L’importanza di un software Enterprise Resource Planning (ERP) è ormai assiomatica: riuscire a gestire i flussi aziendali in modo intelligente, automatizzandoli e facendo ricorso a dati utili a più comparti aziendali è un vero e proprio must. Una rivoluzione nel modo di gestire il business che giustifica la delicatezza dell’implementazione di un ERP in azienda.
La letteratura è corposa ma è poco più di un canovaccio, perché ogni azienda ha peculiarità uniche e ogni procedura di implementazione è soggetta a variazioni tese a soddisfarne le esigenze.
Implementazione ERP on premise, in Cloud oppure ibrido
Scegliere in che modo usufruire di un software ERP è parte del risultato delle analisi da fare prima dell’implementazione ma, al contempo, l’analisi stessa può suggerire alcune necessità che spingono verso una specifica forma di implementazione.
La prima tipologia è quella on-premise. L’azienda installa il software su un’infrastruttura hardware proprietaria che può essere sia all’interno dell’impresa stessa sia collocata presso un Data center.
In questo caso l’azienda si fa carico anche della gestione e della manutenzione del software ERP, inclusi le logiche di sicurezza, di privacy e di compliance.
C’è poi l’ERP in Cloud, una modalità di distribuzione Software-as-a-Service secondo la quale l’azienda paga un abbonamento per usare l’ERP le cui installazione, gestione e manutenzione restano a carico del fornitore.
Anche la cyber security e la compliance in generale sono a cura del fornitore del software e questo significa che l’IT dell’azienda cliente sarà sgravato e potrà concentrarsi su altro.
Infine, la modalità ibrida, è una miscela tra le due precedenti. Un’azienda può usare il software ERP in Cloud pure avendo il database all’interno del proprio perimetro aziendale. Si può optare per una simile soluzione per elevare il livello di privacy o di compliance.
Processo di implementazione di un ERP
È una fase delicata fino dal momento in cui un’azienda inizia a ventilare l’ipotesi di adottare un software ERP.
Considerando che le soluzioni ERP si adattano sia alle grosse realtà aziendali sia alle piccole e medie imprese, è ovvio che gli step per la loro implementazione cambiano per durata e grado di complessità ma, in qualsiasi caso, è capitale seguire un metodo strutturato che deve rispondere a questi cinque punti.
La preparazione
L’adozione di un software ERP va attentamente pianificata coinvolgendo tutte le risorse necessarie a partire dal management fino agli operativi di ogni grado.
Vanno fissati i requisiti e gli obiettivi specifici stilando un piano che tiene conto di quattro elementi cardine, ossia:
- Le caratteristiche dell’azienda
- L’ampiezza del progetto ERP, ovvero quale comparto deve essere coperto dall’ERP e, nel caso in cui i reparti siano più d’uno, è opportuno comprendere da quale comparto iniziare e in che ordine seguiranno gli altri
- La creazione di un gruppo interno di lavoro formato da almeno un referente di progetto, gli addetti IT dedicati e i key-user che seguiranno lo sviluppo del progetto e testeranno la soluzione durante l’implementazione
- Le milestone e i tempi entro i quali raggiungere gli obiettivi prefissati.
La pianificazione è essenziale e deve essere accurata ma, a sua volta, deve permettere un certo grado di flessibilità. Un progetto ERP è imponente e non è atipico accumulare ritardi nell’implementazione.
La raccolta di informazioni dai fornitori
La fase due è quella durante la quale si sceglie il fornitore. Ne vanno consultati diversi, non deve essere svolta in fretta e neppure è utile interrompere la selezione quando si pensa di avere trovato quello giusto.
Ciò che deve essere richiesto è un preventivo dettagliato nel quale vengono esplicitate le fasi del progetto di implementazione e il suo costo totale. Non devono esserci voci poco chiare così come è opportuno che ogni ruolo venga definito (cosa è a carico dell’azienda e cosa è a carico dei fornitori).
Sondare il mercato è complicato perché è vasto: può essere utile fare una prima grossa scrematura concentrandosi su quei fornitori in grado di organizzare demo o offrire periodi d’uso di prova i quali, se non altro, aiutano l’azienda a prendere dimestichezza con le logiche di un ERP.
Una volta individuato il partner più adatto, la stesura del contratto deve essere altrettanto chiara e ogni costo deve essere esplicitato. Occorre escludere la presenza di costi nascosti, così come devono essere chiari e inequivocabilmente stabilite le responsabilità e i tempi di implementazione.
L’implementazione
La configurazione della soluzione ERP deve essere minuziosa e va seguita e testata dai key-user, gli utenti selezionati dall’azienda a cui spetta il compito di fornire riscontri utili ad apportare ulteriori modifiche o miglioramenti.
Parallelamente occorre svolgere dei test continuando a usare i software in dotazione all’azienda e, nel medesimo tempo, la soluzione ERP. Questo certifica che i dati siano congruenti nei due scenari e che l’implementazione del software ERP procede secondo le attese.
Rilascio della soluzione ERP
Conclusa la fase di implementazione e di test, occorre che il software ERP entri in produzione e questo comporta che gli utenti siano completamente formati. I key-user svolgono un ruolo fondamentale anche nel trasmettere le rispettive conoscenze ma, in questa fase, è ancora prezioso il supporto del fornitore che guiderà gli utenti, anche attraverso la parametrizzazione dell’interfaccia grafica, affinché si muovano con dimestichezza nell’usare l’ERP.
Manutenzione
Come detto, il coinvolgimento dell’azienda nelle attività di manutenzione del software ERP dipendono dalla metodologia scelta tra quella on-premise, il Cloud e quella ibrida.
In ogni caso l’azienda deve nominare un ERP Manager che, a seconda dei casi, o eseguirà la manutenzione del software (se installato on-premise) oppure fungerà da interfaccia con il fornitore per le necessità di gestione in Cloud.
È bene ribadire, in conclusione, che l’implementazione di un software ERP richiede tempo e risorse. Valutare le soluzioni ERP solo in base al loro prezzo rischia di essere controproducente.
