Power Automate, i vantaggi per le aziende: come creare flussi di lavoro

Power Automate è una soluzione intelligente basata sul cloud che utilizza trigger e azioni per creare reazioni a catena all’interno del normale flusso di lavoro. Di fatto, tale soluzione automatizza le attività ripetitive, manuali e dispendiose in termini di tempo, oltre ad offrire migliaia di modelli predefiniti e centinaia di connettori in modo da poter sia personalizzare l’automazione sia automatizzare completamente il lavoro.

In particolare, Power Automate consente agli utenti di automatizzare un’ampia gamma di attività e processi, come raccolta ed elaborazione dei dati, flussi di lavoro di approvazione dei documenti, notifiche e avvisi. La piattaforma si integra con oltre 400 diversi servizi e applicazioni, incluse applicazioni Microsoft come Excel, SharePoint e Dynamics 365, nonché applicazioni non Microsoft come Salesforce, Twitter e Dropbox, Facebook, Mailchimp, DocuSign, Slack, Skype e Google Drive e API dei clienti.

Cosa si può fare con Power Automate

L’utilizzo di Power Automate permette di:

• Creare flussi di lavoro senza alcuna codifica – Grazie adi un’interfaccia visiva che consente agli utenti di trascinare e rilasciare azioni e trigger per creare flussi di lavoro senza dover scrivere alcun codice.
• Connettersi a più applicazioni e servizi – Gli utenti possono integrare più applicazioni e servizi per creare flussi di lavoro complessi che automatizzano le attività su piattaforme diverse.
• Attivare automaticamente i flussi di lavoro – I flussi di lavoro possono essere attivati automaticamente in base a eventi o pianificazioni specifici, ad esempio quando un nuovo elemento viene aggiunto a un elenco di SharePoint o quando viene ricevuta un’e-mail.
• Monitorare e gestire i flussi di lavoro – Gli utenti possono monitorare lo stato dei flussi di lavoro e ricevere avvisi quando si verificano problemi, consentendo loro di risolvere rapidamente eventuali problemi.

Pertanto, nel complesso, Power Automate è un potente strumento che può aiutare le organizzazioni ad automatizzare le attività ripetitive, migliorare l’efficienza e aumentare la produttività. È doveroso evidenziare che Power Automate si rivolge a due diverse categorie di utenti e, precisamente:

• Integratori non professionisti di line-of-business nelle organizzazioni – Si tratta di utenti che collaborano con il dipartimento IT per trasferire la responsabilità delle soluzioni aziendali all’interno dell’organizzazione stessa.
• Decision maker dell’IT – Si tratta di utenti desiderano delegare ai partner della line-of-business la responsabilità di creare soluzioni personalizzate, permettendo così ai professionisti IT ed esperti di integrazione di concentrarsi su strumenti più avanzati.

I vantaggi dell’utilizzo di Power Automate

La Piattaforma Power Automate ”democratizza” l’automazione intelligente consentendo a tutti di creare flussi di lavoro sicuri e automatizzati senza soluzione di continuità in modo che possano scalare l’automazione e concentrarsi sul lavoro strategico che fa avanzare la propria attività. Ovvero, esso è progettato per portare a termine le cose. Di seguito, si evidenziano alcuni dei principali vantaggi scaturiti dall’impiego di Power Automate:

• Democratizzazione dell’automazione – Esso consente a ogni utente di creare flussi di lavoro automatizzati con facilità, indipendentemente dalle competenze tecniche.
• Miglioramento dell’efficienza: Esso aiuta le aziende a risparmiare tempo e ad aumentare l’efficienza automatizzando le attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo.
• Garanzia di scalabilità – Le aziende possono facilmente adattare le proprie iniziative di automazione per soddisfare le crescenti esigenze aziendali.
• Maggiore agilità – Le aziende, di fatto,automatizzando i processi, possono diventare più agili e rispondere rapidamente alle mutevoli condizioni del mercato.
• Potenziamento del lavoro strategico – I dipendenti, grazie alla capacità di automatizzare le attività di routine, possono concentrarsi sul lavoro strategico che guida la crescita e l’innovazione del business.
• Migliore sicurezza – Esso offre solide funzionalità di sicurezza, garantendo che i dati siano salvaguardati.

