzioni ideali per la gran parte dei professionisti che desiderano offrire ai propri utenti la massima assistenza sono principalmente sei: Superhuman, Shortware, Grammarly, Microsoft Copilot Pro, Sanebox e Mailbutler.
Superhuman
Questo strumento di assistenza e-mail sfrutta particolarmente bene l’intelligenza artificiale, introducendo una gestione della posta elettronica rivoluzionaria. L’IA può scrivere, modificare, riassumere, rispondere ed effettuare tante altre funzioni, implementando il tono di voce e la voce stessa di chi sta usando il tool.
Superhuman mette a disposizione delle aziende diverse caratteristiche, tra cui il riepilogo automatico. Questa funzione permette di mostrare una riga di riepilogo sopra ogni conversazione, garantendo un riscontro numerico preciso e tutte le informazioni dettagliate sul mittente della richiesta.
Al riepilogo automatico si aggiunge la risposta istantanea, infatti, nella cartella di posta si possono scrivere bozze o semplicemente modificare e automatizzare le risposte una volta approvate dall’azienda.
Funzione particolarmente utilizzata è Componi, in questo caso l’Intelligenza Artificiale recupererà alcuni stralci di frasi e bozze scritte dall’azienda e ne produrrà un testo conforme agli obiettivi verso il cliente desiderato. Una sorta di editor professionale da cui attingere un testo già ottimizzato per il target di riferimento.
Ottima anche la funzione per la correzione automatica, che ha la capacità di rilevare gli errori grammaticali oltre che quelli legati ai caratteri speciali.
Chi dovrebbe affidarsi a Superhuman? Questo tool è noto particolarmente per la sua interfaccia utente intuitiva e veloce, offre funzionalità come la programmazione dei messaggi di posta elettronica, la gestione delle attività e la ricerca avanzata. Il costo di circa 30 dollari mensili è in linea con la concorrenza, così come le limitazioni delle funzioni legate alle opzioni a pagamento.
Attualmente è l’assistente AI più veloce e consente ai dipendenti e all’azienda di gestire bene sia le interazioni del team che i messaggi in uscita e in entrata. I continui aggiornamenti ne fanno anche uno strumento sicuro dal punto di vista della sicurezza informatica.
Shortware
Altro strumento di assistenza e-mail che può aiutare le aziende nella produttiva è certamente Shortware. Tale software consente di aiutare i professionisti a risolvere anni di conversazioni e-mail con semplici istruzioni per l’assistente AI. Nello specifico il tool ha il compito di velocizzare la ricerca dei contenuti all’interno delle cartelle di posta elettronica.
La sua integrazione con il Calendario Google dà una marcia in più alla pianificazione delle riunioni o semplicemente ottimizza l’invio di messaggi al team di lavoro. Tale opzioni si mostra come una valida compagna di viaggio per chi cerca un determinato file nella cartella e-mail o desidera cancellare tutti i dati in pochissimi secondi.
Lo strumento di IA di Shortware consente di organizzare automaticamente le e-mail in categorie come Newsletter oppure Importanti, al fine di ottimizzare la gestione dei contatti. Ma aggiunge anche funzionalità molto interessanti per le risposte automatiche che possono ridurre i tempi per i dipendenti addetti alla comunicazione con la clientela.
Il programma è disponibile sia nella versione gratuita con qualche limitazione, che nella versione a pagamento. Purtroppo, sebbene sia una soluzione consigliabile, non è altrettanto avanzata come gli altri assistenti, soprattutto a causa di una versione non aggiornatissima dell’intelligenza artificiale. Per organizzare le e-mail in modo automatico per una PMI è però più che sufficiente.
Grammarly
La piattaforma Grammarly nasce prima di tutto come assistente di scrittura e grammatica, che può essere installato come estensione nel proprio browser web o come vero e proprio software per analizzare in tempo reale refusi ed errori di sintassi a schermo.
Con l’ausilio dell’intelligenza artificiale, Grammarly, aggiunge delle ottime funzionalità per quanto concerne l’assistenza e-mail, infatti, consente di aiutare gli utenti a scrivere messaggi di posta elettronica chiari, concisi e professionali, mostrando a schermo suggerimenti per lo stile, leggibilità e tono.
Le limitazioni non sono poche, ma il tool offe una scrittura delle e-mail standard adatta un po’ a tutti i contenuti digitali.
I professionisti che desiderano uno strumento ideale per il controllo grammaticale e ortografico avanzato delle loro e-mail troveranno in Grammarly la scelta migliore. Offre diverse funzioni automatiche per i suggerimenti di scrittura e consente anche a chi non ha particolari abilità in questo ambito, di poter inviare messaggi di posta elettronica impeccabili e gradevoli.