Come impostare il primo flusso di lavoro con Power Automate

La configurazione del primo flusso di lavoro con Power Automate è, di fatto, un processo semplice che può essere eseguito in pochi semplici passaggi. DI seguito alcuni suggerimenti su come creare un flusso di lavoro in Power Automate e, precisamente:

• Scegliere un trigger – Si tratta diselezionare un trigger per avviare il flusso di lavoro. Power Automate offre un’ampia gamma di trigger tra cui scegliere, incluso l’arrivo di un nuovo messaggio di posta elettronica, l’aggiunta di un nuovo elemento a un elenco di SharePoint e l’aggiunta di un nuovo file a OneDrive.
• Aggiungere azioni – Dopo aver scelto il trigger, si può iniziare ad aggiungere azioni al proprio flusso di lavoro, ovvero, i passaggi che il flusso di lavoro eseguirà in risposta al trigger. Ad esempio, se si sceglie l’attivazione “all’arrivo di una nuova email”, le azioni potrebbero includere la creazione di una nuova attività in Planner, l’invio di un’email di risposta o la creazione di un nuovo elemento in un elenco di SharePoint.
• Personalizzare il flusso di lavoro – Di fatto Power Automate consente di personalizzare il proprio flusso di lavoro con impostazioni avanzate, come condizioni, loop e variabili., consentendo di creare flussi di lavoro potenti in grado di gestire attività complesse.
• Testare e pubblicare il proprio flusso di lavoro – Dopo aver creato il flusso di lavoro, è il momento di testarlo, grazie alla funzionalità di test integrata che consente di eseguire il flusso di lavoro e verificare la presenza di errori e, se soddisfatti del proprio flusso di lavoro, pubblicarlo e iniziare a utilizzarlo per semplificare i processi aziendali.

In sintesi, l’impostazione di un flusso di lavoro con Power Automate è un processo semplice che può aiutare ad automatizzare le attività ripetitive e a migliorare la produttività. Grazie alla sua interfaccia intuitiva e un’ampia gamma di integrazioni, Power Automate si converte in uno strumento eccellente per chiunque desideri semplificare i propri processi aziendali e risparmiare tempo.

Best practice per l’utilizzo di Power Automate in modo efficace ed efficiente

Per utilizzare Power Automate in modo efficace ed efficiente per semplificare i processi aziendali e raggiungere i propri obiettivi, si consiglia di adottare alcune procedure e, precisamente:

• Iniziare con un piano chiaro – Innanzitutto, prima di iniziare a creare un flusso di lavoro, è necessario assicurarsi di avere una chiara comprensione del processo che si desidera automatizzare, mappando i passaggi e identificando eventuali ostacoli o sfide.
• Mantenere tutto semplice – Sebbene Power Automate sia in grado di gestire flussi di lavoro complessi, è importante iniziare con uno approccio semplice, in modo da apprendere come utilizzare lo strumento ed evitare complicazioni inutili.
• Usare i modelli – Power Automate offre una gamma di modelli predefiniti che possono essere personalizzati in base alle proprie esigenze ed è consigliabile utilizzare questi modelli come punto di partenza per risparmiare tempo e fatica.
• Testare il proprio flusso di lavoro – È necessario testare accuratamente il proprio flusso di lavoro prima di distribuirlo, in modo da identificare eventuali errori o problemi, evitando potenziali problemi.
• Monitorare e ottimizzare – Dopo aver attivato il flusso di lavoro si tratta di monitoralo regolarmente per assicurarsi che funzioni come previsto e, al contempo, ottimizzarlo per migliorarne l’efficienza e l’efficacia.

Inoltre, è doveroso evidenziare che gli amministratori possono creare criteri di prevenzione della perdita dei dati per assicurarsi che in Power Automate siano usati solo i servizi approvati, dato che, per quanto utile, il software presenta molte potenziali vulnerabilità di sicurezza, in quanto i flussi di automazione possono aggirare i criteri di sicurezza, compresa la prevenzione della perdita di dati (DLP).

Ancora, l’ampia disponibilità e la facilità d’uso di Power Automate lo rendono anche uno strumento parzialmente utile agli aggressori per orchestrare comportamenti malevoli di command-and-control e lateral movement.

Utilizzo di Power Automate in azienda

Le aziende che desiderano ottimizzare i costi operativi e ridurre gli sforzi manuali all’interno delle loro organizzazioni hanno riconosciuto che Power Automate può rivelarsi una soluzione ideale, dato che, consente di automatizzare una vasta gamma di attività, tra cui assegnazioni di compiti, processi di produzione, strategie di marketing, relazioni pubbliche e servizio clienti, offrendo un’opportunità unica per semplificare e velocizzare i processi aziendali.

Di seguito alcuni esempi di settori che utilizzano Power Automation e ne traggono vantaggi.