Si può scaricare il tool Grammarly nella versione gratuita oppure nel piano in abbonamento, a cui si aggiungono diverse funzioni per la gestione delle e-mail AI.
Bisogna sottolineare però che questo software non nasce per la gestione della posta elettronica, ma si implementa molto bene data la sua capacità di evidenziare errori grammaticali e refusi. Un piccolo dizionario in tempo reale con suggerimenti annessi per scrivere e-mail di qualità.
Microsoft Copilot Pro
Chi si affida a Copilot cerca prevalentemente uno strumento completo per Outlook con accesso al modello ChatGPT 4 di OpenAI. Nello specifico con la versione Copilot Pro di Microsoft si possono sfruttare al meglio tre caratteristiche: coaching via e-mail, strumento di riepilogo e strumento di composizione.
Il coaching via e-mail permette di integrare tutte le potenzialità dell’IA al fine di analizzare le e-mail e aiutare le aziende a migliorarle in base a un testo predefinito. Per quanto concerne lo strumento di riepilogo, esso ha lo scopo di riassumere i thread di posta elettronica e di velocizzare tutte quelle operazioni legate alla ricerca e alla comprensione. Infine, c’è lo strumento di composizione che ha l’obiettivo di aiutare a scrivere un testo grammaticalmente corretto e adatto al pubblico di riferimento.
Le aziende che desiderano combinare la potenza dei large language model (LLM) con i dati di Microsoft Graph, come calendario, chat, e-mail, documenti e tutto ciò che riguarda l’ecosistema Microsoft, troveranno in Copilot Pro una valida soluzione sia nella versione gratuita che a pagamento.
I punti di forza di questo software sono l’automazione delle e-mail e l’organizzazione intelligente di contatti e messaggi. Come per Grammarly, non è stato progettato prettamente per la gestione delle e-mail, ma si integra molto bene con le stesse.
Sanebox
Tra gli assistenti e-mail più leggeri per la produttività, che lavorano in background, c’è Sanebox. Dopo una veloce configurazione delle impostazioni, Sanebox consente di pulire in modo profondo la cartella di posta elettronica, eliminando spam, e-mail non importanti e creando delle categorie attraverso la casella di posta elettronica per migliorare l’interazione con le stesse. Le aziende che dispongono di tantissime e-mail possono resettare la propria archiviazione in pochi secondi, ottimizzando i tempi e risparmiando spazio utile per i clienti futuri.
L’organizzazione automatica dei messaggi di posta elettronica in cartelle specifiche rende questo software la scelta ideale per chi vuole avere sempre tutto sotto controllo. Il suo punto di forza è proprio la catalogazione dei contenuti in base alle cartelle di posta, rendendo di fatto l’interfaccia di posta in arrivo, inviata e altro molto più semplice e intuitiva.
Si può installare la versione gratuita o a pagamento, ma richiede un abbonamento per essere utilizzato con tutte le sue funzionalità.
Mailbutler
I professionisti e le aziende che hanno bisogno invece di gestire i propri contatti in rubrica, si affidano a Mailbutler, strumento capace di estrarre informazioni di contatto dalle firme digitali e-mail e di creare un elenco nella barra laterale che si può gestire con estrema facilità.
Quando si hanno diverse rubriche di contatti digitali non è mai facile gestire le informazioni, con Mailbutler vi è la possibilità di catalogare le informazioni in base all’utente e creare successivamente dei messaggi di posta elettronica adatti alle proprie esigenze, siano esse legate al marketing, all’informazione o all’assistenza.
A differenza di tutti gli altri software appena elencati, Mailbutler è la scelta migliore per chi cerca uno strumento capace di tracciare le e-mail, promemoria e pianificare la posta. Sia nella sua versione gratuita che a pagamento consente di accedere a diverse funzionalità interessanti, soprattutto riguardo la pianificazione e il tracciamento. Di contro ha un sistema legato prettamente alla gestione delle e-mail, ed è, quindi, limitato in altre opzioni.
Conclusioni
Si può affermare che gli assistenti email AI garantiscono una marcia in più ad aziende e professionisti che desiderano una maggiore produttività. Alcuni programmi sono più indicati alla composizione dei testi, altri si comportano meglio con l’analisi delle informazioni oppure con la cancellazione della posta elettronica.
La scelta tra un tool e l’altro dipende dalle proprie esigenze, ma nulla vieta alle aziende di implementare più soluzioni per ottenere il massimo del risultato.