Power automate per il settore sanitario

• Raccolta e gestione automatizzata delle cartelle cliniche dei pazienti, semplificando l’accesso e la condivisione dei dati tra i professionisti sanitari.
• Fatturazione automatizzata e riscossione dei pagamenti, riducendo gli errori e migliorando l’efficienza nella gestione delle transazioni finanziarie.
• Automazione del monitoraggio dell’assistenza ai pazienti, consentendo di identificare tempestivamente eventuali anomalie o segnalazioni importanti.
• Onboarding automatizzato di nuovo personale sanitario e pianificazione del flusso di lavoro, automatizzando le attività di formazione, assegnazione dei compiti e pianificazione del flusso di lavoro.
• Reportistica automatizzata sulla conformità per gli operatori sanitari, semplificando il monitoraggio e la documentazione delle pratiche conformi.
• Automazione della gestione dei fornitori per forniture tempestive, garantendo la tempestiva fornitura di forniture e attrezzature necessarie.
• Linea di assistenza automatizzata e processi di supporto ai pazienti tramite chatbot basati sull’intelligenza artificiale, fornendo risposte immediate e supporto alle domande comuni dei pazienti.

Industria manifatturiera/produzione

• Automazione dei processi produttivi e gestione degli ordini per migliorare l’efficienza e ridurre gli errori.
• Automazione delle macchine operatrici per ottimizzare la produzione e minimizzare il tempo di inattività.
• Automazione dei dati aziendali e dell’elaborazione dei documenti per semplificare le attività amministrative.
• Automazione delle fatture per accelerare il processo di fatturazione e migliorare la precisione.
• Flussi di lavoro nell’automazione delle soluzioni ERP per integrare i processi aziendali e migliorare la visibilità.
• Generazione automatizzata di report per ottenere informazioni in tempo reale sulle prestazioni del processo di produzione.
• Pulizia automatizzata e manutenzione del programma delle apparecchiature per garantire un funzionamento efficiente e sicuro delle macchine.

Vendita al dettaglio

• Automazione delle vendite, dell’inventario e della spedizione per migliorare la gestione delle operazioni.
• Gestione automatizzata del processo di reso per semplificare le operazioni di reso dei prodotti.
• Processi HR automatizzati, come onboarding e offboarding del personale, buste paga e reporting per semplificare la gestione del personale.
• Automazione dell’analisi delle vendite, promozione di nuovi prodotti e gestione della fidelizzazione dei clienti per migliorare le strategie di marketing.
• Automazione dell’elaborazione dei dati in tempo reale nei sistemi POS e di controllo dell’inventario per ottenere informazioni accurate e tempestive.

Settore finanziario

• Automazione dell’acquisizione e dell’elaborazione delle richieste di prestito per semplificare e accelerare il processo di valutazione delle richieste di finanziamento.
• Accelerazione del processo di convalida del cliente attraverso l’automazione di controlli e verifiche di routine, consentendo una rapida identificazione e approvazione dei clienti.
• Gestione automatizzata dei dati dei clienti e dei dipendenti per garantire l’aggiornamento e l’integrità dei dati in tutto il sistema.
• Automazione dell’applicazione delle conformità aziendali per garantire che tutte le attività finanziarie siano conformi alle normative e alle politiche aziendali.
• Automazione dell’applicazione delle formule contabili per semplificare e accelerare il processo di registrazione contabile.
• Automazione dei processi di contabilità fornitori per semplificare la gestione dei pagamenti e delle fatture dei fornitori.

Industria Oil & Gas

• Programma di manutenzione automatizzato delle attrezzature e degli impianti nel settore petrolifero e del gas, consentendo di pianificare e gestire le attività di manutenzione in modo efficiente.
• Test e calcoli automatizzati in tempo reale per monitorare e controllare le operazioni nel settore petrolifero e del gas, migliorando la precisione e la tempestività delle informazioni.
• Analisi automatizzata dei dati per l’esplorazione e la produzione di petrolio e gas, consentendo di ottenere informazioni cruciali per prendere decisioni informate.
• Automazione della generazione di report in tempo reale sulle attività di produzione, consentendo di monitorare e valutare le prestazioni e l’efficienza delle operazioni.
• Automazione dei controlli e delle procedure di sicurezza, garantendo il rispetto delle normative e la sicurezza degli operatori e dell’ambiente.
• Gestione automatizzata della catena di fornitura, consentendo di monitorare e gestire in modo efficiente i fornitori, gli ordini e le consegne.

Conclusioni

Power Automation si sta rivelando una soluzione innovativa in grado di rivoluzionare il modo in cui le aziende gestiscono i loro processi. Di fatto questa soluzione – grazie alla sua interfaccia intuitiva e alla capacità di connettersi a una vasta gamma di applicazioni e servizi, offrendo numerosi vantaggi alle organizzazioni, quali: riduzione dei tempi di esecuzione delle attività e d eliminazione di passaggi manuali, riducendo così il rischio di errori umani. Ciò permette ai dipendenti di concentrarsi su compiti di maggiore valore, migliorando la produttività generale e la competitività dell’organizzazione.